浅议档案馆公共服务能力的提高

于冲

摘 要：档案馆如何提升公共服务能力一直是档案学界的热门话题。本文在总结前人经验的基础上，提出将“合作”理念引入档案馆公共服务能力建设中。同时提出在合作中，档案馆还要保持相对独立性，与各合作单位既有合作又有分工。

关键字：档案馆 公共服务 合作

2014年全国档案工作的总体要求，就是以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和党的十八大、十八届三中全会精神为指导，以服务全面深化改革为中心，以建设档案强国为总目标，继续健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系。[ 摘自杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话 2013.12.27http：//www.saac.gov.cn/news/2014-01/06/content_32080.htm]这就对档案馆的服务意识、方式、内容、水平等提出更高要求，加强档案馆公共服务能力建设，成为当务之急。

一、档案学界对提高档案馆公共服务能力的探索

纵观档案学界，对于如何提高档案馆的公共服务能力，学者们进行了有益探索，提出的方法建议虽然各异，但也有其共性。笔者认为主要表现在以下几个方面：

首先，要求转变观念，加强公共服务意识。因为服务意识的转变和创新是档案馆增强公共服务能力的前提和思想基础。正如国家档案局局长杨冬权在全国档案工作暨表彰先进会议上所说，“要以以人为本为核心，重点实现‘两个转变，建立‘两个体系。一是转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识， 重视所有涉及人的档案的价值， 建立覆盖人民群众的档案资源体系；二是转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系。

其次，要求充实馆藏资源，优化馆藏结构。丰富的馆藏资源和优质的馆藏结构是档案馆提供优质服务的资本。应该切实加大公共性档案信息资源集聚与整合的力度，使档案资源向档案馆聚集，形成档案馆布局科学合理、档案资源丰富多样、综合效益显著的档案管理新体制。

第三，要求拓展服务方式，开辟形式多样的服务渠道。做到“要我”服务与“我要”服务相互结合，传统服务与现代化服务齐头并进，单一服务与联合服务相互配合，有偿服务和无偿服务互为补充。

第四，要求建立提升档案馆公共信息服务能力建设的人才培养体系。人才是公共服务中的重要一环。档案馆人员直接面向服务对象，是档案馆公共服务的组织者和实施者。他们素质的高低、业务的熟练程度和服务态度好坏，关系服务质量的高低。因此，各级档案业务主管部门要尽快研究制定一整套在信息化背景下提升档案馆公共信息服务能力建设的人才培养办法、培养内容和培养制度。加大培训工作的力度，加快人才队伍培养建设步伐。

二、引入“合作”理念，是提高档案馆公共服务能力的有效途径

笔者以此为启发，认为可以从以下两个方面提高档案馆的公共服务能力：一是要搞好软硬件建设，将大众关注的，迫切需要了解的档案及时收集进馆，并提供最方便快捷的利用渠道；二是构建一个良性循环系统，设法吸引民众来档案馆利用档案，并将利用过程中的意见及时反馈，以便档案馆完善公共服务能力。但这里就有一个问题，以上方法对策理论性较强，大多是在宏观上把握，实施起来方向性不强；并且建议都是针对档案馆自身，对档案馆各方面都提出了较高要求，致使档案馆短期内建设压力过大，不能有的放矢地开展工作。如果以此为启发，导入某种理念，将档案馆公共服务建设压力转移分散，变被动为主动，是不是对实践更有指导性呢？

这种理念，笔者将其称为“合作”，即将档案馆放在大时代的社会背景下，通过与有关单位的合作，实现档案馆公共服务诸要素的最佳状态，达到提高档案馆公共服务能力、实现档案馆社会化的目的。在这里，笔者考虑可以将档案馆的合作对象锁定到以下几种单位：

（一）与社会文化事业单位合作

这里的社会文化事业单位主要指图书馆、博物馆等单位。合作目的之一是响应档案、图书、情报管理一体化的世界性趋势，发挥三者在功能上的互补，实现信息资源共享的目的。当代经济、科学技术和社会的发展，对图书、情报、档案的需求是整体的，即要求利用原始的档案资料，又要求利用系统的理论依据、数据、参考资料，还要求利用最新动态的科学信息。既要求全面系统，又要求精、准、快，手续方便，这就要求图书、情报、档案三者向横向发展，实行一体化。一体化的发展将促进档案馆公共服务能力的极大提升，但一体化无疑是个大工程，需要投入相应的人力物力财力，还要协调各馆之间的利害关系，尤其是档案的利用，还有很多条框的限制，暂时不能实现与图书情报相当的便捷性，所以我国目前还没有图书、情报、档案一体化的成功案例，但一体化的趋势是无可阻挡的，三者的合作只是个时间问题。

