试述事业单位人事档案管理存在的问题与对策

张勇

人事档案是一种重要的信息资源，它记载了个人参加社会活动的历史轨迹。是用人单位全面地了解选用人才的基础。加强人事档案管理对提高人事工作的效率和质量具有重要的意义和作用。

一、存在的问题

（一）、当前人事档案管理体制及档案内容不适应事业单位人事制度改革的需要。

《干部档案工作条例》是我国现行人事档案管理体制的依据，人事档案主要按管理权限和隶属关系进行管理。事业单位人员的人事档案主要由本单位或上级主管单位进行管理，这种管理体制在干部人事档案工作中曾经发挥了重要作用。但是，随着人事制度改革的不断深入，事业单位普遍实行了岗位聘用制，建立了公开招聘、解聘、辞聘制度。人员流动日益频繁。人员的隶属关系不断变化。仍然靠单位自行管理显然不利于人员的合理流动。在档案内容上，也是按照《干部档案工作条例》中规定的十类进行收集。许多单位没有按照事业单位人事制度改革的需要，补充相应的岗位聘用合同及在招聘录用、解聘、辞聘过程中单位形成的考察性内容。

（二）、档案管理人员配备不足，人员调动频繁

人事档案管理是一项头绪多、琐碎繁杂及连续性强的工作。没有一定的人力投入，就不能保证档案管理的质量。事业单位受体制改革的影响，人员编制大大缩减，管理部门的人员更是大幅度精简。在这种情况下，人事档案管理人员往往是身兼数职，有些单位甚至是人事、党办、纪检、工会等所有工作都由一人承担。除了每天应付手头的大事、急事外，根本无暇顾及人事档案的管理。同时，随着聘用制在事业单位的普遍实行，人员流动性增强，档案管理人员调换也相对频繁。往往是刚熟悉了这些工作又竞聘到其他的岗位。所以，不利于档案管理人员纵向了解各个时期的人事档案管理政策，不利于档案管理知识的系统学习，也不利于档案管理水平的提高。

（三）、档案管理人员缺乏档案管理的专业性

事业单位受人员编制的束缚，一般由兼职人员管理人事档案。这些人员基本都不是档案专业毕业的，缺乏专业知识。意识不到哪些材料应该归档、应积极主动去收集。比如，许多事业单位的档案管理工作由 人事部门的人员兼任，这本来有利于人事档案的收集。因为许多人事档案的形成都要经过人事部门。如干部（职工）履历表、职称评审材料、干部任免考核表等。但这是由于档案管理人员档案收集意识淡薄，致使许多应归档的材料没有及时归档，或者没有督促其他档案形成部门及时移交材料，造成档案材料的缺失。

（四）、档案管理不规范

一是档案分类不规范。大部分管档人员虽然知道人事档案要十类进行保存，但在分类上把握不准。随意性大，影响了人事档案分类的统一性，也给人事档案的查阅利用带来不便。二是材料制作不规范。没有督促档案形成部门使用规范的材料。比如用十六开规格的办公用纸，用规定的字迹材料进行书写，填写材料要留出装订线等。致使归档材料五花八门，给档案的整理、装订带来极大的麻烦。

（五）、档案管理制度执行不力

人事档案管理工作是一项规范性、保密性较强的工作。没有一定的制度约束，就会使我们无章可循、无所适从。多年来，在档案与检查工作的推动下，大部分事业单位都建立了一套以保密、安全、收集、保管、归档、列转递、查阅等方面的规章制度，并做到了制度上墙。但是许多单位都不按章办事。如人员调动时，档案不及时转递或将档案擅自交由本人自带；接受档案时不及时清查档案材料是否齐全；不及时填写并邮寄回执；未收到回执也不及时电话催要等，造成档案丢失及档案材料不全、不实等严重后果。

（六）、人事档案管理的信息化程度不高

做好人事档案工作的最终目的是提供利用。通过分析近几年人事档案的利用工作记录，我们发现人事档案的服务对象已经由过去的组织人事部门、党政机关和各级领导，扩展到多部门；利用目的及形式也从单纯提供政审、鉴定材料转变为提供身份证明、学历证明、办理公证等多种形式。单纯靠查阅纸质档案不但工作量大，而且不利于档案的长期保存。但是，目前许多单位在人事档案管理方面仍习惯于手工操作。即使有的单位安装了“人事档案管理系统”或者“人力资源管理系统”，由于系统本身的功能限制，其在人事档案的跨单位利用中实用性不强，仍然必须提供纸质档案材料。

