浅谈转制科研机构档案管理工作存在问题及对策

张艳萍

前言

1999年国务院正式批准国家了经贸委管理的10个国家局所属242家科研机构的管理体制改革实施方案。这是自1985年科技体制改革以来最大的改革，即单位的性质发生了根本变化，由事业单位管理体制转化为企业管理体制。近几年来，随着国企改革的进一步深入，很多转制后的单位又相继进行了重组改制。在这一系列的转制、改制过程中，企业的工作重点由最初的搞科研出成果转移到开发市场增产创收上来，相应的生产经营管理模式和制度不断的被探索和创新，但是很多企业的档案管理工作很大程度上还仍在套用改制前的制度和模式，改革的步伐明显滞后。

摘要：本文结合作者在实际工作中遇到的问题和体会阐述了改制企业中档案管理工作存在的问题和对策

一、档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理制度的修订与完善明显滞后，管理不到位

国有企业在经过资产重组、结构调整等改革后，原有企事单位逐步成为股份有限公司、有限责任公司等。内部管理机构的调整和人员配备以及其它各项制度的建立和完善工作都很及时到位，但档案管理制度的修订工作严重滞后，有的单位仍沿用改制前的制度和规定，档案管理工作很大程度靠档案人员的经验和主观判断向前推进，缺乏制度的规范和支持。

（二）对档案管理工作认识不足，重视不够

原事业管理体制的单位改制成企业后，因工作重点经营模式的变化导致企业对档案管理工作的重视不够，员工对档案的意识淡薄。以科技档案为例，转制前，从领导干部到普通员工对科技资料的收集整理都很重视，已经形成了一种自觉性和工作习惯，因为这些资料会成为后续科学研究和成果创新的重要参考和依据，所以每一项科研课题的档案资料都很完整齐全，记录了该项课题的全部研究细节和过程，归档也及时规范。转制后，由于大家把工作重心都转移到怎样开拓市场，增加创收上来，尽管人人都懂得自主研发的科技成果是企业创新和发展的生命线，但搞科研的短期效果很难呈现，很多人自然不再踏踏实实潜心研究，对工作中的资料更谈不上自觉整理积极归档。其次，科研机构的转制改革形成了一种“合作、共建”的研究模式，一个研究项目可能涉及一个或多个其它关联单位和人员，项目资料的收集、积累和整理工作更难得到重视，往往项目完成后，除了鉴定所必需的材料，该课题项目的其它原始资料料很难能够完整的积累下来。另外，也有一些研究人员不愿将科研资料交单位存档，将其视为个人所有，人为地隐瞒关键性研究资料，从而使课题项目的最终归档缺少核心的东西，归档的科技档案质量自然不高，由此导致如今的课题档案资料远达不到改制前那样详实，自然今后的利用和参考价值也大打折扣，更多的只是为职称评定报奖晋级提供服务。

（三）档案管理信息化程度不高，影响档案资源的有效开发和利用？

目前很多单位的档案管理还停留在手工管理上，在档案信息化建设方面投入不足，档案数字化工作进展缓慢，严重影响档案资源的有效开发和利用。尤其表现在科技档案上，目前科研课题项目形成的都是电子图纸和文档，缺少档案管理的信息化平台，很难将科研项目的电子技术资料收集完整形成宝贵的科技档案资源。

二、提升档案管理水平的对策

（一）修订完善各项档案管理制度，理顺工作程序，明确工作职责，建立一套适应本企业特点、科学规范的档案管理体系。

依照《中华人民共和国档案法》，根据国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的《企业档案管理办法》和国家档案局发布的《企业档案工作规范》的要求，结合企业改制后的实际情况，修订完善本企业各项档案管理制度，实现档案统一集中管理，理顺档案管理机构与其它各单位的工作关系，在企业内部形成一个相互联系、相互渗透的档案管理网络，使得档案工作的发展不滞后于企业发展速度。

