基于知识管理的高校教学档案信息增值探析

刘利利

知识管理是随知识经济时代的到来而产生的一种全新的管理理念与管理方法， 它最先是在企业管理中得到推崇和实行，但作为一种融会多种学科成果、富有前瞻性的科学理论，其影响已快速渗透到社会的各个层面，也成为图书情报档案在内的各学科领域关注的热门话题。高校教学档案记录了高校教学工作的进程，一方面记载了教师的教学科研成果，另一方面记录了学生的学习成果，是学校各级学院文化知识沉淀的一个重要侧面。本文笔者试图从知识管理的角度，提出利用知识管理理论实现高校教学档案价值扩展的策略。

一、高校教学档案信息增值的涵义

信息增值是信息从量变到质变的过程，信息的有序化和系统化本质上是实现信息从量变到质变的手段，这主要体现在三个方面：一是信息在量上的增值；二是信息在质上的增值；三是信息在价值上的增值。

高校教学档案是指高校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体的，具有有机历史联系的文件体系。根据信息增值的涵义，笔者认为：高校教学档案的信息增值主要是指教学档案信息内容的增值和教学管理、教学实践和教学研究等工作活动效率的提高。它主要是通过对教学的文档信息及其它和教学活动相关信息的捕获、接手、存储、加工、传递和利用来实现的。高校教学档案的信息增值体现为信息内容能够帮助高校的教师及管理人员，提高他们的决策合理性和实际管理工作、教学工作活动的效率。主要表现在以下几个方面：

一是教学档案信息在消除不确定性方面的作用。通过对这些大量的、低价值的教学文档数据和相关信息的加工、传递和利用，减少高校的有关教学的活动的不确定性，从而制定最有利于提高高校教学各项活动的水平，促进高校发展相关政策的制定。

二是高校档案信息满足利用者需求度的变化。通过对原始教学档案信息分析、加工、整合，形成高质量档案信息产品，其价值发挥不再局限于参考、凭证或历史文化作用，而是致力于解决利用者实际问题。

三、有关教学的活动效率的提高。这需要在教学档案信息资源和利用者之间建立联系，形成教学档案利用者和教学档案信息之间的有效匹配。为教学档案的利用者提供高效的信息服务，以提高教学档案利用者的决策水平和工作效率。

二、高校教学档案信息增值中的知识管理内涵

知识分为显性知识和隐性知识。知识管理的基本观点是：显性知识重新组合成为更复杂的显性知识、隐性知识通过一定的方法显性化、隐性知识不断完善形成新的隐性知识、显性知识经过思考重新组织成为隐性知识。根据知识管理内涵，可以看出高校教学档案管理尤其是其信息增值有着自身特殊的知识管理价值和内涵。

（一）高校教学档案的信息增值体现对知识本身的管理

高校教学档案信息管理的目标和基本任务之一，就是实现已有教学档案的信息价值和增值。实现教学档案信息价值的关键是建设信息资源体系和信息系统网络，开展教学档案信息服务活动，实现教学档案信息流的有序流动和有效使用。而教学档案的信息增值则要依赖对信息资源的筛选、组织与开发来实现。高校教学档案具体内容包括学校有关教学工作的文件材料，有关教学质量检查、评估材料，有关专业设置的文件材料、教学计划、教学大纲、学生学籍卡、在校生花名册，实验室管理材料，典型教案、重要备课记录，学生对教师评价等。这些教学档案材料是高校知识的重要载体，其本身所承载的知识一部分是显性的，一部分是隐性的。

高校教学档案信息增值过程中对知识本身的管理是通过对上述显性知识、隐性知识，以及对显性知识和显性知识之间相互作用的管理实现的。高校教学档案信息增值的显性知识管理主要是对教学档案衍生的知识资源进行分析、加工、整合，使显性知识成为更复杂的显性知识。隐性知识管理主要是对教学档案中经验类知识的所有者（包括教师、各学科专家、档案工作者等）头脑中知识分享的管理，而显性知识和隐性知识之间相互作用的管理是指挖掘教学档案信息的潜在价值，隐性知识显性化，使知识得到创新。

