应用·应变·应急—剖析建筑企业档案安全管理系统三要素

伊媛

当今世界，瞬息万变。自然环境的迁演，政策制度的革新，技术手段的进步，无不给档案的安全管理带来严峻的挑战。特别是建筑企业，随着城市建设的发展，公司规模的扩大，档案数量的增多，对档案安全管理的要求必然会越来越高。因此，建筑企业档案安全管理工作如果还是仅仅停留在十数年前库房保管“八防”上，显然已不能适应社会发展的需要。而建立档案安全管理系统，才是目前建筑企业档案工作的首要任务。

完整的建筑企业档案管理系统由物质、制度和技术三个要素组成。认真剖析上述三要素，是建立档案安全管理系统行之有效的最好途径。

一、物质保证——建筑企业档案安全管理系统的基础

在建筑企业中，无论是传统的还是现代的档案安全管理系统都必须以物质基础为前提。合理的库房、牢固的装具、坚实的载体，无一不是档案安全管理工作所不可或缺的物质因素。

对于建筑企业来说，由于其体质不一而足，施工地点分散，现场条件恶劣，档案种类陈杂，企业档案安全管理系统的物质基础就需要特别做好以下几点：

（一）恰到好处、切忌浪费。建筑企业在建立档案安全管理系统方面，既有优势，又有劣势。就工作性质而言，建筑企业从档案安全系统的设计到施工都有着得天独厚的优越性，可谓“近水楼台先得月“；而从企业管理的角度来看，建筑企业通常把工作重点放在易于创造可视效益的市场营销、生产经营方面而忽略档案工作，更遑论档案安全管理工作了。针对这种情况，要打好建筑企业档案安全管理系统的物质基础，要注意两项内容：一是要统一规划，胸中要存有大丘壑，这是保证安全系统的建立的前提。在系统建立之初，有必要对企业的整体情况作深入、细致的调查，掌握全局，了解档案工作在整个单位的地位和作用，根据实际情况制定档案安全系统的总体规划，高屋建瓴才有利于工作的进一步开展；二是要善于利用现有资源建立安全保障体系。节流与开源同样是能引人关注的工作。充分利用企业已有的条件建立档案安全管理系统无论是从人力、物力还是财力上都易于获得决策层的支持。

（二）聚沙成塔、细水长流。借鉴建筑企业中的“工完场清”法，把基础工作做在平时，这样才能做到有问题及时发现、及时解决。对于档案安全管理系统而言这是比较重要的一环。以建筑企业工程档案为例，如果档案的安全管理工作都集中放在工程竣工后，需要向档案馆时才开始，那么其工程档案的安全保险性是非常有限的。因为许多技术资料在形成初始如不加强安全管理就会造成严重流失，甚至无法弥补。因此，在建筑施工企业中，特别是现场施工的工程，一定要实行边施工、边整理、边归档、边安防的“四边政策”，把档案安全管理工作落实到施工生产的每一个细节，才能“前松后紧”的不良现象发生。鉴于施工现场条件的局限性，档案安全管理工作更要见缝插针，做到专人、专机、专室，确保工程档案安全无误。

（三）重视检查、万无一失。为保证建筑企业档案安全管理系统的正常运行，对物质基础情况的检查与整改工作必不可少。检查工作大致分为三大类：一是投入运行前的检查。此项工作可以说是“基础中的基础”，是决定整个安全管理系统基调的重要环节，是必须引起高度重视的。二是常规检查。例如：库房情况每日检查，特别是利用率较低的库房。让日常检查成为习惯，既把工作量进行了有效分散，又保证了安全管理工作的实时进行，可称为一石二鸟之举。三是定期抽检。随着建筑企业中电子文档大量存在，对其进行随机抽样检查以确保安全就非常有必要了。电子文件的抽检样品要具有代表性，样品种类要相对广泛，才不会导致检查有失偏颇。此外，在建筑企业中实物档案的安全检查工作也要纳入安全系统中来，尤其是不存放在库房的外展实物档案，更要定月或定季检查，以避免其丢失或损毁。