合作目的之二是利用图书馆、博物馆的社会普及度和二者共有的休闲娱乐功能，开发档案馆休闲娱乐功能，以期提高档案馆公共服务能力。休闲意味着人们将有充裕的时间去了解求知世界，它为档案馆提供了新的资源需求。面对休闲社会扩大了的利用需求，档案馆既要保障利用者享有平等利用开放档案信息的权利，又要保证公民个人权利不受侵害。所以对档案馆休闲娱乐功能的开发是公共服务建设的一个重点。而在这方面，图书馆和博物馆显然更有经验。相当长的一段时间，图书馆与博物馆已成为人们闲暇时间的两个重要消遣场所，通过与大众互动，它们有了一套相当完备的服务机制，与大众也更贴近。笔者在读研时曾经走访过上海市博物馆，在那里门庭若市。相较之下，档案馆门可罗雀。就以上海市档案馆外滩新馆为例，笔者在参观过程中发现，档案馆中正在进行一系列的主题展览：如《城市记忆——上海近现代历史发展档案陈列》，即按照时间和事由相结合的方式将上海近现代历史划分为先民足迹、租界掠影、城市发展等十余个主题，通过大量珍贵历史档案原件的展示，和图文并茂、通俗易懂的讲解说明，为参观者演绎了上海百余年的沧桑巨变。形式跟博物馆的博物展览相似，内容也着实吸引人，可参观人数却是寥寥，不足十人。究其原因，与长期以来人们对档案馆的认识误区有关。而单靠档案馆自身的宣传，不可能在短时间内扭转人们对档案馆的认识。笔者认为，最有利的宣传途径就是与图书馆、博物馆合作。一般来说，图书馆的用户和博物馆的参观者都具有一定的文化素质，对档案有潜在的利用需求，这部分人是档案馆的潜在用户。档案馆要抓住机会，在建设休闲娱乐区的前提下，在图书馆、博物馆中设立档案馆宣传专栏，激发参观者对档案的好奇心。还可以在档案馆、博物馆和图书馆之间加开公交专线，对于那些对档案馆有热忱的参观者，可以直接从图书馆、博物馆去档案馆参观访问，同理，档案馆的利用者也可以方便快捷的去图书馆和博物馆。这种方式扩大了三者之间的交流，为档案馆开发了一批新用户。从用户角度提升了档案馆的公共服务能力。endprint

（二）与政府机关合作

政府信息公开是保障公民享有的参与管理国家事务的知情权、监督权等法定权利的重要举措。《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称《条例》）第三章第十六条规定：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便利。行政机关可以根据需要设立公共查阅室、资料索取点、信息公告栏、电子信息屏等场所、设施，公开政府信息”。政府信息公开，对档案馆在服务渠道和服务方式上提出了新的要求，赋予了新的使命，对于档案馆拓宽服务方式，开展多样化的宣传服务打开了方便之门。同时，通过参与政府信息公开，档案馆可以提供综合性信息， 发挥政府信息资源整体价值，方便公众在档案馆快速、方便地查阅到源自不同政府机关的各类丰富信息；还可以降低政府信息公开成本，使政府机关不必为了公开信息增加额外机构或设备；再者，让档案馆公开政府信息，能有效规避公开中的主观阻力，向大众展示最真实政府形象。另外，档案馆具有强大信息处理能力和经验，可对收集到的政府信息，进行科学分类、排序、整理、乃至编研，将信息变成人人可以利用的知识。在这种档案馆与政府部门的互动中，档案馆提高了公共服务能力，政府部门也兑现了公开承诺，在人民心中树立了良好形象，二者实现了双赢。鉴于以上诸多好处，档案馆要紧紧抓住机遇，做好现行文件公开工作，要与政府部门充分沟通，开展合作。这里所说的合作，是让档案馆转变观念，不要把自身定位为政府附属部门，要敢于向政府就现行文件公开提出合理性建议，要积极承担起政府信息公开责任，主动收集、定期催促、及时补充现行文件馆藏。

