浅谈退耕还林工程档案管理

张文娥　卜涛　邸俊鹏

摘 要：退耕还林工程档案是全面准确记载退耕还林活动、真实反映退耕还林行为的有效手段，记录了工程实施前后的动态变化，是工程建设情况在文字图表上的真实反映，是进行工程检查验收和政策兑现的重要依据。

关键词：退耕还林工程；档案管理；建议；对策

退耕还林工程是党中央、国务院着眼于经济与社会可持续发展做出的全局性重大决策。该工程是一项庞大的系统工程，涉及面广、政策性强且兑现时限长、群众参与程度高。城固县自1999年开展退耕还林工程以来，截至2013年冬季，共实施退耕还林工程造林25.83万亩，其中退耕地还林8.5万亩，配套荒山造林14.23万亩，封山育林3.1万亩，工程涉及全县18个镇，193个行政村，农户12486户。这项工程操作繁杂，在日常管理中产生了大量的档案资料，做好、管好、用好档案资料，使它为工程管理有效服务，成为进一步提高退耕还林工程建设质量，保证工程顺利有序实施的基本保证。

1 退耕还林档案管理的意义

1.1退耕还林工程档案为不断完善退耕还林工程管理提供科学参考

退耕还林档案真实地反映了退耕还林工程实施的全过程以及实施过程中出现的新情况、新问题，实施过程中形成的档案可为政府政策决策部门不断补充、调整、完善相关法律法规提供更加科学、更加详实的基础资料，使政策执行更具可行性和操作性。

1.2退耕还林工程档案为政策兑现提供直接依据

退耕还林工程是一项惠民工程，退耕还林检查验收是为农户开展政策兑现的唯一依据，同时是巩固退耕还林成果的一项重要措施。退耕还林检查验收形成的档案资料成为工程质量的直接反映，完整、真实的档案资料也成为反映工程连续性、长期性、阶段性的最重要依赖载体。退耕还林工程档案资料的健全，使工程各个程序环环相扣、紧密衔接，有利于促进工程有序、良性开展。

1.3退耕还林工程档案能够真实反映农村廉政建设成效

退耕还林工程实施过程中的造林设计、检查验收、政策兑现、钱粮发放等程序都要求镇、村、组进行公示，种苗供应环节要求资金实行专户储存、专帐管理、单独核算、专款专用，我县工程用苗全部实行政府统一招标、采购，做好档案管理，把农村廉政建设贯彻到工程实施的全过程，有利于使这项惠民工程在实施过程中做到公平、公开、透明，使退耕还林工程真正政策明晰、民心欢畅。

2 退耕还林工程档案管理的内容

退耕还林工程档案是指在退耕还林活动中直接形成的、具有保存利用价值的各种形式和载体（包括图、表、卡、册、声、像、计算机存储介质等）的原始记录。有文书档案、技术档案、财会档案、资料档案、音像档案和实物档案等。

2.1文书档案 主要指国家有关退耕还林工程方针、政策、法规、各级下达任务计划的文件、各级党政领导讲话、工作总结、业务培训、案件查处等材料。

2.2技术档案 主要指工程规划设计、种苗供应、施工作业、检查验收、政策兑现、工程管理。

2.3财会档案 主要指退耕还林工程开展过程中形成的会计凭证和账簿。

2.4资料档案 主要指退耕还林工程政策法规、专业资料以及与工程相关的有关资料。

2.5音像资料 主要指工程实施过程中形成的录音、录像、照片以及磁带、光碟等。

2.6实物档案 主要指工程实施过程中产生的锦旗、奖牌和印章等。

3 退耕还林工程档案管理存在问题

3.1对档案管理工作重视程度不够高

随着退耕还林工程的不断深入开展，退耕还林档案越来越被重视，但仍有单位不注重日常原始档案的收集与整理归档，认为档案管理就是文书资料的收集和堆积，造成用时忙乱。在单位档案的借阅制度执行中有松动现象，致使档案不能保证真实、完整。

