浅谈血站实物档案的管理

张沁霞

摘 要：随着血站工作的不断发展，留下了许多记录着血站的发展史和光荣史的珍贵物品，它们是更直观、更具真实性的资料， 由此形成了血站档案管理工作中的实物档案，做好血站实物档案的管理将是一项非常有意义的工作。

关键词：血站 实物档案 管理

随着档案事业的快速发展，实物档案管理作为档案工作的一个重要分支正日益受到社会各界的广泛重视。血站在自己多年的发展历程中，各项工作不断创新，不断进步，获得了诸多的荣誉和奖励，取得了许多荣誉证书、奖牌、奖杯等，同时，血站在开展的各项社会活动中特别是一些重大对外交往活动中，也留下了许多珍贵的宣传品、纪念品等，以上物品大多非常珍贵，从某种程度上体现着血站的发展史和光荣史，有着不可替代的地位和作用，同时还将成为撰写站史、大事记、年鉴等的依据和凭证。做好血站实物档案的规范化管理，将是一项非常有意义的工作。

一、血站实物档案相关概况

（一）血站实物档案的概念

血站实物档案是指收集整理的以便于保管的物质实体为载体，反映血站采供血业务、科研、管理、对外服务及社会交往等活动的历史真实面貌，对血站和社会有珍藏和利用价值的特定物品。 如荣誉证书、停用的印章、名人字画、各种宣传品、纪念品等。它是血站档案的延伸和重要补充形式。

（二）血站实物档案的重要性

首先，实物档案直观生动，富有说服力，是血站文书档案很好的补充，同时也丰富了室藏，具有很高的收藏价值。同时还将成为撰写站史、大事记、年鉴等的依据和凭证。其次，利用上级领导、社会各界人士、兄弟单位等来站参观之际，进行实物档案的展览，使更多的人能及时了解血站，支持血站的事业，从某种程度上体现着血站的发展史和光荣史，有着不可替代的地位和作用。最后，实物档案还能不断激发全体职工的工作热情，增强职工热爱集体，服务人民的信心，树立良好的血站形象。因此，做好血站实物档案的规范化管理，将是一项非常有意义的工作。

（三）血站实物档案当前的管理现状

血站档案部门当前档案藏品的主要形式是纸质的文书档案，许多单位对实物档案的收集管理工作不够重视，比如有的单位将历年获得的荣誉物品杂乱无序的堆放在库房或会议室的一角；有些随便找个木柜摆放起来；还有些荣誉物品散放在各科室或个人手中，长期无人过问，时过境迁，不是被污染了，就是遭到损毁或丢失，有的单位甚至给献血者发放的具有时代特点的宣传品、纪念品不予留存，从而使实物档案这种形象、直观的信息记录未能象其它门类档案那样得到系统的规范化管理，造成了档案管理工作的缺失。

二、血站实物档案管理的经验之谈

为了使实物档案收集管理工作做到有章可循，笔者认为，血站应出台实物档案管理办法或细则。明确实物档案的收集、 整理、归档、保管和利用等方面的相关要求，使实物档案的管理做到制度化、规范化。

（一）实物档案的收集

1、遵循的原则

实物档案的收集范围不能过大过滥，要注意数量与质量的统一。要本着“藏以致用”的原则，以将来需求利用为导向，与已有室藏档案相协调，对血站发展历程中有重大历史影响、有深远意义的、有典型代表性的、有特殊个性的实物进行收藏。对于只有一般意义、没有保存价值的实物不必收集。

2、收集范围

根据血站自身的特点和实物档案工作实践的具体做法，笔者认为血站实物档案的收集范围应包括：

（1） 血站从事采供血业务、科研、管理和对外服务活动（包括各种文体比赛）中获得的奖状、奖牌、奖杯、锦旗及各种荣誉证书等。

（2） 血站及各科室停用的各种印章。

（3） 血站在开展的各种重大活动（包括采供血过程）中形成的宣传品、纪念品、纪念章等。

（4） 上级领导及社会知名人士的题词和赠送的字画。

（5） 兄弟单位赠送的礼品、礼物等各种有价值的物品。

（二）实物档案的整理归档

1、分类

实物档案的分类要根据其形成规律和特点合理分类，一般按其制成材料和载体类型分为：一是奖品类，包括奖状、奖牌、奖杯、锦旗、荣誉证书等。二是题名类，包括上级领导、社会知名人士的题词、赠送的字画等。三是印章类，包括血站、各科室停用的各种印章等。四是纪念品类，包括采供血过程中形成的宣传品、纪念品、纪念章，兄弟单位赠送的礼品、礼物等有价值的物品等。