（七）、流动人员档案得不到及时处理

事业单位的流动人员主要是指辞职、辞退的专业技术人员和管理人员以及出国逾期不归人员。目前，许多事业单位都存在有流动人员档案，一些人虽然在出国前都跟单位签订了协议，可一旦在国外找到合适的工作，就不再跟原单位联系，也弃自己的人事档案于不顾。这些人的档案成了名符其实的“死档案”。虽然已经出台了解决流动人员“死档”的办法，但迄今为止由于各种原因还没有完全执行，这必将给用人单位带来极大的隐患。

二、对策

（一）、改革当前的人事档案管理体制

为了建立起一种国家所有、公共管理、社会共享、个人知情的新型人事档案管理体制，学者们进行了多方面的探讨，提出了多种观点。结合事业单位实际情况，笔者认为比较可行的观点是由各级档案馆建立人事档案信息共享平台。公民可以自愿选择档案馆建立契约委托关系，以居民身份证为人事档案建立的准入号码（检索号码）。当一个单位需要录用某个公民时，可以通过该人员提供的身份证号和密码来查看他的档案资料。当公民从一个单位流动到另一个单位时，档案馆可以通过修改密码来承担人事档案资料的收集及向档案馆移交的工作。在档案内容上，除了吸纳事业单位在招聘录用、解聘、辞聘方面的材料外，还要吸纳公安、银行、社会保险等相关部门有关个人的信息，构成一个人的基本信息资料，由档案馆负责保管和提供服务。

这种方法的优势在于：第一，解决了现在存在的事业单位人事档案分散多头管理的现状，真正减轻单位和国家的负担，增强人事档案的服务功能；第二，以身份证为准入号码，提高了社会共享程度。避免了一人多档，重复建档等现象的发生；第三，人事档案信息共享平台提高了档案信息化管理程度，方便利用，有利于纸质档案的长期保存；第四，在档案内容上增加了适应事业单位改革的内容和有关个人社保、信用等情况，适合事业单位进一步深化改革的需要。

（二）、进一步深化事业单位人事制度改革

事业单位人事制度改革的重点是实行岗位聘用制。这种改革打破了身份的界限，有利于人才的合理流动。但在实际操作中，一般是实行一刀切的，没有对特殊岗位设立不同的聘用期限。比如人事档案管理岗位，这个岗位需要人员具有高度的责任心和丰富的经验，还需具备一定的专业知识。在聘用期限上需设置得比其他岗位长。否则，不利于人事档案的妥善管理。应在深化改革中逐步完善。

（三）、加强人事档案知识的宣传教育与培训

首先，应在现有的教育体系中适当增加档案专业知识课程。使人们在义务教育中就能理解档案及人事档案的含义，提高档案意识；其次，国家相关部门应在网站或在其他媒体中开辟专栏对档案知识进行广泛的宣传。使人们了解档案的重要性；再次，各单位要对档案管理人员进行专业、系统的培训。使他们了解档案的内容和分类，档案材料形成的时间规律，以及档案材料的收集、鉴别与归档要求，档案的保管与保密规定，借阅利用与转递规定等。通过培训，变业余为专业，充分利用现有人力资源。

（四）、加强信息化建设，提高人事档案的利用效率

要充分利用计算机技术，实现档案管理的现代化。不仅要利用计算机进行归档材料的记录和统计，办理档案的借阅和归还手续。还要利用计算机开发人事档案管理系统。目前，大部分单位都安装了单机版的人力资源管理系统。该系统在提供人员基本信息，编辑上级各类统计报表方面有较强的功能。但是没有自动生成各种证明文字的功能。可以通过系统的升级完善，开发适合提供人事信息利用的模块。比如，可以通过扫描增加收录档案原件功能模块，真实再现人事档案原貌，准确提供人事电子档案利用；增加自动生成人员身份证明、工资情况证明模块，提供人事档案的利用效率。

（五）、及时处理流动人员档案，以免后患

若单位无法与当事人取得联系，要严格按照人劳部办公厅《关于通过新闻媒体通知职工回单位并对逾期不归者按自动离职或旷工处理问题的复函》（劳力发[1995]197号）规定办理。不能因某种原因而耽搁，以免日后造成不必要的麻烦和经济损失。

（作者单位：内蒙古自治区测绘地理信息局）endprint