（二）转变观念，提高认识，强调档案管理的重要意义。

企业档案是企业在各项活动中形成的宝贵资源，它真实记录了企业在生产、技术、科研和经营等各方面的活动。作为一种信息资源，企业档案是与企业同步发展的无形资产。在企业改革与发展的同时，重视企业档案管理工作，科学规范化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作。做好档案管理工作必将为企业各项工作的开展创造有利条件，对规避和抵御各种风险也会起到一定的必备作用。

为提高全员档案意识，使之在工作中自觉收集整理有价值的档案资料，保管利用好这些宝贵资源，除了通过建立各种制度来规范员工行为外，在企业内部还可以利用各种载体开展灵活多样的活动，提高员工对档案工作的认知度，逐步使他们重视档案的意识从被要求变成自觉自愿的行为意识。

（三）逐步实现档案管理信息化，实现档案资料的在线收集、归档与利用

根据企业自身实际情况，逐步加大档案管理信息化的投入，建立档案信息化平台，实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理，不断提高档案管理和利用的现代化水平。

（四）遵循规则，灵活管理，使档案管理工作更好的服务于企业

档案管理的最终目的是利用。国家档案局2000年12月6日颁布实施了《归档文件整理规则》（以下简称《规则》），改变了传统以"卷"为单位的文书立卷方式，采用以"件"为单位的整理模式，是档案管理方式上的一项重大改革，《规则》无疑简化了档案整理程序，可以随办随归。但是在实际操作中还需要档案管理人员根据单位的具体情况灵活践行《规则》中的各项规定，以有利于档案利用方便高效为原则。

《规则》中规定一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为—件。现在很多档案人员将定稿简单的理解为正式文件的底稿，所以在以件为单位归档时将底稿与正式文件视为一件存档，但是真正意义上的定稿是指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。这其中要有修改、审阅签发等过程记录痕迹，如果没有这些过程记录的文件底稿与正式文件视为一件存档没有任何意义，而且还多占了很多储存空间.所以，对于单位行文的归档应该视具体情况灵活掌握，如果重要文件，其形成必然会经过起草、征求意见、讨论修改、最终定稿的过程，文件归档时就应该将记录此文件形成过程的定稿本与正式文件视为一件一起存档，而一般定稿比较简单的文件，如果没有文件形成的过程记录的底稿就没必要再存档，只存正式文件就可以了。

文件以件为单位整理归档简化管理工作的同时也存在着一定的缺憾，在实际工作中存在这样的情况，一个事由的多个文件要从不同的卷盒中调出，如果不把这引起文件调全就看不出事件的产生发展过程，这在一定程度上影响了档案的高效利用。所以实际操作中，可以变通地将同一年内的同一事件形成的文件视为一件处理，如果以一件处理文件过厚可以分件相邻存放。对于同一重要事件跨年度形成的不同文件以文件复本形式单存一卷。对于重大或常规事件可以建立专题目录方便档案的查找和利用，比如单位历史沿革专题目录、机构调整专题目录、干部任免专题目录等等。有了这些专题目录或专题卷，相关工作查考的效率则会大大提升。

（四）注重档案编研成果的开发和利用

档案编研是一项以库藏档案资料为基础，以汇编档案文件汇集和编写档案参考资料为成果形式的一项专门工作，是档案管理工作的重要组成部分，也是提高服务质量保护原始档案的一个重要手段。编研成果的质量从某种程度上体现了一个企业的档案管理水平，所以，要把档案编研成果的开发和利用自觉纳入企业档案管理工作体系中。

通常编研成果按加工层次不同分为一次加工的编研成果，比如一些专题资料的汇编、发文汇编等；二次加工的编研成果，比如，大事记、组织沿革等；三次加工的编研，比如企业年鉴、专业手册等等。根据企业自身实际情况，积极开发档案各类编制研成果，使档案的利用服务工作由“你查我调”的零散被动式服务到系统主动式服务，同时增加了档案资料的易读性和原始档案的寿命。

（作者单位：中煤科工集团唐山研究院有限公司）endprint