关于企业档案数字化建设的实践

余婷婷

冀东油田成立于上个世纪八十年代末期，至今已有二十五年的历史，其勘探开发的历程更加长久，目前拥有文书、基建、会计、科研、油气勘探开发等各类档案近110万件，这些档案是油田珍存的记忆，具有十分重要的凭证和参考作用，在反映和维护企业历史原貌、服务企业管理、支持经济建设等方面发挥了重要作用。

一、油田推进企业档案管理数字化的必要性

油田开发是一个系统工程，需要多学科、多种类、多工种和多部门的知识、技术、手段和分析方法；就油田勘探一项工作而言涉及物探、钻探、录井、测井、测试、井下及综合分析化验等知识和技术。相较于一般企业单位保存的档案，油田所存的企业档案文档种类多，载体繁复，新档案产生密集程度高，查阅利用率高，而大量的纸质、磁盘、磁带、光盘档案若只依赖传统方式归档查询，不仅费时费力，而且存在库房压力大、调卷不便、相应速度慢、原件易损等特点，随着科学技术的不断发展，特别是集团公司一系列信息应用系统的推广普及，传统的档案管理方式已经无法满足油田快速发展的勘探、开发及生产各单位内不同层次人员对文档资料的查询调阅等方面的要求。因此，传统的档案管理方式逐步被检索快捷方便、实时同步、异地调阅、解除“孤本”限制、存储空间小，维护方便、安全等优点的档案数字化取代。

二、油田施行企业档案数字化管理的先进性

档案数字化是数字档案建设的首要工作，传统载体的档案经现代各种技术加工成数字档案形式，使用者通过计算机进行检索、快速阅读电子档案，从而提高档案信息管理水平及工作效率，增强档案业务部门的服务水平。档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性，主要表现在：

（一）提高经济效益

过去一直使用粗放型模式，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管成本，节省了占地空间，而且查阅起来方便快捷，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

（二）提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档，并快速提供利用，以钻采部门为例，每口井工艺实施都需要查询历次井试油、固井、修井及套管结箍等详细位置的档案信息，在传统档案管理下，每次作业信息都需要一一查询，反复核实，而实行档案数字化管理之后，查询资料变得异常简单，研究人员只需在办公室内登陆系统客户端就能快速及时地掌握数据信息，为施行决策提供服务。档案管理数字化使信息实现超时空流动，使以往被“束之高阁”的档案变成了“无墙界档案”，档案库也从文件实体保管基本转变成提供利用方便的信息控制中心。

（三）增强档案原件保护

将纸制档案转变为数字化档案后，档案的使用更加安全，代替原件使用，可以有效保护档案原件；数字化副本异地保存，档案万一遭受损毁，也可以及时恢复；恢复档案材料模糊褪变字迹，修复污损残缺照片档案，特别是对历史久远的档案材料进行数字化处理，这些无疑都是对档案资料更好的保护；另外，通过对档案的数字化处理，可以有效防止部分档案篡改的行为。

三、油田施行企业档案数字化管理现状

冀东油田早在2000年就率先在中石油集团公司内部推行了中油档案1.0系统并于2005年进行了系统升级，所有馆藏档案全部打印二维条形码，编著存址信息，实现了目录级查询，2007年油气勘探开发类档案实行纸质档案与电子档案同时归档制，并在局域网内建立了映射关系的档案查询系统，实现了此类档案的机读查询。在这一良好基础上，2010年油田更依托集团公司推行的可在全集团公司范围内档案管理系统（简称E6），制定修正各类档案管理制度、规范32项，各类档案均实现了在线归档，规范档案资源管理，进一步加快档案管理数字化进程，档案利用方式得到显著改善。实行数字化管理之后的电子档案具有操作方便、传递快捷，存储空间小等突出优点，不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；电子档案可以在异地使用经过授权的电脑在客户端进行登录，使异地调阅利用成为可能。这些优势不仅扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案，更使档案利用者不再受“时间”限制，可以随时使用自己需要的文件，这种形式非常适用于油田生产，以查阅油气勘探开发类档案为例：油田采矿探矿区域跨度比较大，一线的技术人员如果想现场查阅测井数据资料，看蓝图曲线实物很不方便，要驱车赶回机关档案室进行查阅，人力物力浪费严重。而实行档案数字化管理之后，技术人员只要通过档案管理系统，在百里之外动动鼠标查阅资料一目了然，所有问题迎刃而解，档案数字化在一定程度上提高了档案利用率，提高了工作效率，能有效减少浪费削减成本，是开拓未来档案发展前景的必要基础。

