试论机关文件的归档工作

希吉尔

一、归档的含义与意义

在正常情况下，机关档案的收集工作是通过执行一定的归档制度来完成的。归档是指各机关的文书处理部门或业务部门及文书工作者，将工作、生产活动中形成并办理完毕的文件，整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的活动过程。简单的说，归档就是按照我国规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。归档是文件向档案的转化标志，是文书处理的终点，档案管理的起点。在我国，“归档”已成为党和国家明文规定的一项制度，即归档制度。

机关文件的归档，是机关文书或文件工作的最后一环，也是人们将办理完毕的文件作为档案保存起来的第一个重要关口。因此，为了保证归档文件的齐全、完整，必须建立本机关或单位的归档制度。

归档制度是个机关，单位的文件处理部门或业务部门做好文件归档工作，及时科学地移交档案的重要依据，同时也是机关档案室（部门）取得档案、监督、指导、检查本机关，单位文件归档工作的必要手段。

二、归档范围

根据国家档案局2006年2月18日颁发的第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。下面说说机关文书材料的归档范围。

（一）机关文件材料归档与不归档范围

1、机关文件材料归档范围

一般来说，本机关形成的文件材料是归档的主题和核心。本机关制发的文件，即发文，也是归档的收集重点。依据国家档案局2006年第8号令规定，机关文件材料归档范围如下：

（1）反应本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作，国家建设和历史研究具有有利用价值的文件材料；

（2）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（3）本机关需要贯彻执行的上级机关，同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

（4）其他对机关工作具有查考价值的文件材料；

以上归档范围的文件材料，主要由以下几方面的来源和内容。

①本机关形成的文件材料，包括：本级召开的党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇联代表大会的文件材料；本级党委、人大、政协、共青团、工会、妇联等党政机关的常委会、执委会、主席团会议、全体委员会会议、政府常务会、办公会议的文件材料；本机关党组（党委、党支部）会议和行政办公会议的纪要、记录；本机关召开工作会议、专题会议的文件材料；本机关制发的各种业务文件、请示、批复、工作计划、总结等文件材料；本机关联合主办、协办召开会议的文件材料；本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料；本机关编写的大事记、组织沿革、简报、情况反映、规章制度；本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作形成的文件材料；本机关事务管理工作形成的文件材料等。

②上级机关执法的文件材料，包括：上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料；上级机关制发的属于非本机关主要业务但需贯彻执行的文件材料；上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料。

③同级机关制发的非本机关主管业务但需贯彻执行的文件材料。

④下级机关报送的报告、计划、总结、统计材料

2、机关文件材料不归档的范围

依据国家档案局2006年第8号令规定，机关文件材料不归档的材料主要有；

（1）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料、任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

（2）本机关的文件材料中的重份文件、无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿，各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需要办理一般性人民来信，电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料及有关工作参考的文件材料；

（3）同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需要办理的抄送文件材料。

（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报，情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

三、归档方式

（一）严格登记

可以采用计算机登记，也可以采用收发文登记薄登记。登记的内容包括来文的文件题名、责任者、密级、收文编号、收文时间等。

（二）平时归类

文书人员在公文办理完毕后，及时把文件归入有关类目，就是文件的平时归类工作。做好平时归类工作，有利于提高文件收集的齐全完整；有利于提高档案的整理质量；有利于公文的查找利用和安全保密；有利于提高文书管理水平和机关工作效率。

需做好平时归类工作，首先需编制好平时归类的类目。平时归类的类目是在年初公文还没有形成以前，根据机关工作活动和文件形成的规律，对一年内可能产生的文件按照归档需求和方法预拟分类方案。常用的分类方法有两种：一是按问题分类，即按文件内容所反映的问题分类；二是按组织机构分类，即按机关内的组织机构分类，有几个机构就有几类；机构的名称就是类的名称。

其次，确定了文书的归类类目之后，文书人员在公文办理完毕后，要及时把文件归入有关类目。

（三）及时检查

及时对归类文件进行检查，包括检查文件内容是否完整，文件归类是否正确，文件收集是否齐全等。

四、归档时间

根据规定，属于文书档案的文件材料一般应在第二年上半年归档。根据单位的具体情况也可以随办随归档，即把办理完的文件即时归档。但随办随档可能造成期限不准确，无法认为排序，同一事由文件过于分散，件号随机等问题。对此可分两步走；平时录入、整理、但暂不定件号；次年集中统一编制件号。

五、归档需求

概括地说，文书档案的归档要求是：齐全完整、系统科学、优质精炼、及时迅速、手续完备。具体而言，对文书档案进行归档时应注意以下事项。

（一）归档的文件种类，份数以及每份文件的份数均应齐全完整。有文件发文稿纸，文件处理单的，应与文件正本定稿一并归档。已破损的文件应于修整，字迹模糊或易褪色的文件应于复制。

（二）遵循文件形成的规律，保持文件之间有机联系，因分不同价值，便于保管和利用。

（三）归档文件应为原件，机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件应由主办机关归档，其它机关以复制件或副本归档。

（四）归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。例如：字迹材料需符合耐久性的需求；文件尺寸大于A4规格的，需按A4规格进行折叠或裁减，小于16开规格的需进行托裱；会生锈的金属物，归档时都必须去掉，用线或对纸张无损害的材料装订。

（五）认真履行归档手续。文书处理部门或业务部门移交档案时，移交双方应根据案卷目录详细清点，经过认真核对后，如确认无误，双方即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。必要时移交单位须编写归档文件简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。

（作者单位：内蒙古人口宣传教育中心）endprint