关于企业数字档案馆建设的思考

邓红梅

一、“数字档案馆”的诞生

网络技术作为计算机技术和通信技术紧密结合的产物，它的成熟和完善，代表了计算机技术的发展方向，并极大地推动了社会信息化建设的进程。20世纪90年代，国家数字图书馆工程的推进，极大地丰富了公共服务网络的信息含量，进一步推动了我国信息化建设进程，对档案和档案工作产生了巨大的影响。

档案作为人类社会活动客观的、真实的记录，其信息本质为档案工作的发展带来了新的机遇和挑战。一方面，作为“信息资源之源”的档案信息将作为社会基础信息资源的重要组成而受到重视，档案的价值不断得到体现；另一方面，社会信息需求的不断扩大，对档案工作的服务质量提出更高的要求，如何充分利用先进技术，适应新的社会环境，是档案工作面临的重点问题。

信息技术在档案工作中的广泛应用，已经从根本上改变着档案工作的各个方面。档案工作由传统的以档案实体保管为重点，向以利用档案实体的数字化信息为主要形式面向社会提供服务的重心转变，网络化的管理方式取代了原有的手工管理，档案工作的内容也从单纯地管理档案信息本身，向实现与信息活动有关资源的综合管理方向发展，更重要的是档案的服务利用方式从分散、孤立、局部的被动的信息服务向系统、整体、全局的主动的服务方式转变。正是在信息技术高速发展的新形势下，伴随着档案工作的转变，作为档案信息化建设的发展方向，“数字档案馆”的建设理念应运而生。

二、数字档案馆定义

数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。

数字档案馆是把分散于不同载体，不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储，以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心，为企业生产、管理和决策提供可靠的信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。

三、数字档案馆建设内容

企业数字档案馆应依靠企业建设环境，充分利用各种网络平台以及各类网络资源，以先进的信息技术为手段，集成建设适应本部门本单位一定时期内数字档案管理需要的网络平台，开发应用符合功能要求的管理系统，推动馆藏档案资源数字化、增量档案电子化，逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。

（一）基础设施建设

应按照主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。包括网络建设、硬件设施建设和软件建设。

网络建设是数字档案馆的通信保障和基础网络，要保证档案馆及其下属单位有顺畅高效的网络环境，保障数据传递的及时稳定；硬件设施建设包括档案馆开展信息化建设所必需的网络设备、数字加工设备、海量存储设备以及计算机和输出设备；？软件建设是数字档案馆运行必需的各类操作系统软件、管理系统软件和资源数据库等。

（二）数字资源建设

数据是数字档案馆的核心，是档案信息资源的数字反映，所以数字档案馆实际上是一个庞大的数字信息资源库，在这个资源库中，不仅有文字、图像，还有声音等多媒体介质，因此，数字档案馆除了现已存在的电子文件以外，还必须将馆藏的实态档案进行数字化处理，使其永久的存储在服务器的磁盘、光盘或其他存储介质中，并建立各类数字资源数据库。

1、传统载体档案的数字化。将历史馆藏各类档案进行数字化转换，通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理，重视档案整理、鉴定、修复等基础工作，为数字化工作提供高质量的来源。

2、电子文件的接收。应当根据档案接收范围，实现纸质档案和电子文件双轨并行归档制度，收集时，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。

3、建立各种数据库。对信息资源进行整理，根据数字资源分类、利用要求、安全密级等建立目录数据库、全文数据库、元数据库等。

（三）应用系统建设

数字档案馆应用系统是一个动态的、可扩展的信息网络系统，在整个数字档案馆体系中起着承上启下的联接作用。一方面可以按照相关技术标准与现有各应用系统完整结合，获取各方面信息，丰富数字信息资源；另一方面，通过良好的人机交互，为用户提供跨地域、跨部门的信息服务。应用系统的开发应遵循整体性、开放性、稳定性等原则，实现收集、整理、保管、利用等档案基础工作的网络化。

1、信息收集：能接收立档单位产生的电子文件及其元数据、对传统载体档案进行数字化和采集重要数字信息资源等功能，能对电子文件格式识别功能，能进行在线审批功能，保证数据的完整、真实、可靠性。

