企业档案数字化建设的几点思考

刘亚洁

在我国纸质档案使用近两千年，对人类社会，特别是我们具有悠久历史文化传统的文明古国影响更加久远、根深蒂固，既有实物的真实感，又有历史印证的沧桑感。这种存储形式直观明了，深得人们喜爱。纸质档案作为事件记录的原始载体，具有唯一性，是不可复制、不可涂改的。由于其直观性的特点，纸质档案更真实、更可靠，档案的鉴定也比较简单，这一点是数字化档案无法替代的。但是纸质档案在保存中对外界条件要求较高，档案寿命的长短与档案保管环境及保护技术有着极密切的关系，档案信息的利用率也会低于数字化档案。

一、企业档案数字化建设的必要性及现状

由于计算机网络的发展及广泛运用，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。档案数字化是利用智能信息处理技术，将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用各种存储管理技术将他们存贮于各种介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速检索出所需要的档案资料。凭借网络互联技术，建立计算机网络平台，以供需要者查询、搜索，人们将更多地从网络中获取档案信息，从而使档案信息利用不再受时间和空间的限制，数字化的档案具有资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用方便化等优点。企业档案数字化是大势所趋，档案从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性，同时数字档案还具有开放、易于检索、便于利用等特性，这样利于档案信息资源更广泛更高效地服务于生产部门和施工部门的需求。例如：我公司档案中心专职档案人员可利用已数字化的基建水厂档案信息，进一步开发档案资源，快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作，也可以为生产一线的基层单位提供生产工艺，设备技术资料的保障。

二、档案数字化建设面临的问题及思考

随着现代信息技术的迅猛发展，档案数字化建设成为我企业档案工作者关注的热点。数字档案具有存储、检索便捷，传输快速，信息共享等优点，是传统纸质档案望尘莫及的。但是由于数字档案本身的特性，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，我们只有清醒地认识到这些问题，才能理解档案数字化建设还有诸多难题亟待我们深入研究解决，否则将给未来的档案事业留下很多缺憾。笔者以为主要的问题及应对的思考有以下几方面：

（一）档案数字化的安全性问题。

数字化档案离开了计算机及相应的软件，就无法生成、传递、识别。数字化档案依赖于数字化设备而存在，因此，数字化档案具有不稳定性。主要表现在数字化文件所依赖的技术和设备更新换代异常迅猛，加上数字化档案的易更改、易复制等特点，给数字化档案的有效利用造成一定影响。那么怎么解决呢？首先，可实行档案保管的“双套制”，即同一内容但不同载体的两种档案的双套保存（即同一内容的纸质载体档案和电子载体档案双套保存）。双套制正好融合了纸质档案和数字化档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用实现。因此，双套制应有其存在的必要性和合理性，而双套制的存在，意味着今后我档案中心电子档案与纸质档案将长期共存，这将成为未来档案结构的一大特点。其次，我们还可以采用“异地备份”的存储方式。数字档案是脆弱的，许多人为与自然因素都有可能损坏数据。我们档案工作的核心是保护档案和提供利用。一个企业所有档案都保存于一个地方，方便管理和利用，但是安全性不够。由于档案的不可再生性，保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要，如遇到大地震等自然灾害，档案馆就有可能遭受重创，一些受损严重的档案是无法修复的。因此国家档案局要求：各级国家档案馆应建立异地备份库，对本级重要档案及电子文件实行异地备份，对重要的电子文件还要实行异质备份，即“双套制”。针对我公司的实际情况，“异地备份”和档案的集中统一管理是不矛盾的。例如，我公司的基建水产档案，在各个水厂建设过程中，所形成的一系列水厂生产工艺、构筑物等科技档案可以有水厂备份，而档案原件一定要及时移交档案管理中心进行统一保管。

（二）档案数字建设中常见的业务问题。

纸质档案在进行数字化操作的过程中，会遇到一系列的业务问题。一般来说，在原档案进行数字化之前要进行鉴定工作，以确定数字化的范围、操作顺序等等。例如，在界定数字化扫描范围时，将正本、定稿、草稿等不同版本的档案定为：先扫描正本，如果没有正本的，扫描定稿，无正本无定稿的，扫描草稿。又如：档案数字化过程中的拆卷（件）与装订问题，国家档案局曾于2001年1月1日开始实施立卷改革，推行文件级整理，免去立卷、装订案卷等复杂环节，但2001年以前立档的文件大都是案卷，这些档案在数字化扫描时必然涉及到拆卷、装卷问题，这已是当前纸质档案数字化加工流程中不可或缺的主要工作之一。在数字化扫描进行前还要不要拆件？扫描完成后，拆件还要不要装订？成为大家争议的热点。我认为：档案案卷（件）的拆装应视情况而定，基本原则是能不拆的不拆，能不装订的不装订。装订费时费力，既然档案已经变成电子数据，以后检索阅览在计算机上进行即可，档案案卷及原件无需装订，只要按顺序摆放在原卷皮或案卷盒里即可；另外，采取整卷（件）装订，不利于档案的保护，如果案卷中有一份或一页档案出现字迹退化或纸张老化破损或仿真复制等其他问题需要利用原件，只要取出一份档案即可，来回拆装有损档案寿命；再者，整卷提取也不便于保密。

（三）档案数字化的凭证价值问题。

档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要。虽然数字化档案具有参考价值这一点是没有疑义，然而由于认识上、技术上、管理制度上等诸多问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力，这无疑使数字档案的作用大打折扣。档案数字化的生命线在于其能够保持档案原貌。然而首先，档案数字化必须依赖特定的计算机设备加以解读，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。其次，数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题；它具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。第三，就目前的工作水平还难以保质保量地完成所有库藏档案数字化的任务，档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如：在扫描基建水厂档案时打印顺序出错，或存储出错，或建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真；在进行数字档案的迁移或提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。因此，要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正接受数字化档案，确认其凭证价值，可能还需付出更多的努力。

（四）档案数字化建设的诸多技术问题。

档案数字化建设是档案信息、电子设备和计算机网络技术联合支撑起来的，离开了高新技术的支撑，就没有档案数字化建设。档案数字化建设技术密集，诸多技术问题成为制约的难点。例如：技术过时问题，虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出，“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息；刻录档案数据载体的选择问题，为保证数据的安全，光盘等载体是作为备份的载体之一，载体质量的好坏直接影响到档案数据能否长期保存和使用；运行条件问题，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求一直是较难协调的矛盾体；档案数字化建设的标准化问题，档案数字化建设的目的是建成数字档案馆，要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国档案数字化建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题，另外，数字档案建设中还有经济问题如：企业档案信息数字化建设存在着投入与产出不协调的问题；人才问题，企业的发展，人才是关键，要培养一支既精通档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才队伍，才能真正推动档案信息化建设。

（作者单位：石家庄供水有限责任公司档案管理中心）

注释：

李和平 《企业档案工作规范》 中国档案出版社

姜之茂 《档案人员上岗必读》 中国档案出版社endprint