浅谈高职院校档案信息化建设

周秀清

随着信息技术的广泛应用，加快推进高职院校档案信息化建设成为必然趋势，面对高职院校档案信息化建设存在的问题，我们要从基础建设入手，更新观念，创新技术，健全制度，强化管理，培养和造就既精通档案业务又掌握信息技术的复合型人才队伍，加快档案信息化建设的步伐。

一、档案信息化建设的必要性

1.档案信息化有利于创新档案管理模式

高职院校以往的档案管理制度不完善，仍采用传统的人工管理模式，主要依靠手工操作，如：传统的档案立卷制度，不仅程序烦琐，手工劳动强度大，而且案卷质量因人而异，无法保证。必须实现档案信息的数字化，将纸质文件、照片、图纸及视频等原始档案资料通过微缩、扫描等手段转化为电子文本，贮存在光盘、磁带等存储介质上，然后实施安全可靠的数据备份，既便于快速查找，又可长期保存。把档案信息化建设和校园网建设有机结合，充分利用网络平台实现资源共享。

2.档案信息化有利于提高档案服务水平

近年来高职院校发展迅速，学校规模扩大，形成的档案增多，档案信息化可以提高档案信息资源的开发利用和服务质量，更好地为学校的建设和发展服务。运用现代信息处理技术开发档案信息资源，极大地提高了开发能力和效率。

3.档案信息化有利于档案资源的有效保护

一些高职院校由于升格、合并，产生大量不同门类、不同载体的档案，这些档案资料散落在教学、管理的各个角落，它们是学校教学、科研和管理的珍贵资料，如果得不到及时整合和有效保护，必将给职业教育带来严重损失，因此加强档案信息化建设势在必行。

二、档案信息化建设的现状及问题

1.对档案信息化认识不足，档案管理队伍素质偏低

目前高职院校档案信息化建设工作相对滞后，主要是对档案信息化建设认识不足，认为档案工作在短期内不会对学校的建设和发展带来负面影响，不能引起学校领导的足够重视，对档案信息化建设缺少发展规划和合理的资源配置，与现代化的教学管理和学校发展不相适应。

从档案管理工作现状来看，尚未形成素质优良、结构合理，科学高效的档案管理队伍，一方面，有些专职档案工作人员学历、知识、年龄、职称结构不尽合理，还有些部门档案工作人员未接受档案管理专业培训，缺乏档案管理和信息化建设的基本理论、知识和技能。另一方面，有些档案工作人员对档案事业认识不足，缺乏勇于创新和与时俱进的精神，对档案事业缺乏热情，观念落后，对学习新知识、新技术有为难情绪，沉湎于保持现状，制约了档案信息化建设的发展。

2.档案管理相对滞后，资金投入力度不够

目前，一方面高职院校档案管理有待加强，档案管理方法落后，制度不完善，基础设施薄弱，档案信息化建设流于形式，主要是档案信息化建设缺少足够的资金投入，没有完善配套的硬件支持，对档案设施的配套、档案的管理、档案人员的素质培养都缺少投入。另一方面，高职院校建设发展需要大量的资金投入，办学规模、办学条件等方面都有待提高，缺少政府财政的有力支持，靠自力更生开辟财源举步维艰，在人、财、物资源匮乏的情况下，只注重与办学直接相关的投入，优先考虑亟待解决的问题，无法筹措资金投入档案信息化建设。

3.档案信息化建设水平低，开发利用不足

部分高职院校的档案工作人员素质参差不齐。专职档案工作人员很多没有达到专业水准，同时缺乏计算机管理应用能力；兼职档案工作人员队伍不稳定更换频繁、待遇偏低，造成档案工作人员心理压力大、不安于现状、不思进取，导致学校在档案收集、整理、归档等方面的工作交接不到位，影响档案原始资料的完整性。

三、推进档案信息化建设的措施

1.提高认识转变观念

要充分认识档案信息化建设的意义和必要性，把档案信息化建设列入重要日程，提升认识，树立新理念，采取新举措。以改革创新为动力，以服务大局为己任，以档案资源建设为基础，以信息化建设为手段，以档案开放利用服务为方法，以档案管理队伍建设为契机，创造档案管理工作的新局面，使档案管理水平不断提高。

2.加强培训提高素质

加强档案工作人员的培养。要积极鼓励档案工作人员自学成才，进行继续教育，更新知识结构，提高业务水平，提高创新工作能力。加强计算机专业人才的配备和培养。引进或选调计算机专业的人才，并对他们进行档案专业知识的培训，使之能够胜任档案信息化建设工作。加强复合型人才的培养。可选送年轻有为的档案工作者进入高校计算机专业或信息管理专业深造，培养一定数量的既懂档案知识又懂信息化建设的复合型人才。

3.强化服务提高水平

利用现代信息技术对信息资源加以分类、提取、分析、加工，进行网络连接实现资源共享，满足不同用户对档案信息的需求，向用户提供个性化的信息服务。通过信息技术的运用，可以实现档案信息远距离、无障碍的传递和交流，达到档案信息资源的互通与共享，方便社会公众对档案信息的利用；通过信息技术的运用，可以实现档案信息的海量储存，解决档案自然老化和占用空间等问题，对档案信息进行安全有效的保护。endprint