（二）高校档案的信息增值体现知识基本过程的管理

知识只有通过人脑加工和经验的处理，集体的智慧转化为新的知识，才能不断地繁衍和发展。知识管理的任务主要在于知识的获取、积累、显性知识和隐性知识的转化以及知识的交流与共享等。高校教学档案的信息增值有着自身的增长方式，不仅要把教学档案信息收集起来，进行分类整理，还要通过创建教学档案信息共享平台，集约不同结构的教学档案信息资源，使教学档案信息资源得到有效开发和充分利用。通过教学档案信息资源的共享，为高校教师和管理人员的学习注入动力，督促他们跟踪教学档案信息的发展方向，做到教学档案资源建设的与时俱进，为教学档案利用者提供快速、高效、可靠的优质教学档案信息服务。通过对教学档案信息资源的共享，进一步提高高校工作人员的工作效率，全面提升高校的教学和管理水平。由此可见，高校教学档案的信息增值过程中体现的知识基本过程的管理就是利用档案馆人员的专业知识及各类先进技术对教学档案隐含的知识收集、分类、整理、挖掘、转化、交流与共享的管理等。

（三）高校教学档案新信息增值中体现对知识相关要素的管理

高校教学档案信息增值要解决两方面的问题：一是教学档案信息资源的建设问题；二是教学档案信息资源的存取和开发利用问题。“教学档案信息资源”的概念不同于“教学档案的概念”，它是指经过人们合理开发和组织的教学档案中的信息、信息技术、文档人员等要素组成的有机集合。在这些要素中，通过对教学档案的加工处理而获得的有关信息，无疑是构成教学档案信息资源的核心要素，但是相关的信息技术和文档人员等要素，也是这种经过开发和组织的教学档案信息得以有效控制和利用的必要条件。再有，信息技术的掌握和人员素质的提高需要通过建构某种学习共同体而得以实现，需要高校教学档案形成每一环节中涉及的人员之间展开不断的学习。面对这种境况，需要建成学习型组织，营造个人、组织共同发展的良好组织环境。可见，高校教学档案的信息增值蕴含着对与知识有关的各种要素（包括知识组织、知识设施、知识技术、知识人员、知识制度和知识环境等）的管理。

三、基于知识管理的高校教学档案的信息增值策略

在知识管理广泛运用于组织之中以提升组织能力的背景下，高校教学档案的信息增值作为学校档案工作的一个新任务，需要采取有效的知识管理策略来保证高校教学档案的信息增值的实现。

（一）注重对教学档案信息资源中的隐性知识的挖掘

知识管理中的一个重要的观点就是：隐性知识比显性知识更完善、更能够创造价值；因此，隐性知识的挖掘和利用能力将成为个人和组织的成功关键之所在。因此，高校教学档案工作不仅要注重对学校内产生的有关教学工作的显性知识（文档）的收集、管理，而且更要重视对隐藏在教学档案中的隐性知识的发掘，这部分知识对高校教学档案的信息增值具有决定性的作用。因此，要从教学档案承载的信息和数据中，发现特定数据和信息的相关性和内在联系，通过提炼、分析、综合和激活，发现事物的本质，并把这些数据和信息重新组合成为具有高价值的教学档案信息。

（二）建立教学档案信息共享平台

教学档案信息只有在交流的过程中才会增值，通过建立顺畅的教学档案信息交流渠道，不仅可以扩展学校整体的教学档案信息资源储备，而且可以实现教学档案信息的增值。因此，高校教学档案信息增值的实现还要有赖于教学档案信息共享平台的建设。

建置教学档案信息共享平台的目的，在于让学校的教学档案信息能做有效的管理，经由整理分类后，提供给学校的全体人员，做经验的分享与知识的传承。从短期目标看，可以藉由教学档案信息的分享平台，提升学校全体人员教学档案信息的分享和对谈的机会，通过谈话和分享促进教学经验的获取、教学技能的提高；从长远上来看，通过交流平台，教师能够在第一时间整理和提炼好自己独具特色的教学知识和教学档案，这在学校的教学评估、优秀课程评比等活动中都是优秀的素材。

（三）增强教学档案形成者与管理者的知识管理能力

人是知识管理的核心要素，是显性知识的管理者和隐性知识的拥有者。因此，高校教学档案的信息增值在一定程度上要取决于教学档案形成者与管理者的知识管理能力。因为他们是教学档案创造、传播、运用的主体，他们的素质决定教学档案的质量。因此，要培养学校档案管理者的知识管理素养，让他们把知识管理理念贯穿到整个教学档案的管理过程之中，有效的促进教学档案的价值增值，更好地为学校服务。

（作者单位：海南师范大学）