3.2缺乏专业档案管理人员

由于专业管理人员严重匮乏，非专业、兼职居多，加之各单位之间人才流动，使退耕还林工程档案日常维护成为难题，单位人员变动，工作移交不规范容易造成档案混乱甚至丢失，这都给整个档案管理工作带来不便甚至不可弥补的损失。

3.3缺乏乡镇退耕还林工程档案工作的建立

就我县而言，全县53.6万人口，原有24个乡镇，随着2002年、2006年两次合并乡镇后，现有18个建制镇，全部涉及有退耕还林工程实施。在1999年开始实施退耕还林工程以来，全县各镇均已产生大量的退耕还林工程档案资料，但目前建有独立退耕还林工程档案的镇仅有三个，大部分镇没有自己的退耕还林工程档案资料，一旦需要查阅档案只有到县退耕办，使县退耕办档案管理工作任务量大且十分繁琐。

4 退耕还林工程档案管理工作的建议及对策

4.1强化档案管理人员的业务培训、教育，提高管理人员素质

档案管理不是文书材料的简单堆积工作，它更是一项系统的、专业的工作，尤其是退耕还林工程档案中检查验收资料的保存更关系到千万户林农政策兑现的落实、林地、林木确权发证档案也是处理林权纠纷的有力依据。日常档案管理工作中应该不断加强人员培训教育，增强管理人员的工作责任感，养成良好的职业道德，严谨务实的工作态度，牢固树立“无档则乱”的档案管理思想，同时还应学会必要的档案管理业务技能，熟练掌握档案工作的方法和规律，并且在熟悉档案管理的基础上进一步加强计算机运用能力的提高，逐步实现档案管理由传统的手工操作向现代化管理的转变。

4.2加强档案管理硬件建设，加快档案管理标准化、规范化建设

退耕还林工程建设周期长，政策兑现时限长，群众参与广泛，工程建设必定会产生大量的档案资料，并且随着工程实施，每年仍然会有相当数量的资料增加，建立专门的退耕还林工程档案室，并配备“十防”设施十分必要。对退耕还林工程建设档案妥善保管，科学管理将成为衡量、评估退耕还林工程实施成果的有力依据。在档案管理中要从一开始的文书资料收集审核抓起，将工程规划、任务下达、设计批复、设计变更、种苗供应、检查验收、政策兑现等分类归档、装订。争取使初始文书标准化、规范化，并制定档案的立卷、归档、整理、保管、利用、销毁等程序。编制必要的全引目录和案卷目录，为档案查阅提供必要的检索工具。

4.3及时将巩固退耕还林成果项目资料纳入退耕还林工程档案管理

自国务院2007年下发25号文件，决定完善退耕还林政策，开展巩固退耕还林成果项目以来，我县已相继开展了生态移民、口粮田建设、能源建设、补植补造、后续产业发展和退耕农民就业创业技能培训等项目。其中补植补造、后续产业发展和退耕农民就业技能培训项目由林业部门负责开展，近年来已完成补植补造4.85万亩，核桃栽植3.77万亩，连片木本中药材种植0.4万亩，林下种植天麻31万窝，开展农民技能培训65次，培训农民2万余人次。这些工作开展形成的资料也应纳入退耕还林工程档案管理中，使退耕还林工程档案不断充实，更加完善，更能真实反映该工程实施全过程的各个细节。

4.4完善档案管理的相关制度，加强档案的日常管理

建立《退耕还林工程档案管理制度》，明确档案管理人员的工作职责。特别要规范档案的借阅制度，单位内部借阅档案的，须填写《档案借阅登记表》，阅毕及时归还，归还时，档案管理人员必须当面清点档案册数页数，之后再入库。非单位人员借阅档案的，须持有关单位介绍信，经本单位主管同意后方可借阅，并限定借阅、归还时限。尽早完善乡镇林业站退耕还林档案，保持档案管理人员的相对稳定。对确需人员变动的，要做好档案移交、承接。

5 结束语

退耕还林工程是一项庞大的系统性工程，退耕还林工程档案正是见证这一工程实施过程的真实反映，也是工程建设水平高低的重要标志，建立系统、完整的退耕还林工程档案，使档案方便利用，能够为工程建设服务是档案管理工作的宗旨和目标。endprint