二、制度措施——建筑企业档案安全管理系统的维护

制度是维系安全管理工作正常进行的有力保证。订立、执行、监控与修正制度，是健全建筑企业档案安全管理系统的不二法门。

严格的档案安全保护制度能够有效地约束企业中各相关人的行为，明晰责任，避免混乱，防患于未然。

建筑企业既有企业共性——自主经营、自负盈亏，又有建筑行业的特点——成员众多、良莠不齐。因此，在制定档案安全保护的制度措施上就应该根据不同企业的情况努力提高其性价比为宜。

（一）规不厌细、则务求实。在认真调查研究建筑企业个体的基础上订立精准的安全管理制度，是保障整个安全系统正常运行的软环境。换言之，只有细致的管理制度才能造就完善的安全系统。在实践过程中，建筑企业通常采取以下两种方式建立档案安全管理制度：一是“渗入式”，即在档案管理办法中体现安全措施。如下图所示。

既然档案的安全管理工作体现在整体档案工作的方方面面，那么在每项工作中分别制定安全管理措施就十分自然，不觉突兀。此种方式的优点是：浑然一体，方便使用，缺点是：过于分散，力度弱化。二是“单立式”，即单独制定安全保障措施。随着近年来档案安全事故的频发，这种方式渐渐浮出水面，回到建筑企业的视野中。因为将档案安全管理工作的各个方面按照一定的逻辑关系编纂成完整的制度，不仅清楚直观、主题明确，而且重点突出、影响力强，对于完善档案安全管理系统裨益良多。

（二）据实制宜、区分个体。鉴于建筑企业规模、体制、主业等等千差万别，相应在订立档案安全管理制度时就不能搞“一刀切”，而要根据实际情况分别订立适合企业的安全管理制度。在此要特别强调两点：一是，在不同的建筑企业之间，其安全管理制度不可照搬照抄，要在深入调查和长期实践的过程中具体情况具体对待。比如建筑设计单位和施工单位、上市公司与改制企业，无论是在档案的密级确定还是在库房的安全管理上都不尽相同，同一种档案安全管理制度就会出现适用与否的问题，因此不可同日而语。二是在同一个建筑企业中，要分清安全管理制度的各方面主次和重点。比如对待涉密档案和普通档案，原件与复制件，其管理制度一定要有所侧重，抓大放小，“好钢用在刀刃上”，用有限的精力去完成效益最大化的任务。endprint

（三）反馈整改、不断完善。任何制度要做到可持续发展，都离不开自我检测与修复。建筑企业的自身特点及社会环境需要其实时修正档案安全管理制度，才能保证整个系统持续不断地进步。一般说来，建筑企业档案安全管理制度的改进分为以下两种情况：一是制度本身在实施过程中显露出问题，需要及时整改修饬，拨乱反正。这种情况常常出现于制度订立之初。建筑企业是近年来才有了突飞猛进的发展的，关于企业档案管理的种种工作，各一说是“摸着石头过河”，仍处在探讨研究阶段。与之相应，建筑企业档案的安全制度就不可避免地在实施过程中出现各种问题。对待这些脱离现实、与实际情况不符的制度，建筑企业一经发现一定要立即修订，亡羊补牢，以免造成不可挽回的损失。二是由于事过境迁而造成档案安全管理制度不再合时宜需要重新修订。体制、法规、标准的变化都会造成建筑企业原来已制订的安全管理制度不符合新的客观环境而过时。对此，建筑企业应当随时修正，以促进安全系统不断向前发展。

（四）应急制度、有备无患。建筑企业应急管理制度是为保证在发生自然或人为造成的突发事件时能够及时、安全第一抢救企业档案，尽量避免或减少档案遭受损害而订立的。近几年天灾人祸发生频仍，严重危及档案安全、干扰档案工作秩序。针对潜在的灾害风险，诸如水灾、火灾、盗窃、地震、爆炸等情况，建筑企业应当编制应急抢救预案，特别是对永久保存的档案实行分级保管的基础上优先抢救珍贵档案，把损失降到最小。由此可见，建筑企业有必要将应急制度纳入档案安全管理系统中，未雨绸缪胜过临阵磨枪。根据我国国家档案局颁布的《档案工作突发事件应急处置管理办法》，建筑企业应该订立相应的档案安全应急制度。其建立步骤有二：一是吸收借鉴，他山之石可以攻玉。不仅可以学习上级档案管理部门的先进做法，也可以仿借建筑企业中其他部门在应急安全管理方面的有力措施，扬长避短、去粗取精，做好订立应急制度的铺垫工作。二是深入调查，制定适合实情之策。档案安全应急制度是依据问题的出现而产生的，是非常实用的措施标准。应急制度必须符合企业的实际情况，切忌生搬硬套、纸上谈兵，成为“空中楼阁”。

