高校特殊载体档案管理策略研究

孙琳

一、高校特殊载体档案的概念和研究必要性

特殊载体档案是指以磁性材料、感光材料等为主要载体和以影像、声音、电子文件、实物为主要反映方式的历史记录，包括照片、录音带、录像带、影视片、光盘等。她记录的信息更立体，相比纸质档案更直观、生动，在还原事件和现场细节上具有独特作用，在办展、编研中尤显突出，能提升档案产品的文化性、趣味性，宣传、教育作用强。本文所研究的高校特殊载体档案是高校所保存的相对于纸质档案而言的其他各种载体档案的总称。

二、高校特殊载体档案管理现状

2013年笔者对20家在京高校进行了调查，85%的高校档案机构馆藏中涉及特殊载体档案，其中75%的高校涉及声像档案，85%涉及到各类实物档案，仅有10%的高校设有特殊载体档案的专门库房；年均数字化存储量500-1000G的占10%；但80%无备份标准、备份工作未正常开展；30%的高校有校史馆，15%的高校办展时由档案机构负责实施。高校特殊载体档案主要集中在影音声像档案，缩微胶片，印章，奖杯、锦旗、标牌，对外交流中的纪念品，校友捐赠物品，书画作品，教学或科研标本，电子档案等。

（一）现行管理方式和理念与当前档案工作发展趋势不相协调

特殊载体档案在校园文化传播、校史校志展陈、国内外交流、学生德育教育、学校信息资源产品开发中发挥的作用越来越重要。文书档案的归档工作通常相对规范，被调查的高校中有90%使用相应的档案管理软件进行管理，但特殊载体档案还存在“意识不强、重视不够”和“管理制度体系不健全、落实力度不够”，想用时急找、平时全面系统收集难等问题。有些声像档案未及时归档，待归档时已难以准确著录，有些部门或个人将特殊载体档案据为己有。很多学校没有专门的特殊载体档案管理制度，缺乏必要的章法或是落实力度，没有形成有效的监督和保障措施，档案的标准化、规范化管理程度与当前发展趋势不相协调。

（二）专业保管条件不足

1.经费不足，缺乏保管设备、专门库房

由于载体类型众多，技术、环境等保管条件的要求高于纸质档案，经常需要借助设备才能利用，管理和传播的成本相对较高；实物档案形态各异、尺寸不一，保管条件要因质地不同而区别对待。虽然国家档案局2011年第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》中提出：“档案馆在收集档案时，应同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料，收集有助于管理和利用档案所必须的专用设备。”但实际工作中大部分高校专用设备接收长期没被列入收集计划，专用设备的不足会影响档案的保管和提供利用。专门库房、专业设备的缺乏影响档案实体的安全保管，有时也制约了特殊载体档案的收集工作，影响档案人员的收集积极性和相关部门的移交热情。除一些专业学校（如戏剧、影视学院），各高校特殊载体档案的数量相对有限，一些影音、电子档案的生成或播放设备既没有按要求同步归档，也未按需求购买或升级。

2.人员技术问题

产生特殊载体档案的部门很多，非档案人员的归档意识和技能有限，而档案人员中懂得特殊载体档案生成、管理技术的人也有限——在调查对象中高校档案机构管理特殊载体档案的工作人员45%为档案专业毕业，只有10%接受过特殊载体档案管理的专门培训。45%的高校在进行数字化备份时出于技术、设备、人员的综合因素会选择外包。

三、高校开展特殊载体档案管理工作策略建议

针对上述调查，笔者建议以切实保护特殊载体档案原件为基础，以开展数字化建设为抓手，系统开展特殊载体档案管理建设工作：

（一）加强宣传、强化意识，制度立档、有范有纲

特殊载体档案管理需要领导重视，全员参与，是一项全局性工作，要借助重大校园活动、档案节日（如档案馆日）、利用档案为学校解决重大实际问题等有利时机，搭车展示与专门展示相结合，提升宣传水平，引起全员重视，争取各方支持，开门办档案。档案工作制度，不只是档案部门的工作制度，是包括整体规划、部门协作、团队建设、资金投入、具体操作规范及工艺流程等内容的集成化、立体化概念集。管理工作必须逻辑清晰、制度明确，要充分考虑到程序性、前置性和相互关联性，每个环节都应根据本校实际严格规范。规范体系中要包含归档范围、保管期限、组织确立、制度保障、技术支持、安全保管、提供利用、修复、销毁、人才培养等各个环节；建立考评体系，对部门领导、兼职档案员以及档案工作人员严格考核，落实奖惩。

