网络视域下档案、图书一体化管理模式分析

杨彩云　李子林

档案、图书同属文献信息资源范畴，在许多方面具有共同之处，不仅具有很强的互补性，在一定条件下可以互相转化，二者之间相互联系紧密。伴随信息化、网络化的发展，图书、档案部门各自为政的管理方式已经不能满足人们对信息利用方面日益增长的需求，实现一体化管理是档案、图书事业发展的大势所趋。笔者认为，图书、档案一体化整合模式的实现具有丰富的理论与实践基础，也是我国文化事业发展的大势所趋。档案馆和图书馆的快速发展建设，网络、计算机及信息技术的普遍应用、行业部门之间的广泛联盟和交流以及国内外的许多成功案例都为我国档案、图书事业的一体化管理发展提供了现实依据和可靠的保障。

一体化是指事物之间相互渗透、相互转化、相互制约的变化和趋势。”所谓图书、档案一体化管理，是指将图书、档案各自独立的系统统一为一个整体。打破图书、档案之间的检索障碍，建立一个集开发、利用、服务于一体的新型文献资源服务体系，通过两者之间的协调与合作，实现图书、档案的资源共享。构建以网络为中心的规模化、系统化服务格局，彻底以改变传统的分散的、单一的信息处理和服务方式。这样的管理体制强调在分工合作的基础上，实现行业、部门在更大范围、更高层次上的信息资源的共享。图书、档案一体化的理论，从系统论的角度出发，对二者工作进行统筹规划和科学管理，它强调一种竞争性的互补关系，即各种要素通过竞争冲突，不断地寻找、选择自身的最优功能点，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备、信息标准等指标之间的协调配置，以网络技术为基点，为用户提供集成的一站式服务。通过实现系统化和规范化管理，从而发挥各自以及总体的最大效能。

一、国内、外图书、档案一体化管理研究现状和发展趋势

（一）国外研究现状

国外开始档案、图书一体化建设研究比较早，二十世纪五十年代已经开始进行这方面的相关研究，至此已经有六十年左右的历史，也产生了很多有价值的理论成果，如李群的《信息时代图书、档案、情报一体化管理在欧美的新趋势》、张卫东的《欧美图书档案数字化融合服务实践及启示》、李农的《欧美图书馆、博物馆、档案馆馆际合作趋势》等。

目前，加拿大各省都设立了权威性的综合协调机构。在联邦政府一级，则成立公共服务首席信息官委员会及公共部门服务传递委员会，其成员包括了各级政府的代表。这两个组织机构经常进行一些专门性研究，内容包括：信息管理、隐私和安全问题、客户满意问题、电子服务标准以及对电子服务的测评等；其宗旨是：充分共享有效资源和专业技术，减少重复建设。加拿大国家档案馆与加拿大国家图书馆于2004年5月正式合并，组建成立了加拿大图书馆与档案馆（英文缩写为LAC，下同），其职责是：保存文献遗产，向现在和未来的加拿大人提供持续的知识资源；向所有人开放，对社会、文化和经济进步做出贡献。

（二）国内研究现状及发展趋势

二十世纪八十年代，我国开始了关于档案、图书一体化建设的研究，至今已经有四十多年的历史。在此期间产生了丰富的理论成果。从70年代末到二十世纪末，这段时期不论是从研究成果的数量还是研究成果的水平来看，档案、图书一体化建设研究仍处于艰难摸索前进的过程中，属于起步阶段。期间产生了很多理论成果，其中代表性的有黄宗忠的《试论图书情报档案一体化的发展趋势》、万青的《试论图书情报档案一体化》、陆汉荣和秦健民的《关于图书、情报、档案一体化的思考》等等。进入21世纪后，随着计算机的普及和网络技术的发展，档案馆、图书馆的许多信息资源都被数字化、网络化，电子档案馆、网络图书馆等相继出现，档案、图书一体化建设的研究也进入快速发展阶段，在档案、图书领域掀起了一股新的学术热潮，产生了很多有价值的理论成果，如辛杨的《我国图书、情报、档案一体化管理研究》、徐翠艳的《网络环境下图书、情报、档案一体化建设研究》等。随着社会的发展，本来各自独立的二种信息资源开始呈现出一种集中在一起管理的趋势，出现这种趋势的原因除了档案、图书二者本身的属性原因外，还有用户对信息资源集中、方便、快捷、高效利用提出了越来越高的要求，以及社会越来越提倡管理集约化、经济化等。在当前网络环境下，这种实现档案、图书一体化管理的趋势变得越来越明显，而且一体化管理也越来越具备可行性。针对这一趋势，我们应当在思想上和技术上做好实施档案、图书一体化管理的准备，以适应新形势的信息资源管理模式带来的改变。

