浅析企业文书档案工作人员素养及提高

巴图蒙克

摘 要：在各个企业单位中，都离不开文书档案管理，文书档案管理工作具有一定的特殊性。新形势下，对于从事文书档案管理的文书人员应具备的素质也有了更高的要求。本文通过对文书档案管理岗位中，文书人员应该具备的素质进行概述，对企业文书人员素质与文书档案管理进行了分析，提出了提高文书人员素质，加强文书档案管理的有效措施。

关键词：企业文秘；素质；文书档案；管理工作

一、文书档案工作人员应具备的素养

1.思想政治理论。与其他各行业的专业工作人员相同，一名专业文秘，也需要具备一定的政治素质。专业的文书人员应该执行党与国家的方针政策，守纪律，讲道德，不计较个人得失，遵守法律法规。文秘档案工作是机密性较强的工作，这就要求文书人员应该具备严守机密，决不泄露的思想素质。同时服务性也是文秘工作的一项重要特点，文书人员应具备良好的服务意识。

2.科学文化知识。 科学文化知识素养是一名专业文书人员的基本素养 ，在不同的企业单位中，文书人员的文化水平应与其文书档案工作相符合，尤其是在高科技单位的文书档案管理中，不光要求文书人员要具备文书档案管理的基础知识，同时文书人员应该对与自身工作相关的其他科学知识进行掌握，例如管理学知识、情报学知识、领导学知识等。随着近年来文书档案管理工作引入了现代信息技术，传统手工操作的工作形式已被计算机取代，这对文书人员提出了新的要求即掌握计算机信息技术，从而实现对档案管理的数字化、电子化。通过对信息进行快速收集，能够保护信息的安全完整性，能够提供准确的信息实现信息的最大应用价值，为本单位领导与业务部门提供相应的档案信息需求服务。所以文书人员应该具备科学文化知识素养。

3.管理协调能力。文书档案工作与本单位的各项业务联系密切，所以对文书人员的管理能力提出了要求。在文书档案管理工作中，文书人员需要经常与其它部门或人员进行及时有效的沟通协调，获得支持与配合，从而促进文书档案管理的有效进行，同时也有助于提高文书档案的质量。这一过程不单单依靠单位的一些制度支持，主要在于文秘本人的沟通协调能力。所以说专业的文书人员应该具备管理能力素养。

4.专业工作素养。文书档案管理工作具有较强的专业性，所以也要求进行档案管理工作的文书人员应具备一定的专业素养。最为一名合格的档案管理人员，文秘应做好本职工作并热爱自己从事的工作，具有较强的责任心、事业心，掌握与文书档案相关的知识如文书学、档案保护技术学、档案管理学、中外档案史以及档案文献编纂学等基本知识，了解党和国家对档案工作制定的方针政策与法规，熟悉本单位的业务工作内容，才能与自己进行的文书档案管理工作的有效结合，通过灵活运用各种知识与专业政策、法规，提高文书档案工作的质量与效率。在文书档案管理工作中，对文书人员的文字处理能力也有一定要求，通过对文书档案的编辑整理，为单位的各种业务提供优质服务。

二、提升文书档案工作人员素养，提高文书档案工作质量

1.加强领导重视，提供工作保障。目前来看，一些单位的领导没有意识到文书档案工作的重要性，所以不够重视。而随着政治管理体制与经济管理体制的不断完善，文书管理工作面临了巨大的压力。所以单位的领导应该重视文书档案管理工作，提高档案意识，明确当前文书管理工作需要什么样的文书人员，加大对文书档案工作的资金、人员、制度等方面的支持。文书人员须及时向领导汇报每一阶段的文书档案工作，做好服务工作，为领导提供需要的档案信息，突出文书档案管理工作对单位的重要性。所以单位领导应该加强对文书档案工作的重视程度，保障档案管理工作的顺利进行。

2.加强自住学习，提高综合素质。单位可以制定相应的补助、奖励制度，如对具有高学历、专业职称的文书人员给予适当的奖励，促使文书人员提高学历水平，积极学习获取专业职称。结合自己的工作岗位，文书人员可以一边学习一边实践，掌握现代化的管理技能，提高自身的综合业务素质，同时加强计算机与信息技术的学习，为成为一名兼具信息技术与网络技术的专业型文书人员不断努力，适应现代文书档案管理工作的新要求。

3.强化培训力度，提高专业水平。为了提高文书人员的综合素质，提高文秘档案管理水平，需要对相关文书人员进行定期的业务培训，培训的具体内容根据自己单位的具体情况、业务要求进行设计。在学习专业理论知识的同时，进行计算机与网络知识的培训，完善文秘档案管理员的知识结构，培养强烈的档案管理意识。从而增强文书人员在文书档案管理工作中运用科技手段、先进管理方法的技能，满足现代档案工作的高要求。

4.营造良好氛围，提高工作效率。为了提高文书档案管理的工作效率，单位应该树立科学、合理的人才观念，避免高学历倾向，为文书档案工作营造一个能力为主，而非身份为主的健康、公平的竞争环境。通过建立一种心理契约关系，提高文书人员作为单位主人翁的意识。指导文书人员设计自己的职业生涯，引导其职业生涯规划与本单位发展相一致。与此同时，应该加强本单位的制度建设，从而引导文书人员树立正确的服务观念，发挥积极主动性，为单位各项业务提供优质的服务。鼓励相关文书档案管理人员关注单位工作方向，培养其对形势的认识、判断能力，以便及时有效的提供档案信息服务。提高文书档案管理的工作效率。

三、结束语

文书档案工作在单位的各项工作中占有重要位置，由于其工作的特殊性，对文书档案工作岗位的文书人员要求严格，不光要具备一定的专业知识，同时也要增强计算机技术与信息技术，熟悉与文书档案相关的其他专业知识。不断的丰富自身的专业知识，创新工作思维，改变传统工作方式，运用现代化的手段提高文书档案管理的工作效率、工作质量，为单位事业发展提供优质服务。

参考文献：

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