浅谈数字化档案馆建设的若干问题

2014-09-15刘焕成

档案天地 2014年13期

关键词：档案馆数字化数字

刘焕成

数字档案馆（Digital Archives）是伴随计算机技术、网络技术和数据库技术的发展而产生的一种新型档案馆，因为形成时间较短，目前档案学界还没有取得统一的界定。就数字档案馆而言，一些专家学者有着不同的看法和描述：

数字档案馆是“数字化的信息系统，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储；以网络化的方式相互连接，从而提供及时利用，实现资源共享”。

数字档案馆是“利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式”。

数字档案馆是“采用现代高新技术所支持的数字档案信息系统，是档案信息组织模式，代表的是一种信息环境和基础设施构建，是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心”。

这些看法和描述是从不同的角度提出的，结合上述观点，笔者认为数字化档案馆是一个数字化的信息系统，应用电子计算机来对数字化的档案资源进行管理，通过网络这种方式来实现检索和提供利用，最终达到档案信息资源的共享的目的。

一、建设数字化档案馆的必要性

1.1 档案馆自身发展的需要

（1）档案载体的变化发展

档案载体材料不断丰富和发展，逐渐并迅速地被磁盘、光盘所取代或更替，电子文件、电子档案的出现，以及对它们的收集、保管、保护和利用，对传统档案馆提出了更高的要求。

（2）档案原件的保护

建设数字档案馆，实现馆藏档案数字化，一方面可以代替原件提供利用，减少了使用过程中对档案的损害；另一方面，使档案异地保存备份有了可能，使档案在出现重大灾难的情况下不至于遭到毁灭性的破坏。

（3）未来发展的趋势

在数字化时代，网络远程获取信息成为信息来源的一个重要的途径。信息获取能力的高低，往往关系到一个国家、一个地区、一个人的发展甚至是生存。另外，资源共享是全球档案馆发展的必然趋势。传统档案馆要改变服务和管理方式，才能在网络下生存并得到发展。

1.2档案服务创新的要求

数字化档案能提供实时准确的信息用以支持管理、决策，将极大提高办事效率；也只有实现了档案的数字化，才能冲破档案利用的局限，使利用不再受孤本的限制、不再受地域和时间的约束，使得多人同时共享同一档案信息变为可能；使档案由封闭走向开放，由被动利用向主动提供利用转变。

1.3社会公众对档案信息资源的渴求

随着人们时间观念、信息意识的越来越强，公众对于信息的需求量也在不断增加。各级决策者做出重大决定需要迅速、准确，各部门的工作查考也要求及时，其他的利用者，如学者，想要了解某一地区的详细情况，档案馆则是一个方便、直接的途径。然而，我国地域广阔，要奔走各地查阅显然费时费力，就要求档案部门、信息管理部门改变传统的提供利用方式，借助现代化的手段将自身保存的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

1.4国家信息化建设的必然

《全国档案事业发展“十五”计划》把现代化、信息化建设列为档案工作的首要任务，制定了数字档案馆建设规划，提出了“积极开展多种形式的档案开发利用工作，加快档案数字化建设，加大档案工作为经济建设和社会发展服务的力度，全面推进档案事业健康发展”。[4]这就从全局战略的高度来要求各级各类档案部门必须把档案的现代化、信息化建设作为档案事业的战略重点来抓，进而推进国家的信息化进程。

二、我国数字化档案馆建设中存在的问题

2.1我国数字化档案馆发展现状

目前，我国各级各类档案馆已经普遍把计算机引入到档案管理工作中，各类档案管理软件也相继开发出来并投入使用。2002年11月国家档案局发布的《全国档案信息化建设实施纲要》提出要“在部分中心城市建设示范性数字档案馆”。国家档案局将深圳档案馆作为“数字化档案馆系统”工程的第一个试点馆，随后，各地也逐步开始试点建设数字档案馆。这些档案馆在数字化、信息化和网络化建设方面也取得了较大的成效，但是，它们绝大多数提供的只是目录查询，而全文阅览服务、音视频档案的提供利用还是很欠缺。

在我国一些欠发达地区，档案基础工作相对薄弱，人才资源欠缺，经济基础差，不要说目录查询，就是相对应的档案馆网站基本上都找不到，或者说只是本馆自己概况的介绍，查找档案信息资源是不可能的。在这样的环境下搞数字化意味着要付出更艰苦的努力。

2.2信息资源建设定位不准确

档案用户广泛存在于社会的各个方面，这些不同的用户，构成了需求多元化、多层次的用户市场，面对这样的市场，档案馆要明确自己的定位。“我国档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保存档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料中心”。[5] 档案馆是一个科学文化事业机构，受众面准确更容易让用户接受和满足，提供的服务应该便捷丰富，注重文化性，淡化学术性，重视地方特色。