二、图书、档案一体化管理模式的可行性分析

（一）根源的一致性

根源的一致性是二者实现一体化的内在条件，为一体化管理模式提供了可行性保证。图书、档案同属于知识信息，并通过一定的物质载体存储和传递知识信息，二者存在着天然的联系。在古代，图书、档案同源一体，古代人在生活和交往中，用结绳刻契的方法，标记社会实践活动和各种信息，起到保存、借鉴、传播的作用，这就是成为人类最原始的图书档案。远古的图书、档案的收藏、利用是一体的。档案管理机构图书、修史与档案三位一体，难以分开。如古代集图书、情报、档案于一体最典型的机构是具有国家图书馆（或档案馆）性质的藏书阁。随着生产力的不断提高，人类需求不断发展扩大，对图书、档案也产生出了多种不同需求。因此，原始的一体化结构开始分化：图书在档案的基础上发展并超越了档案的界限、范围和内容，成为可以广泛传播文献。可见，图书、档案同出一源，二者相互渗透、相互交叉，又在一定条件下可以相互转化。

（二）相同的管理方式

图书、档案管理工作虽然各自拥有自己的工作体系，但它们都是由工作子系统、业务建设和业务指导子系统、检索利用子系统以及教育和研究等子系统构成的。二者在每个子系统的诸多要素和工作流程上非常相似，都要经过收集、加工和整理有关的文献，进行开发传递，向社会提供信息服务。在信息的输入、加工、存储、输出方面，都要经过分类、存贮、统计、保管、检索、编辑和利用等，他们的管理方法具有同一性。这种同一性便于对图书、档案部门进行统一领导、管理、监督和指导。endprint

（三）网络信息技术的发展

网络信息技术的发展为图书、档案一体化提供了技术支撑，推进了一体化管理的进程。如清华同方开发的RFID图书档案管理系统。该系统分为五部分：①数据中心，它由中心数据服务器和管理终端组成，负责对图书档案管理信息集中进行储存和处理；②内务管理系统，它由管理终端和标签发行、打印终端组成，负责图书档案信息RFID标签的统一制作以及对新建图书档案装入RFID标签等工作；③流通管理系统，负责在用户归还时根据管理员在出借时在标签内写入的相关信息检验图书档案，并验证RFID标签内信息的；④查询系统，使用管理终端和手持机可以方便地查询每一件图书档案位置；⑤管理系统，对系统功能和权限设置、账号管理等，以自动化、信息化技术为依托，使得该系统可大大提高管理效率，信息技术保障了一体化的进程。

（四）专业教育的培养

图书、档案专业教育为一体化提供人力资源。美国著名社会学家加纳德先生曾经说过：“物的现代化是表层的，人的现代化才是深层的。现代化要先化人，后化物。”图书、档案一体化管理离不开人的因素，人才的培养必须以教育为依托。近年来，教育事业蓬勃发展，图书、档案专业教育已形成专科生、本科生、研究生和博士生四个不同层次的教育体系，每年向社会输送数以万计的毕业生，为图书、档案一体化提供丰富的人力资源。根据教育部下发的《教育部关于进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见》文件精神，各高校以“宽口径、厚基础”为依据，在巩固专业核心课程的前提下，也加大了对综合课程、交叉学科课程的设置，学生的综合专业水平得到了极大的提高，为实现图书、档案一体化提供了人力保障。

（五）国家政策法规的保障

国家应履行宏观管理的职能，实行信息化建设的“统筹规划、国家主导、统一标准、联合建设、互通互联、资源共享”的一体化管理模式。法律政策颁布专门的法律政策，合理解决图书、档案的有限阅读问题。合理解决图书著作权、知识产权、隐私权以及档案的有限阅读等问题，对于发挥图书、档案整体功能具有积极意义。早在1987年10月，由原国家科委牵头，成立了部际图书情报工作协调会，原国家科委、文化部、国家教委、中国社科院邮电部、国防科工委、电子工业部、国家标准局、国家档案局、国家专利局等15个部委参加了该协会，它是全国文献资源系统的最高协调机构。在标准化方面，国家也为图书、档案一体化提供宽松的政治环境，1985年国家标准局就发布适用于图书、档案、情报各部门的《情报与文献工作词汇基本术语》，通过立法手段，加快了一体化的进程。

