如何提高学校档案管理质量

曲春霞

学校档案管理是学校管理的重要组成部分，其质量的高低也从侧面反映了学校的管理水平，那么，如何做好学校的档案管理工作呢？我们该从哪些角度入手呢？本文就从以下几个方面对如何提高学校档案管理质量进行概述，为学生管理水平的提高打下坚实的基础。

一、档案管理中人员的培养

档案管理人员是档案管理室的直接负责人，除了要有一定的服务意识之外，还要具有一定的原则性和保密意识。对于档案管理人员来说，并不是简单的档案保管员，还要有意识地去规划档案，去对相关档案进行分类等，这就要求档案管理人员要有一定的服务意识，不要认为档案一般没人使用而怠慢这项工作。而所谓的原则性和保密意识是指档案的外借或者是泄露，这是最基本的职责。所以，我们要做好档案管理人员的培训工作，要为档案管理质量的提高做好保障工作。

二、档案管理的方法设计

对于学校的档案来说比较多也比较繁琐，如果没有一定的管理方法势必会出现错误。比如：同名同姓的学生拿错档案或者是档案丢失或者遗漏等等，这些都是发生过的。所以，我們要设计一套档案管理的方法。比如：我们可以借助编号分区管理，比如：每个年级、每个班级都有自己的区域，并有自己的区号，然后每个学生的档案也有编号，编号的组成是用自己年级、班级的区号和自己的编号组成，这样即便出现同名同姓的学生也会因为区域的不同和编号的不同而进行区分。而且为了避免出现因为外界因素的影响而对这些纸质档案产生的影响，我们还要与电脑同步，同样是借助编号管理来提高质量。这样既能做好保证工作，也有助于档案的外调，对提高工作效率也起着非常重要的作用。

三、档案借阅制度的完善

一般学校的档案是不外借的，但是，一些教师为了做好管理和转化工作，需要借助相关的档案来提供一些资料，所以，为了确保档案的保密性，借阅者要有相关的手续;不得将档案资料拿出档案室;如果档案需要外调限期内必须归还等等，以确保档案的安全性。

除了上述几点之外，还需要有一些基本的管理制度，比如：档案室里不得吸烟、要保持档案室的干燥性等等，同时，还要制定档案销毁制度和学校教职工档案管理制度等等。总之，作为档案管理人员，我们要不断完善档案管理制度，确保档案管理工作能够更好地为学校管理水平的提高做好服务。

参考文献：

侯咏红.谈学校档案管理工作的重要性[J].锡林郭勒职业学院学报，2008（1）.

编辑 温雪莲