关于住房公积金档案管理的思考

牛蕊

住房公积金制度建立二十年以来，从无到有，从小到大，经历了资金量和业务量的飞速发展。住房公积金档案作为记载其发展历程的原始记录，体现出越发重要的历史作用。作为档案管理的一个分支，住房公积金档案管理的规范与否直接关系到业务的开展和资金的安全。

一、住房公积金档案的类型及特点

（一）住房公积金档案的类型

住房公积金档案是缴存单位及职工住房公积金账户设立、缴存、提取、使用、变更、注销等活动中形成的，具有参考利用价值的各种形式和载体的原始记录，按照住房公积金的业务类型主要包括住房公积金归集档案、住房公积金提取档案及住房公积金贷款档案三大类。

1、住房公积金归集档案。住房公积金归集档案是指在住房公积金归集业务中形成的各类文件材料的总称，主要包括：单位开户登记、职工账户信息变更、缴存基数比例调整、年度对账清册等需要归档的审核材料。

2、住房公积金提取档案。住房公积金提取档案是指住房公积金提取业务中形成的各类文件资料的总称，主要包括：住房公积金提取申请、提取人有效身份证件及亲属关系证明复印件、办理提取业务需要归档的各种证明材料等。

3、住房公积金贷款档案。住房公积金贷款档案是指住房公积金贷款业务中形成的各位文件材料的总称，包括住房公积金个人贷款档案、住房公积金贷款楼盘档案、房屋抵押登记管理档案三个类别。

（二）住房公积金档案的特点

住房公积金档案在档案类别中属于专门档案范畴，其档案管理具有来源广泛、内容丰富、保存长期、随时整理等诸多特点。

1、来源广泛。住房公积金档案主要来自于承担住房公积金营运和管理的职能部门，住房公积金的经办机构，办理住房公积金业务的单位及办理贷款、提取、缴存等业务的个人等等，档案形成者众多，来源非常广泛。

2、种类和内容丰富。住房公积金档案目前主要有归集、提取、贷款三大类，每类业务档案之下具体还有很多层次的细分。如贷款档案包括楼盘档案、贷款档案和抵押档案三类，其中的贷款档案又分为新房贷款档案、二手房贷款档案、组合贷款档案及以贷还贷档案等类型。因业务类型的不同，其内容有很大不同，具有种类和内容丰富的特点。

3、保存期限长且存在变化。住房公积金档案的保存期限全部在15年以上，其中贷款档案的保存期限更长。一个借款人的档案，从贷前审查、贷款审批、签订合同、发放到全部还清，需要最长30年的时间，期间还会遇到贷款变更或提前结清的情况，其档案保存的期限很长且存在变化。

4、整理立卷具有时效性。住房公积金档案是前台窗口留存的业务资料，因每个业务办理环节紧密相连，环环相扣，每种业务的办理数量又具有不确定性，必须随时进行整理、立卷、复核，材料不能积压，以免影响下一步的业务工作。因此，其档案整理具有时效性。

二、当前住房公积金档案管理存在的问题

（一）法制建设尚不完善

与其他档案的管理一样，住房公积金档案管理同样需要遵循《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《河北省档案工作条例》等法律法规所规定的各项制度，从档案的立卷、移交、销毁到档案的利用、公布等方面严格管理。但因住房公积金档案的专业性强且特点突出，涵盖了文书档案、会计档案、专门档案等多种档案类型，其管理的复杂程度很高。但由于住房公积金行业起步较晚，法制建设滞后，目前行业内部仅有一部2003年修订的《住房公积金管理条例》作为行业规范正在执行，且该《条例》为多年前制定，其中并未涉及住房公积金档案管理的内容。许多地区的住房公积金管理机构或自行制定档案管理办法，或由业务部门代为管理业务档案，很大程度上存在着档案管理不统一、不规范的问题，亟需重新修订《住房公积金管理条例》并增加档案管理的内容，并适时出台住房公积金档案管理实施细则。

（二）档案管理条件落后

住房公积金制度是1993年开始在上海建立并逐渐向全国铺开的，河北省各地市的住房公积金管理机构基本上从2003年开始逐渐成立，且多数从当地房产、建设部门分出。许多地市的住房公积金管理机构因得不到政府重视、缺乏资金支持等多种原因，至今仍租用银行或其他单位的场地办公，没有独立的办公用房，没有条件配备专业的档案库房、档案设施和装具。没有硬件条件的保障，档案管理“八防三无”的要求就无法实现，住房公积金档案管理面临着“巧妇难为无米之炊”的困局。

（三）管理人员专业性不强

住房公积金管理机构的工作人员多从房产、建设部门抽调，基本没有档案管理的专业人员。许多地市的住房公积金管理中心至今没有成立独立的档案管理部门，业务档案由多个业务部门分别管理，档案管理人员变化多，管理的随意性高。近年来，随着住房公积金事业的不断发展，这种业务人员兼职管理档案的模式已经不能适应迅速发展的档案管理形势，亟需成立住房公积金档案管理的专门性机构，配备档案管理的专业性人员，科学规范地管理住房公积金档案。

