基于高校收费流程再造视角的高校收费管理系统自动化、一体化

福州大学计财处 福建福州350108）

一、引言

随着高校数字化校园建设的兴起，越来越多的信息手段被运用到高校财务工作中，高校财务信息尤其是收费信息如何有效融入高校数字化校园建设平台体系，如何利用数字化校园信息平台，实现收费管理自动化、一体化，解放大量、繁重复杂的原始和传统的手工操作，提高工作效率，提高高校收费管理水平，已成为高校财务信息建设亟待解决的重要问题。

本文在充分研究高校收费系统及业务操作流程的基础上，以信息化建设需求为出发点，梳理现有收费业务流程，研究信息化背景下高校对学费管理系统的新需求，提出新的拓展思路，以求达到收费系统的整合和统一，推进高校收费自动化、一体化的建设。

二、高校收费管理自动化、一体化建设的意义

伴随着高校后勤社会化改革的深化及招生规模的逐年扩大、收费项目的增加、收费范围的扩大，高校收费业务日益繁杂。传统的收费模式下，收费方式人工依赖程度高，如针对新生而言，收费人员需要设置各类代码 （包括班级代码、专业代码、收费区间、收费项目、学生基础信息等），再根据不同性质的学生分别设置应收数；在收费模式上主要采用现金缴费、POS机缴费、银行代收等几种人工操作方式。这些方式都具有一个共同的特点就是需要耗费大量的人手进行手动操作，缴费效率低，工作量大，无法实现无人值守的自动化收费模式。而且由于数据信息是依靠人工进行交换以及导入，容易导致缴费数据的时效性甚至准确性出现问题。因而实现收费管理自动化、一体化，把大量的劳动力从繁重复杂的原始和传统的手工操作中解放出来，提高工作效率，对提高高校收费管理水平意义重大。

三、目前高校收费现状及存在的问题

目前多数高校都使用了天津神州浩天软件技术有限公司开发的“天财高校学生收费管理系统”、上海科发有限公司开发的“学生收费管理系统”，甚至有些高校自行开发收费系统，基本实现学生信息的基本管理、收费欠费统计、查询等基本功能，但是仍然存在诸多问题。

（一）信息孤岛现象无法消除

目前我国大部分高校各职能部门的系统相对独立，现有的应用系统是面向部门、局部进行开发的，没有共享的应用架构和共享的技术架构，通过一个个相对独立的系统完成相应的工作，系统管理分散、重复，信息无法共享，彼此形成独立的信息孤岛。

信息孤岛现象不仅存在于部门与部门之间，在财务部门内部不同子系统之间也存在彼此孤立的现象，如收费系统与账务系统之间数据无法共享等。随着近几年高教事业的不断发展，财务管理工作越来越复杂化、多样化，收费管理系统作为单一、孤立的系统，已不能适应信息化建设的需求。财务信息化建设要求各子系统要实现真正的统一化、集成化、智能化，使各子系统协调工作、共享资源、交互使用，达到系统整合的要求。

（二）高校内部各部门数据共享问题

高校收费在传统的单机和内部局域网环境下，财务收费各类数据与各个部门的信息编码不同，各部门系统之间数据无法交互，达到数据共享的目的，同类信息重复设置，缺乏财务数据传输的实时性、一致性、系统性。

（三）学生缴费意识薄弱

在传统的收费模式下，由于学校收费数据相对独立，不能与相关教务、研究生等职能部门相互形成联动、制约关系，学生缴费依靠个人自觉将学费存入规定的银行卡，由财务部门统一扣款形式，缴费相对比较被动。财务部门无法对欠费学生进行制约，学生缴费意识相对比较薄弱。

四、高校收费业务流程一体化建设的思考

高校传统的收费流程首先由各高校财务部门根据各部门人工提供的学生信息设置应收数，通过银行扣款、现金、刷卡等方式收费后，再由手工将数据导入到查询系统。

传统的收费业务流程复杂，对此，本文在充分考虑各方面的因素，在高校收费管理平台的基础上，从重构收费业务流程着手，提出高校收费一体化建设思路，实现数据与信息的无缝对接，保证收费管理工作的正常运行。