三、构建整合档案、图书一体化管理模式新思路

中国人民大学教授吴宝康1956年指出，档案界要开展两个一体化研究，即文书、档案工作一体化研究和图书、档案一体化管理研究。从20世纪70年代开始，我国也逐渐认识到了图书、档案信息资源整合的重要性，理论开始转向实践。

（一）加强图书馆、档案馆信息化建设方面的相互借鉴

随着我国目前计算机信息技术的逐渐普及以及数字化时代的到来，为人们的生产生活带来了极大的便利，人类可以通过电子计算机来对信息加以处理，如储存、传递以及准确获取等方面，均有了很大的进步与提高。就目前高校图书馆的发展来看，各项工作也开始向着信息化、数字化的方向发展，很多用户能够非常方便地对分散的、规模较大的电子信息资源加以综合性的利用，形成虚拟的馆藏。读者可以借助于计算机网络系统以及各种通信手段对这些电子信息资源加以利用，多渠道、多载体的形式，向网络节点下的任何文献销售或生产部门进行预订所需文献信息。档案馆因其管理对象的特殊性限定了某些高新技术的运用，如档案内容的机密性、技术的专利性等因素还无法克服网络技术可能导致的后患，但现代技术在档案管理的应用空间仍不容忽视。面对图书馆的飞速发展势头，档案界也开始意识到信息化管理的重要性，开始了对档案信息化的研究。

（二）加强信息化软件的开发和研究，构建一体化模式

在高校图书、档案资源共享的一个重要途径就是要加强计算机软件的开发和研究，并将这个软件应用于高校图书、档案资源共享过程之中，同时这也是加快档案、图书管理信息化建设的一个非常重要的条件和必经之路。

关于如何构建网络环境下图书、档案一体化建设的模式，很多专家学者都有深入的研究，仁者见仁，智者见智。笔者认为实现一体化的模式主要有两种类型：一是建立一个完整的图书、档案统一管理体系，这种体系既是图书馆，又是档案馆，它既收藏图书、又收藏档案；二是从宏观上实现图书、档案一体化，微观上仍保持各自体制，只是通过二者的横向联系与协作，组成统一的网络。

（三）执行有效的协调、组织、管理模式，保障两馆统一建设

档案馆和图书馆之间必然存在各自独立性和不同的馆情，实现两馆一体化建设过程中一定会遇到许多问题与矛盾，如何有效地协调、组织至关重要。一要做好利益协调，来自两馆工作人员在一体化过程中，存在利益冲突，作为负责人应该秉公办事、顾全大局；二要对两馆原有设备资源合理处置及有效利用，充分发挥重组优势，发挥物质资源的最大效用，不能只顾局部利益而丧失了整体利益；三要实行有效的管理模式，积极促进图书档案馆走向可持续发展之路。

（四）培养高层次的适应一体化需要的人才队伍

在网络环境下，要想顺利的进行图书、档案一体化建设，必须要有一支这方面的专业的、高素质的技术型人才队伍。这是真正实现一体化建设的人力保证。高校在培养图书、档案人才时，在学科设置、课程设置、教学方式上应该积极探索出一条培养这方面人才的路，以满足社会的需要。例如图书馆学系在开设图书馆学专业课程之外，还应该以选修或者必修的方式开设档案学的部分课程。例如洛杉矶加利福尼亚大学，在其图书馆情报学系开设了档案专业，这就说明图书、档案并不是三个孤立的学科，而是以大学科的形式出现，形成了一体化的发展态势，为网络环境下图书、档案一体化建设培养了优秀人才。

（作者单位：唐山学院）

参考文献：

[1]巩淑芳，高校档案馆与图书馆信息资源共建共享研究，科技信息，2010

[2]韩玺，图书情报一体化的回顾与新思，情报杂志，2009

[3]赵益民，图书情报档案事业一体化整合模式构建，图书情报研究，2010

[4]李晓辉，高校实现图书档案资源共享的途径，兰台世界，2011endprint