涉外文秘专业现状及改进措施

2014-10-08薛睿

赤峰学院学报·哲学社会科学版 2014年8期

薛睿

摘要：涉外文秘是一种国际化的职业。随着全球经济一体化趋势的加强，对于涉外文秘专业而言，无论是人才培养目标还是人才综合素质全面提升等方面都面临着许多亟待解决的问题。从涉外文秘的基本属性来看，其全球性行业属性使得国际化程度成为其最主要的衡量标准之一。本文从职业特点、涉外文秘专业的设置、师资队伍建设等方面进行了探讨。

关键词：涉外文秘；职业特点；师资队伍

中图分类号：G642.0 文献标识码：A 文章编号：1673-2596（2014）08-0261-02

作为综合性工作的一种，文秘工作在企业对外交往以及内部资料整理、文本书写等方面都发挥着重要作用，这是由文秘行业本身协调性与专业性特点以及服务、管理与督办职能决定的。不同于一般的秘书工作，涉外文秘还会涉及相关的外语文件处理、对外联系等事务，这类工作岗位多在政府涉外机构或是外企中。

一、涉外文秘需要具备的基本素质

1.职业道德修养

作为中枢机构中的秘书，其服务对象一般都是企业（或政府涉外机构）领导及各级干部，这就需要文秘人员有着极强的自控能力，能够在工作当中明辨是非，发挥沟通、协调作用，承担秘书岗位的工作职责。岗位的性质决定文秘必须有较高的道德修养、良好的思想品质以及扎实、灵活工作作风，这是由涉外文秘岗位的性质决定的。在涉外文秘基本素质当中，对于仪容仪表也有一定的要求，姣好容貌、端庄的仪态会使工作进展得更为顺利。

2.专业理论知识

对于涉外秘书而言，必须具有扎实的文秘专业理论知识，同时还要把专业知识和社会知识的融会贯通并转化为能力，这样才能更好地完成文秘工作。从知识架构角度来看，人文知识、社科知识、专业理论知识及外语知识是涉外文秘的主要知识构成，而在此基础上形成的沟通能力、协调能力、外语交际能力以及商务技能是完成涉外文秘工作的根本保障。高校涉外秘书专业开设的专业课程有秘书学、逻辑学、档案学、心理学以及办公自动化、外语、企业管理、市场营销等，这些课程有助于学生获得涉外秘书的基本技能。

3.组织、沟通与关系协调能力

沟通能力是涉外文秘工作首先要具备的基本素质，一个人是否能够胜任文秘工作，往往从其人际沟通能力方面就能够做出判断。对外沟通、组织、协调能力对涉外文秘从业人员来说十分重要，掌握正确礼仪程序能够帮助文秘人员更好地待人接物，丰富自身的交际与沟通手段，乐观向上的人生态度是涉外文秘人员保持与外界之间良好互动关系的必备素质，因此文秘人员应当在与客户交流或是日常工作中表现出一定的亲和力，摆正个人情感与工作之间的关系，事事以组织、协调、沟通各种关系为重。最后，执行能力也是涉外文秘必须具备的重要素质之一，这一岗位在执行力方面要求从业人员从文字、语言、表达到行动等方面都要具有执行能力，这也是涉外文秘工作的一大特点，也是涉外文秘从业人员最为基本的岗位素质与专业能力。

二、涉外文秘专业的发展现状

涉外文秘专业的设置应更要强调对人才职业能力的培养，强调人才的实用性，强调满足市场经济的需求。涉外文秘专业的培养目标与专业的学科构成有密切的关系。涉外文秘专业一般都安排在人文类学院，比如外国语或中文类学院，这是由涉外文秘专业的特点决定的，在没有设立独立的涉外文秘专业的情况下，这样安排也是合理的。目前大多数高等院校将涉外文秘专业设在外语学院（系），这主要与涉外文秘专业的“涉外”有关，因为涉外文秘专业对外语有很高的要求，安排在外语类学院（系）有利于整合资源，提高师资资源的利用率，提高外语教学质量，提高学生的对外交往能力。但是，涉外文秘专业厚外语而轻中文的倾向影响了学生的均衡发展。我们知道，在涉外文秘专业中，英语是不可或缺的，否则就不能有效“涉外”，但是，涉外文秘从业人员还要承担大量的企事业单位的文秘工作，中文水平的高低一样影响着他们的工作质量。比如，写作课涉及商业合同的拟定，而拟定商业合同恰恰是涉外文秘的一项核心工作；企业管理课涉及到企业运作程序，而不懂企业运作程序，文秘工作者又怎么能顺利完成本职工作？可见，学科设置不合理，就会影响学生知识体系的均衡发展，进而影响学生整体能力的提高。涉外文秘专业是一个专业面比较广、实践性比较强的专业，比如，在一些商务活动中，涉外文秘有时要代表单位接待中外贵宾，这是课本中很难涉及到的，这些经验只有在实践才能获得；再比如，在商事谈判中，有时需要临时修改合同或备忘录，这涉及到商事程序或商事法律，考验的是涉外文秘应急处置能力、实践能力，还有广泛的知识面。

从涉外文秘专业发展现状来看，当前存在的问题突出表现在以下三大方面：其一，教育水平有待提高。目前涉外文秘专业仍然沿用着传统的教学模式，计算机辅助教学或者应用水平不高、或者脱离教学实际，影响了学生素质的快速提高。其二，实践教学或者欠缺、或者比例偏低，模拟商事活动的课程或者偏少、或者是走过场，这些都影响了学生实践能力的发展。其三，涉外文秘专业的课程设置显得凌乱无序，事关学生未来的学科所占权重并不高，而一些无关紧要的课程却占去了很多课时。这些问题不解决，势必影响涉外文秘专业的健康发展。

三、涉外文秘专业要加大改革力度

随着我国工业化进程的加快，涉外文秘越来越不可或缺。为了满足我国现代化建设的需要，高等院校必须对涉外文秘专业进行改革。

第一，紧紧围绕市场需求进行改革。涉外文秘作为外贸工作的岗位，具有商务辅助性的行政工作性质，其中与外商的交流是涉外文秘的工作的中心环节。因此，高校在培养目标、课程设置等方面要紧紧围绕市场对人才的需求进行改革，以便使学生更符合涉外企事业的需要，并能为经济的发展做出贡献。

第二，改革涉外文秘专业的人才培养模式。涉外文秘是一个实践性很强的职业。因此高校除了加强理论知识教学外，还要强化教学的实践环节，除了安排学生到用人单位实习外，还要开展模拟教学活动，这不仅有利于巩固学生的理论知识，还能提高他们的实践能力，使学生获得全面发展。endprint

第三，打造一支过硬的师资队伍。良好的师资队伍是涉外文秘专业健康发展的保障。高校一定要舍得在师资培养上下工夫，要通过在岗培训、外出进修、自学等途径，不断提高教师专业素质。鼓励教师参加有关的学术交流活动，不断开阔教师的视野。同时要下大力气引进高端人才，不断提高师资水平。师资水平上去了，教学质量也就有了提高的可能。

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