笔者认为高校收费一体化系统应在数字化校园共享数据库基础上运作，按照业务流程重新构建收费业务流程。首先由教务部门、研究生部门提供学生基本信息，而高校财务部门仅仅设置不同类型学生的收费标准，由系统自动生成应收数，由财务部门收费后，将收费结果自动反馈到数字化校园共享平台，各业务部门再到数字化校园的共享平台提取相关收费信息，控制学生注册或选课等行为。流程如下图：

如上图所示，重构后的高校收费流程有效优化传统收费流程，实现了收费自动化、一体化的建设目标。高校收费一体化建设首先从技术手段解决各业务部门数据共享问题，由源头控制学生基本信息，通过由数字化校园搭建的共享数据库平台，对各业务部门之间数据进行交换，消除各业务部门信息孤岛的现象，实现收费数据共享的目的；其次在数据共享的基础上，实现应收款自动生成的功能，打破传统由人工设置应收款的局限性，采用学生信息自动传入并自动生成应收数的方式，有效提高财务工作效率；最后创新了收费模式，财务部门将收费信息自动传递到共享平台后，与教务、研究生、宿舍管理中心等业务部门联动，根据学生缴费信息自动控制学生注册或选课，学生缴费由被动交费转为主动缴费，有效提高高校收费率，保证高校收入的实现。

五、建设高校收费管理自动化、一体化的措施

（一）统一代码规则，实现各部门间数据共享

学生收费管理工作中，涉及到高校内部多个职能部门，如财务处、教务处、学生处、研究生院、各院系等。由于涉及部门多、时间跨度大等特点，造成收费管理协调难等问题。在传统收费操作中，高校财务首先需设置有关学生信息的系列代码，将教务、研究生院的相关招生信息手工导入到收费管理系统，过程繁杂，容易出错。若在部门之间实现相对统一代码后，收费一体化系统才可能实现自动接收来自教务系统、研究生系统、学工系统或宿舍系统等相关部门的学生信息。

（二）高校财务部门建立数据传输的关键点，便于收费数据的实时监控和对比分析

高校收费管理自动化、一体化建设应在数字化校园共享平台的基础上，设置收费数据传输关键点。首先，在自动生成应收款时应设置关键节点，以便于核对所生成应收款的准确性。各业务部门将统一代码后的学生基本信息（包括由教务、研究生部门提供学生学号、姓名、学生状态等基本信息，由宿舍管理中心设置学生住宿信息等），学生基本信息共享在该平台上。财务部门由共享平台传输学生信息数据生成相应的应收款，并在该节点设置数据传输关键点。其次，在批量扣款、现金收款、网上银行缴款等收款时，应设置关键点，便于财务入账，保证高校收入的实现。高校收费管理自动化、一体化建设应在收费时，在日常收费管理工作中，对于每一笔数据的添加、变更、结算退费等记录，必须按照会计标准自动生成记账凭证，通过内部控制审核，保证每一笔收费业务都有据可查。最后，在学工处发放学生奖贷勤工补助金时应设置关键点，便于欠费学生抵扣学费。高校收费管理自动化、一体化系统应做到学工部门在发放学生奖贷金时，自动从共享平台获取学生欠费数据，抵扣学费后，剩余部分进行发放，并自动生成相关凭证，达到保证学校收入实现的目的。

（三）强化网络安全意识，采取有效防范措施

高校财务人员普遍存在对网络安全不够重视、安全措施落实不到位的现状。由于收费数据库需要实时与数字化校园共享平台数据库进行数据交换，收费系统运行的网络无法做到真正物理隔离，网络安全及数据安全存在隐患。因此，财务人员尤其是管理员应强化网络安全意识，采取有效的手段进行防范，收费数据除了系统自动备份外，还要定期进行双机备份、异地备份；加强财务数据信息安全性，尤其应避免泄露密码，真正提高网络安全意识和防范能力，系统管理员定期检查上机操作日志，定期对系统软件进行安全性检查。

综上所述，财务部门要把学生收费管理工作从传统、落后、繁杂的工作中彻底解脱出来，应解放思想、开拓思路，梳理现有的收费业务流程，运用现代化的管理手段和完善的管理制度，进行多层次、全方位的管理，实现收费管理的自动化、一体化建设，适应新形式下高校收费管理的需要。