浅谈如何搞好档案工作

鲁忠丽

胡锦涛总书记指出：“档案事业是党和国家事业发展一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”做好档案工作，我们能够更好地了解过去的历史，也能帮助人们做好现在的事情，更对社会主义现代化建设事业起到了非常重要的影响。因此，我们要不断地探索和研究档案工作，面对当今社会经济发展的新形势，该怎样推进档案事业的科学发展呢？

一、加强档案工作法制化建设，开展规范化管理

没有规矩，不成方圆。只有建立健全完备的档案工作制度，进行规范化的管理，才能规范人们的行为，取得较好的效果。因此，在档案部门的工作中，要做到三点：

1.加强档案工作法制化建设。要加强对档案相关法律法规的宣传和教育，如《档案法》《档案条例》，并且针对新形势下的档案工作的新变化制定新规则，让档案管理工作有法可依，为档案工作的健康发展提供强有力的法律保障。

2.对档案工作开展规范化管理。对档案工作的规范化管理是档案部门工作的重点，要对档案工作的每一个细节做出具体的规定，权责明确、责任到人，保证档案工作不会出现重复、漏洞等瑕疵，减少档案工作的随意性，最大限度地提高档案工作效率，保证档案工作顺利开展。

3.随时做好监督检查，落实档案管理的各项措施。有效的测评监督是促进档案工作深化发展的重要途径，因此，要有组织、有目的地做好监督检查工作，定期对各项工作进行严格检查，总结优点、改进不足，规范工作体制，促使档案建设的规范化水平不断提升。

二、强化档案管理意识，建设一支高素质的档案工作队伍

档案工作离不开人的参与，而工作人员的素质对档案工作也会产生重要的影响。因此，必须要强化档案管理意识，重视档案工作队伍建设，只有这样，才能促进档案工作的顺利开展。

1.利用宣传手段强化档案工作人员的管理意识。在很多单位，档案部门成为安置家属的好去处，导致很多档案工作人员业务能力不高，管理意识薄弱，造成了档案工作时有疏漏。因此，要利用各种手段、各种方式，大力宣传档案工作的重要性，学习档案管理的法律、法规，让工作人员在头脑中形成高度的档案管理意识，进而才能提高档案管理的责任心，才能以对人民负责的态度积极主动地做好档案管理工作。

2.通过多种途径提升人员素质，建设一支高素质的档案工作队伍。档案工作人员是档案管理的经办人员，对于档案管理有着不可推卸的重要责任。因此，提升档案工作人员的综合素质，重视档案队伍建设势在必行。

首先，加大培训力度，提升工作人员的业务素质。档案部门要加大对员工的培训力度，或是请来专家讲解专业知识，或是把员工送出去学习，提升工作人员的业务素质，以便满足新形势下档案工作的需要。

其次，培养档案工作人员的政治素质和文化素质。加大思想政治宣传教育，使工作人员具备一定的政治素养，有较强的责任感和职业道德修养，还要具备较高水平的文化素质。只有综合素质高的管理人员，才能做好档案管理工作，也只有这样高水平的队伍，才能促进档案管理工作有序、健康地发展。

三、推进档案信息化建设

信息化的浪潮席卷全球，给众多行业带来了翻天覆地的变化，档案管理工作也不例外。随着信息技术越来越广泛地应用，档案信息化建设也在如火如荼地进行。虽然档案信息化建设千头万绪，但是总体而言，主要包括以下两点：

1.资金支持，加强基础设施建设。硬件设备和技术条件是档案信息化建设的必要前提，因此，在硬件上，要购置相关的计算机设备满足工作需要，引进相应的软件技术和网络技术，构建高水平的档案管理平台；在软件上，做好档案管理的系统管理、网络维护工作，保证网络信息的安全，提高档案管理的信息化程度。

2.做好档案的收集、转化工作，建立档案管理数据库。要及时收集档案相关信息，及时归档，做好档案收集工作。同时，对于一些纸质档案，要根据情况进行数字化处理，将其转化为电子档案，以方便以后的存储和查阅。同时，建立一个档案管理的数据库，在这个数据库中，做好图像数据、视频数据、文字材料的采集、管理，及时更新，及时整理，将信息化建设的优势淋漓尽致地展现出来。

四、重视档案安全管理工作

档案安全是档案管理的重中之重。档案安全是档案管理的基础性工作，具有非常重要的意义。影响档案安全的因素有很多，如自然灾害、硬件设施不足、管理体制漏洞、管理人员疏忽、网络隐患等等。因此，档案管理人员必须要抓好档案管理工作：

1.要强化档案安全意识，重视档案安全管理。不论在什么场合，面对什么人，都要注意保密性，不该泄漏的一字不漏，以认真负责的态度确保档案的安全。

2.改善档案保管条件。加强硬件建设，配置相关的设施，如空调、抽湿机等，加强人员的巡逻检查，尽力满足档案管理的各种要求，达到防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防有害气体等标准。

3.提高档案信息网络防御能力。网络信息环境越来越复杂，安全隐患增多，对于档案信息的网络风险防范，必须要到位，如引进先进的网络技术，安装具有实时监控功能的防毒软件、建立备份与恢复系统等。当然，我们不能因噎废食，不能因为网络隐患就不进行档案信息化建设，一方面要进行档案信息化建设，一方面要加强档案网络信息管理，确保档案安全。

（责编 金 东）