（二）规划以数字化为核心的特殊载体档案管理模式

高校档案数字资源包括教学、教务、思政、人事、财务管理等专业数据库直接生成的数字资源以及馆藏档案的数字化成果，涉及到高校管理的各个领域，其他载体档案相应实现数字化管理应该是大势所趋。高校档案管理部门应与时俱进，制定相关发展规划，制定标准参数、建立数据中心，做好基础工作。

标准的制定非常关键，各校在进行档案数字化或数字化资源库建立时要充分以档案数字化地方标准或行业标准为依据，如《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《北京市国家机关电子文件归档工作规定（试行）》、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）、《缩微胶片数字化技术规范》（DA/T43-2009）等，主动了解行业内的通行做法，确保避免要求过低达不到需求效果、过高增加许多无谓成本的局面。

设计数据存储中心时要注意根据高强度、长时间，并发访问多和高读/写稳定性的数据处理特点进行选择，做好顶层设计，充分体现发展性、系统性、长效性，对特殊载体档案管理系统的有效建设与持续发展起到重要的保障作用。磁盘阵列是直接附加存储（DAS）的主流设备，但受服务器扩展能力的限制，不可能无限扩容，容量受一定限制；网络附加存储（NAS）将存储设备从服务器上脱离开来，完全独立于网络中的主服务器，通过网络共享方式给各用户机体提供网络数据资源服务。无论采用何种载体安全备份都要进行，有条件的学校要做好异质、异地备份。endprint

（三）建立标准化的流程，切实保障特殊载体档案的实体安全

流程控制是管理的重要手段。由于不同载体的载体性质各异，若想集成管理，要以数字化为引擎、以统一的流程控制作为支撑。各类载体档案管理的主要环节不外乎接收、核验、入库——接收时对声像档案通过采集设备采集视音频文件，其他载体档案通过扫描、拍照手段进行数字化；核验时著录或补充档案相关信息以及进行必要的格式转化、转移存储；入库时不仅原件要入，数字化备份副本也要虚拟入库（进入数据库）管理。原件入库要根据不同载体对温湿度、磁干扰等具体保管要求选择适宜的方式集中管理。没有专用库房可采用购买恒温恒湿胶片柜等单体设备的方式进行解决。由于有了数字化版本，既能看到档案原貌，档案原件也能减少使用，既安全又方便、节约管理时间和成本。

（四）以提供增值服务、提升服务水平为抓手，开展多种形式的收集工作，不断扩充档案资源

数字化管理为核心、信息化管理为手段的管理方式，可进行跨载体查询、更全面的进行检索；同时可以根据利用程序和权限赋予情况及时取得数字资源或根据著录的存址便捷查找，减少人工环节；使档案资源开发更易系统、便捷的实现，有助于更好地落实“档案十二五规划”中“以人为本、服务先行、安全第一”的三大战略，由简单服务向“增值服务”提升，不断提升服务水平：比如为文书档案和特殊载体档案建立互见号，互为佐证；为利用者所查的某张照片进行“专题图片”编研；为某件事、某张照片寻找亲历者，弥补照片、证书等实物档案的说明不详尽等问题。扩大了档案工作影响，有利于开展档案的收集工作。在向各部门正常接收外，要注意向重点部门和重点人物（摄录人员、著名学者及优秀学生等）特殊收集，收档对象、时间、形式上要打开思路、不拘一格。

（五）创造管理条件、注重人才培养，安全、经济的进行管理。

就高校的特殊载体档案数量和资产管理制度而言，将各种配套设备一一归档不易操作也不经济，一些特殊载体档案的生成软件归档可能还会涉及到版权问题。档案人员既要创造条件，不断积累、扩充档案设备，也要探索既安全又经济的手段，寻找适合本单位的道路——如利用业务部门的相对闲时进行特殊载体档案的定期检查、备份、编研，在不违法保密和安全规定的情况下租赁设备或外包业务进行检查、备份等来降低保管成本、提供保管条件。

（作者单位：北京联合大学应用文理学院）endprint