大量实践证明只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的各种局限，使档案管理从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供优质服务。

四、档案管理数字化进程中的安全保密问题及应对措施

数字档案具有存储、检索便捷，传输快速，信息共享等优点，是传统纸质档案望尘莫及的，但事物的发展往往具有双面性，档案管理实行数字化之后的缺陷和不足也是显而易见的，尤其是在档案文件的安全与保密方面，可以说一旦泄密，其传播速度快、传播内容丰富等特点会给档案管理工作和经济社会发展带来巨大危害，其损失在短时间内难以弥补，因此，保密工作是档案管理数字化进程中的重要内容，对此，我们一定要不遗余力，及时发现问题解决问题。

（一）提高信息保密技术

企业档案是属于商业秘密的范畴，是企业核心竞争力的保障。为防止企业档案信息被窃取、删除和修改，档案管理人员要不断提高信息保密技术，通过签署确认、设置密码、身份验证、安装杀毒软件、服务器备份等保护措施，对电子文件的真实性，储存安全性，防范非法访问和病毒侵害进行有效保护。

1、防止修改。系统内的电子文件将被改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。endprint

2、设置权限。系统根据业务职能的需求，设置不同操作权限，其中包括系统管理员、应用管理员、数据管理员、归档人员和一般使用人员。各级用户不能超越自己的管辖范围，在利用时，要特别注意不要泄密。

3、防病毒系统。安装杀毒软件及局域网认证软件，定期进行病毒的检测和清除。

4、数据备份。实现异地备份，在不同房间的两台服务器上定期进行数据备份，以防止因火灾、水患等灾难造成同一房间内的所有服务器同时损坏。

5、复制保护。由于电子环境日新月异，存贮介质也会老化、落后，电子数据格式要定期升级和更换，物探原始和成果数据的大数据体在磁带、磁盘两种不同数据载体上进行复制，防止数据丢失和泄密。

（二）建全信息保密制度

建立完善的电子档案查询使用制度，用制度化的方式确保涉密档案安全。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。

要根据实际情况，对不同需求的档案利用人员确定不同的利用范围，按规定的履行审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文严密而简明，便于执行；要在传统管理制度基础上，结合电子信息档案的特点制定更加完善的管理制度。以冀东油田公司档案资料管理办法为例，其中规定“本单位所保管档案原则上只提供单位内部员工利用。利用档案需经过相应审批，审批流程可以在档案管理系统线上进行，也可以在线下进行。利用本单位（部门）形成的档案，或者非本单位（部门）形成的不涉密档案，在本单位（部门）相关领导审批后，由档案部门办理；利用非本单位（部门）形成的涉商密档案，经本单位（部门）领导、档案形成单位（部门）或专业主管部门领导、档案部门领导依次审批后，由档案部门办理。外部人员确需利用企业档案的，应打印填写档案利用登记表，通过本单位（部门）领导、档案形成单位（部门）领导、档案部门领导依次审批后持所在单位介绍信及个人合法证件（身份证、工作证、护照等）到档案部门办理。涉国密档案的利用严格按照国家和集团公司有关保密规定执行”。

（三）提高档案管理人员信息保密素质

担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全保密负有直接责任，因此，除了要对档案管理人员加强电子信息管理技术及档案管理专业技术培训以外，更为重要的是要加强其职业意识教育，培养他们高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

正确认识信息公开利用与保密的关系，促进档案管理数字化进一步发展。

油田企业档案数字化管理系统是在数字档案的基础设施、工程管理、业务办公和信息服务基础上形成的较为先进、合理、齐全的企业数字档案应用系统。利用电子信息平台，真正建立起档案部门与利用者之间的联系桥梁和纽带，使广大用户能够通过档案网站等相关平台更好的了解利用档案。通过以上我们对档案管理数字化的认识与分析，可以得知数字档案信息的公开利用并不是无限制的，而是要在安全保密的基础上进行。无限制的公开会给国家、企业利益造成伤害，因而，对数字档案而言，公开利用与保密都十分重要，二者是相辅相成的关系。档案工作要保密，但保密的目的之一是为了更好的利用档案，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用会失去保的意义，失去档案的价值；而利用也必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给企业的利益和安全造成危害。因此，对档案工作者来说，做好档案利用过程中的监督工作，有效的发现并制止纠正不利于档案保密的各种不良行为，做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全，是一切工作的重中之重。

总之，做好在数字化档案管理模式下的数字档案文件保密与安全工作，会使数字档案管理日趋完善，为档案事业的跨越式发展，提供有力保障。

（作者单位：冀东油田档案信息中心）endprint