三、技术支持——建筑企业档案安全管理系统的拓展

科学技术是第一生产力。建筑企业在享受科技进步带来的方便快捷、扩大效益的同时，必然面临着随之而来的成本升高、安全防护等负面问题。新材料、新能源、新技术的投入使用一方面使建筑企业档案管理工作得到了进一步提升，另一方面也在技术领域提出了做好档案安全防护工作的新要求。通过技术支持发展档案安全管理系统也就成为了建筑企业需要研究的新课题。

（一）经济适用、可行为要。如前所述，建筑企业首先是作为独立的经济实体而存在的，其性质使其必然以追求利润最大化为经营目标。在此前提下，档案安全管理系统的技术支持就应当简单、方便，建立在企业的财力与能力可接受的范围之内。毫无疑问，只有性价比高的档案安全管理系统才能得到扶持和发展。如下图所示，在技术支持所需费用与建筑企业可接受费用之间，一定可以找到一个平衡点，即为最合理的技术支持价格。

由此也可以看出，只要建筑企业努力降低所需费用，提高可接受价格，即可顺利完成档案安全管理系统的技术支持工作。具体实施方法有：多渗透、巧借风、搭便车。所谓“多渗透”，是指在平时的档案管理工作中加大安全系统重要性的宣传力度，提高其可行度。所谓“巧借风”，是指充分利用政策督查等行政指令，使档案安全管理系统的技术支持成为必须要做的工作。所谓“搭便车”，是指将档案安全管理系统纳入安保系统和企业OA平台的开发和管理中，可以大大节约资源，达到搞好档案安全系统技术支持的目的。

（二）科技促进、安防相应。科学技术的进步必然会给建筑企业档案安全管理系统支持带来一个新问题——泄密。对于建筑企业而言，这个问题更加严重。因为企业档案的安全性已不仅仅局限于实物形态，而是扩展到其中的技术含量，所以保证秘密档案的安全就理所当然成为了档案安全系统技术工作的一项重要任务。俗语云：“解铃还须系铃人”，以保密技术来应对技术泄密，不失为“魔高一尺道高一丈”的明智之举。建筑企业档案安全保密工作应该包含以下三项内容：一是涉密档案与外界的接触量控制，加强泄密源头管理。二是做好安全监控，严格执行审批制度，重点强调过程保密。三是采用密码技术，保证涉密档案的安全。

（三）系统开发，技术保驾。随着现代化进程的加快，建筑企业从技术层面保护档案安全越来越成为未来发展的趋势。特别是工程档案，由于科技日益发达，空间日渐缩小，电子档案将在很大程度上取代纸质档案。通过技术创新寻找档案安全管理的最佳方法也就成为了建筑企业目前档案工作的重点。

建筑企业档案安全管理系统发展目标

如上表所示，建筑企业抓好档案安全管理系统的物质基础、制度措施、技术支持三要素，才能达到整个系统完善、健全、可持续发展的终极目标，有效地保障档案的安全，服务于企业，造福于社会。

（作者单位：北京城建集团有限责任公司）

参考书目：

1、肖秋惠：《档案管理概论》，武汉大学出版社，2009

2、何屹：《档案管理实务》，北京大学出版社，2010

3、张大虞：《城建档案管理》，中国建筑工业出版社，2012

4、彭远明、涂昊云：《电子档案安全评价指标的制定与实现方式》，《档案学研究》，2013年总第135期

5、郭莉珠：《档案保护技术学教程》，中国人民大学出版社，2008

6、国家保密局培训教材编写组：《保密工作概论》，金城出版社，2013endprint