（三）与教学单位合作

教学单位主要指设立档案学专业的高校。档案馆与高校之间具有强烈合作意愿。主要表现在：档案馆希望从高校得到最前沿的档案学研究成果，以指导档案馆建设实践；高校希望能从档案馆处得到开展档案工作的实践经验和问题，以开发新的档案学理论，培养理论知识过硬兼具实践经验的档案学人才。并且，二者分别是档案专业人才的输出地和输入地。在档案馆公共服务建设中，档案馆工作人员是其中重要一环，他们素质高低直接影响服务质量。所以档案馆和高校有必要展开进一步合作。具体的合作可从两方面展开，一是在教学科研方面展开合作，通过交流，互相学习，完成各自领域的理论创新和实践总结；二是在人才培养方面展开合作，档案馆可派遣工作人员去高校档案系参加培训，高校也可向档案馆输送实习学生，为档案馆定向培养专业人才。

除此之外，档案馆还可以与设立档案专业的中等专科学校合作。中专一般不具有科研能力，培养的是档案相关的实际操作人员，即初级人才。合作内容相对简单，主要是档案馆要定期关注档案中专的课程设置，避免开设的课程与档案管理实际脱节，培养合格的档案初级人才，更好地为档案馆公共服务建设服务。

（四）与信息化技术组织合作

当今社会是信息化社会，计算机普及和互联网广泛应用，改变了人们接受信息和利用信息方式。海量信息，海量存储。电子文件大量产生，对档案馆各个方面都是严峻挑战。为了满足人们日益增长的信息需求，要求档案馆能及时快速地提供档案信息，传统纸质档案显然不能满足用户的需求。档案信息化跟不上去，公共服务能力提高就是空谈。而我国档案馆馆藏中，纸质档案占大多数，如何实现档案信息化，就是摆在档案部门面前的一个棘手问题。如果单单依靠档案馆自身力量进行档案数字化工作，不但成本过高，而且效率低下，造成与国家信息化战略脱节。笔者翻阅国内外资料，发现美国国家档案馆在档案数字化工作进程中，善于借力而行，充分利用社会力量，与相关技术组织展开合作，将档案的数字化外包给技术组织，数字化效果较为明显。他们对档案馆中大量历史档案、照片档案、家谱档案数字化工作，采取招标方式，遵循非独家原则，选择多家合作机构，不同机构负责不同主题。档案馆不需要付给合作方费用，而是把由合作方数字化的档案目录的网上公布权转让给合作方。5年内，档案馆不能在自己的网站上提供利用，只可以在馆内免费提供利用，但不失去这些数字化档案的拥有权和电子文件的控制权。对合作方而言，必须按照国家档案标准、国家档案馆指定的数字化范围去完成档案数字化工作，5年内在互联网上的电子文件发布利用，他们可以收取利用费用，获取利润。据统计，每年约有100万人在网上查阅系统中注册，每人每年要花费70-100美元。这就是为什么有很多机构愿意与档案馆合作数字化项目的原因。当然，这种合作理念与美国公民网上利用的普及率高、对档案信息价值的认可不无关系。国内档案馆数字化工作可以加以适当借鉴。

值得注意的是，将纸质档案数字化外包出去，要谨慎行事，掌握好度，既要保护好纸质档案实体，确保在数字化过程中档案实体安全，又要甄别档案密级，涉密档案不能外包，即使涉密档案中有一些内容属于公开利用范围，也不可以外包。

三、档案馆在与相关单位合作中的独立性

档案馆在与相关单位合作的过程中，加强了自身建设，降低了成本，提高了公共服务能力，这种合作机制可以长期开展下去。但在开展过程中，档案馆要避免丧失独立性，依附于合作单位。一旦与合作单位之间出现问题，也能够及时作出反应，调整状态，保持正常的工作运转。档案馆的发展，归根结底还要依靠自身功能的完善。档案馆只有注意内外兼修，重视公共服务能力的建设与提高，才能够在社会化的大潮中立于不败之地。

（作者单位：沧州市档案局）

参考文献：

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[2]邬美飞，王孟辉.刍议档案馆公共服务能力的提高[J].浙江档案 2006.9

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[4]朱健.浅议档案部门在政府信息公开中的地位及作用[J].学术园地2006.9endprint