2、信息整理：实现电子文件的在线管理操作，包括在线、离线录入，数据上传、批量导出，档案鉴定，条目装盒、排序、生成档号等功能，实现档案基础工作网络化。

3、档案信息利用服务系统：包括综合智能搜索引擎、信息发布、专题制作、资料汇编、统计分析等功能，能满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求。

4、文档一体化系统数据接口：能和其他应用系统对接，实现对其他系统产生的电子文件的接收与管理，实现快速归档，减少重复工作，提高工作效率。

5、运行维护跟踪管理系统：包括对网络信息流量、用户授权进行及时跟踪调整，记录日志等功能。

（四）档案信息传递和利用网络化

网络化是信息社会的重要特征。要实现信息利用的社会化，首先必须实现网络化，这是个重要的基础。同样，由于数字档案馆是在网上运行的，目前，支持数字档案馆的网络技术主要有：局域网技术，Internet技术和Intranet技术。档案信息不同于图书或其他信息，其传递的范围要受到密级的限制和访问权限的约束以及系统的安全性，因此，企业一般使用使用局域网技术。endprint

信息传递网络化需实现档案收集中档案审批网络化、这将有助于推动档案的利用效率和安全性，从而将档案由静态管理转向动态管理。

信息传递网络化需实现档案系统和其他数据系统对接，可实时动态查询应归档、未归档、已归档案，变收集工作被动为主动。

利用服务网络化需实现全文检索管理，提供高级浏览器的检索模式，对各种格式的电子档案内容进行检索。

利用服务网络化需建立自行维护的档案馆网站，发布档案馆相关法规、制度、编研成果、业务指导、开放档案信息等功能，全面展示档案建设成果，直观、快速提供利用。

（五）数字档案的资源安全

为了保障档案信息的原始性、保密性及网络的安全，要采取相应的技术措施。加密技术确保档案的非公开性或分等级公开；身份验证技术确保用户为网上合法用户；防写技术确保用户只能读取信息，而不能做任何改动；防火墙技术使本机构网络与外界之间设置障碍，是保护层，阻止外界对本机构的非法访问，某种程度上减少了法律纠纷；分级阅读下载技术能够对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理，加强档案资源安全管理。

要高度重视档案基础工作环节中的保密工作，提高人员保密意识，签署保密协议，制订应急预案，完善灾难恢复机制，提高应急处置能力。

（六）档案人员素质的复合化

建设数字化档案馆的同时，必须注重提高现有档案工作人员的能力与素质，包括专业知识、技术知识、管理能力等。因此就要进行跨学科，跨领域的人才培训。目的使原先知识单一的档案工作者成为既懂档案管理，又能熟练掌握现代信息技术的复合型人才。这样才能符合信息时代的要求。其基本途径，一是进行现代人才继续教育的培训，从现代化知识培训、管理科学培训、电脑技能培训和外语培训入手，对各类专业人才和管理层人员进行查漏补缺式培训。同时，也要提高职工自主学习的意识，是“我要学”不是“要我学”。二是运用动态的方式，组织各学术界与档案界之间的学术研讨和交流。一方面，促进学术界彼此的沟通，互相学习、借鉴，达到互动的效果。另一方面，达到勇于“走出去”的目的，努力跟上时代发展的步伐。

数字档案馆的建设使档案管理理论、档案管理技术和档案管理人员发生巨大转变，并最大程度实现企业档案资源的开发利用，提高档案人员技术水平，使档案人员关门保管档案转变为开门利用档案，从而最大程度的发挥档案作用，深度挖掘档案信息资源价值，实现档案事业的跨越式发展，改变档案馆封闭、半封闭状态，进一步提升档案信息资源在企业中的价值作用，为企业的生产经营活动提供强有力的信息支持。数字档案馆的建设和发展将促使计算机技术、网络技术、通讯技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，并且数字档案馆将随着这些高新技术的发展而日新月异，将成为由档案资源为基础，信息技术为支撑的超大规模的、便于使用的、没有空间限制的信息知识中心。

（作者单位：冀东油田档案信息中心）endprint