2、排列及编号

实物档案分类后，以“件”为单位进行整理，如一个奖杯为一件，一张奖状为一件，一份纪念品为一件，成套的实物以一件计。同一类中再按归档时间顺序排列，编流水号，一件一号，并在不影响实物品相的合适位置贴上标签，填写年度（形成时间）、编号、保管期限。实物档案的编号由类别号、件号组成，类别号按本单位分类方案编制。如：用“S”表示实物档案，如果实物档案类别下再按物品类型分类的可以用“S1”表示奖杯类，“S2”表示奖牌类等，件号是按归档时间顺序给的流水号，那么“S1—5”即表示该单位奖杯类第5件归档实物。

3、编目

实物档案按编号顺序，将内容输入电脑，编制实物档案目录。实物档案目录可设置编号、物品名称、年度（形成时间）、数量、保管期限、存放地点、责任者、互见号、备注等项目。在编目时要注意：奖杯、奖牌、奖状等荣誉性实物在编写题名时要写明获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级；纪念品、宣传品等实物要在题名中写明实物名称、公务活动名称；题词、字画等应具体到个人，如有需要还应注明该人的职务和单位，备注栏中填写字画、题词的规格；印章要在年度一栏填写印章使用起止时间。重要实物档案一般要编写实物档案内容简介或事迹摘要。

此外，实物档案目录可按类别以活页形式装订成册并编制封面。实物档案目录封面设置全宗名称、实物类别等项目。

（三）实物档案的保管

1、保管方法

实物档案载体形态各异、大小规格不一，小的有奖章、证书，大的有奖杯、锦旗，由于装具不统一，因此保管方法也不尽相同。可折叠的或小于A4幅面的实物档案，如证书、奖状、锦旗等，在贴好标签后分类别按顺序放入实物档案盒中保管，这样，既外观排列整齐又方便利用；较大实物档案，如奖牌、奖杯、纪念品、字画等，由于规格不统一，无法入盒保管，可在贴好标签后放在陈列柜或专用柜中保管；停用的归档印章应先蘸红印泥盖在白纸上，并在红色印模下方填写与实体相同的编号，再将印章清洗干净，装在特制的木格盒子里，印模向上，将印有印模的纸一同归档。上诉所有包装外要标示清楚包装内实物档案的类别和起止件号。

2、保管要求

对贵重的实物档案，我们要采取相应措施确保安全，移出档案室时，要履行签字手续；对实物档案要定期清点，做到帐物一致；平时档案工作者还要注重实物档案的整洁，做到定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损。存放锦旗、证书等易虫蛀的陈列柜，要投放防虫剂；实物档案还应使用数码相机数字化，并将形成的数码照片收入实物档案的电子文本中，为单位撰写站史、大事记、年鉴等提供方便。

（四）实物档案的利用

1、利用实物档案必须严格履行登记手续。

2、利用实物档案原则上只能使用实物照片，如确需使用实物档案原件，须写明利用目的，经站领导批准方能利用。

3、归还实物档案时，档案管理人员应对归还的实物档案仔细检查，核查无误后方可签字注销。如发现损坏，应立即追究责任。

此外，要想切实做好血站实物档案的管理，档案工作者还必须在站内主动沟通协调，积极耐心宣传，真正获得单位领导重视，取得广大职工支持，进而使实物档案的管理实现制度化、规范化。如此，血站实物档案管理才能真正步入科学管理、有效利用的良性轨道。

（作者单位：晋城市中心血站）

参考文献：

[1] 霍红梅.浅谈高校实物档案的收集[J]. 山西档案.2009.（6）

[2] 江中兰.加强“实物档案”管理和利用 [J].四川电力技术.2002.（5）endprint