（四）信息化建设有待加强

目前，全国乃至各省的住房公积金业务管理信息系统均未实现统一，信息系统中的档案管理子系统也是千差万别，造成住房公积金档案的管理模式差异较大，全国性的档案信息联网更是遥遥无期。许多地市的住房公积金档案数字化进程比较缓慢，甚至有的地区至今尚未开展，仍停留在纸质档案管理阶段。信息化建设的落后使得住房公积金档案的管理停滞不前，数量巨大的纸质档案在查阅、筛选、统计等许多方面存在弊端，亟需加快档案的信息化建设，早日实现档案的数字化和科学管理的目标。

三、住房公积金档案管理的改革方向

（一）加强与完善制度建设

1、加强制度建设。政府应尽快修订《住房公积金管理条例》或出台《住房公积金法》，制定科学规范的住房公积金管理制度，参照《档案法》的主要条款增加有关住房公积金档案管理的内容，在法制层面形成统一的制度约束。endprint

2、出台详细的行业规范。在落实全国统一的制度建设之后，配套设计全国统一的住房公积金档案管理实施细则，在管理机构、人员编制、管理方法和设施建设等方面制定详细的管理办法，从档案的收集、整理、交接、利用等多个方面设计详细的管理规范，建立健全档案管理人员的岗位责任制和档案保密制度，档案管理做到有章可循，保证档案管理工作安全有效地开展，确保档案的准确、完整和安全。

（二）加强档案管理的软、硬件建设

1、提高政府重视程度。加强住房公积金的档案管理，既是住房公积金规范管理的需要，更是防范和化解住房公积金风险的需要。各地住房公积金管理中心应充分认识并大力宣传住房公积金档案管理的重要性及改革的急迫性，打破目前 “重业务、轻档案”的情况，提高领导重视程度，在办公用房、人员编制、信息建设等多个方面积极争取政府支持，提高住房公积金档案的管理水平。

2、加大档案资金投入。住房公积金档案管理是一项耗时、耗资、费力的后台工作，但它却是衡量住房公积金管理机构是否做到资金安全和管理高效的重要性指标。各地住房公积金管理中心应在争取政府支持的基础上，加大对档案管理的库房、设备和装具的资金投入，按照“八防三无”的要求配备防盗门窗、空调、除尘等重要设施，做到库房、办公、阅览三分设，在基础设施建设方面优化档案的管理环境，确保档案管理的规范运行。

3、提高管理人员专业水平。随着住房公积金事业的逐步发展、延伸和完善，其档案数量上不断增长，档案内容也更加丰富，住房公积金档案管理工作也越来越被各级所重视。住房公积金档案管理应顺应发展形势，逐渐从业务科室单独管理转变为档案部门统一管理，并不断提高管理人员的专业水平。

一是引进档案管理专业性人才。按照档案管理规模的大小，增加人员编制，引进档案管理的专业性人才，提高档案管理的科学化水平，达到与时俱进的目的。

二是加强管理人员专业化培训。档案管理人员应积极学习档案法律法规以及近年来档案管理的新理论、新方法、新观念，并不断加强与档案局等档案管理部门的学习和沟通，增强档案学科知识，提高档案管理水平。

三是加强对住房公积金各项业务的学习。住房公积金档案的管理人员应当不断加强对住房公积金各项业务的学习，掌握《住房公积金管理条例》的各项规定，通过业务水平的提高促进档案管理工作，提高住房公积金档案管理的业务水平和工作能力。

（三）加快档案信息化建设

1、建设全国统一的业务管理信息系统。先进的管理信息系统是做好档案信息化建设的前提。针对目前各省、各地市业务管理信息系统不统一的问题，建议建设部等上级管理部门在考察调研的基础上，尽快建设全国统一且互联互通的住房公积金管理信息系统，解决各地公积金中心档案管理混乱、管理水平参差不齐的问题。

2、加快推进档案数字化建设。一方面，对多年来保存的纸质档案进行电子扫描，实现文书档案向电子档案的转换，方便档案查询和管理。另一方面，充分利用住房公积金管理信息系统中的档案管理子系统，把档案管理工作前移，在住房公积金业务前台将归集、提取、贷款的审核资料当场扫描入数据库，避免重复输入信息，对档案资料实现快速、高效的管理。

住房公积金档案管理工作起步较晚却发展迅速。近年来，许多地区的住房公积金管理机构已经开始探索本地区住房公积金档案管理新的发展方式。河北省住房和城乡建设厅就于2010年12月17日，颁布并实施了《河北省住房公积金业务档案管理暂行规定》，首次明确了省内住房公积金业务档案管理的方向和管理方法，为同行业的档案管理工作提供了宝贵经验，住房公积金档案管理的安全性和规范性也有了很大的提高。

作为住房公积金档案的管理者，我们要认真贯彻上级部门的文件精神，遵循住房公积金档案的规律和特点，认真学习《档案法》等法律法规的理论精髓，严格执行工作要求，建立安全、规范、高效的住房公积金档案管理体系，逐步实现档案管理的规范化、科学化和系统化，推动住房公积金档案事业的进一步发展。

（作者单位：秦皇岛市住房公积金管理中心）endprint