2.3档案馆信息数字化技术落后

数字档案馆的建立，涵盖了多个学科门类和许多高科技领域的成果。离开了高新技术的支撑，建设数字档案馆是不现实的。但是，高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，许多技术问题成为制约数字档案馆建设的瓶颈。

（1）信息安全

档案信息的原始性和凭证价值，决定了其在网络环境中所要求的安全性要高于其它信息。安全问题也是计算机网络领域最为头痛的难题，主要是怎样防治计算机病毒和黑客的攻击、间谍的窃取以及人为的和非人为的对于电子通讯装置造成的破坏或威胁，还有由于人员安全观念和误操作的原因而造成的信息的泄密等。

（2）长期存取

目前的存储介质材料，还不能保证数字档案信息能够长期地存取，比较好的存储介质应当属光盘，可光盘的最长寿命也就是30年左右，与保存的上千年的纸质载体档案相比，相差甚远，而且还要受到各方面因素的影响，磁盘就更少了。endprint

（3）多媒体数据压缩与传输

要保证对信息资源的实时访问，网络系统中就需要有足够的带宽和空间，来快捷地传输文本、音视频和图像信息。而音视频信息所占的空间较之文本要大得多，那就必须对多媒体数据进行压缩，在压缩的过程中能否做到无损压缩？压缩不是我们的目的，只是为了传输起来方便，传输完毕后还需要解压缩还原。那在这个过程中，可能会造成档案信息丢失，也就是说我们可能还原不成传输以前的档案信息。那档案的原始性和凭证价值可能就会遭到质疑。

（4）数据加密

对档案信息进行加密处理，是数字档案馆建设中应该也是必须使用的技术之一。加密一方面是为了对信息的访问权限进行控制，只有被允许的身份合法的人才能访问利用。另一方面是防止对信息进行篡改。如果对加密的信息进行篡改了，它很可能或者说它一定不能还原成加密前的信息，解密后可能是一堆无法识别的乱码，这样就有效地保护了档案信息的真实性。可是，加密技术只能是相对秘密，就当前的一些技术和设备来讲，只要有相当的时间，对于一些密码是可以通过多台计算机共同计算通过蛮力破解的方式来解密的。

（5）信息“被”丢失

随着科技的发展，电脑硬件、软件以及存储介质等不断地被新产品替代，若干年后，新的硬件设备和软件很可能就读取不出旧的数字信息，使得原来的一些信息“被”丢失，如3.5英寸软盘，也就是十来年左右的时间，现在即使是软盘的磁质不损坏，但是想要找到能读取软盘的电脑，恐怕要费很大的周折，这样一来，软盘里存储的资料就等同于丢失了。

专家们提出一些数据转移的方法，比如说，每隔几年，把一些光盘资料重新刻录一下，这样做的结果可能是每一次的转移都会造成一定信息的丢失。这些丢失的信息累加起来，那就是无法弥补的损失了。

2.4相关法律存在冲突

（1）《著作权法》和《档案法》的冲突问题

档案作品是一种特殊形式的作品，它要受到“版权”和“管理权”的双重制约，也就是说，对于它的使用，不仅要符合《著作权法》的规定，还得符合《档案法》的规定。而两者在一些规定上存在着冲突。如，前者规定发表权是属于权利人所有的，而《档案法》中则明文规定“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布，未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布”。[6]这就产生了一个问题，档案作品的发表权究竟由谁所享有？《档案法实施办法》中规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意”。但是按照《著作权法》的有关规定，在作品保护期内使用该作品，须征得权利人的同意和许可，并非持有合法证明就可以不经权利人授权而利用。《档案法》和《著作权法》的规定存在交叉和不一致，有待相关部门进行深入的研究和协调，在制定法律法规的时候要兼顾到其它相关的方面。

（2）著作权保护

在数字化环境下，档案信息通过网络进行传递，很容易被获取、复制和传播。原来意义上的知识产权的保护方式已经无法提供有效的保护，使得权利人的著作权和隐私权等很容易被侵犯。从技术上要做到切实可行的保护也是不太可能，而目前的法律法规建设在这方面的界定也尚待清晰。

（3）凭证问题

凭证价值是档案的最基本的价值之一。数字化档案较传统档案缺乏直观性，需要依赖特定的设备才能浏览。信息和载体的分离，信息容易被篡改，而且不留任何痕迹，这样，就和人们对于档案原有的认识产生了一定的差异，对档案原始性和凭证性也开始了怀疑。世界上不同的国家，对于数字化档案作为法律证据的认可程度也有着相当的差别，这无疑会使数字化档案的作用大打折扣。

2.5档案馆信息标准不一致

数字档案馆的建设就是要使全国的档案馆连为一体，实现档案信息资源共享。然而要把全国的档案资源联系在一起，没有一个统一的标准是办不到的，正所谓“无规矩不成方圆”。目前，我国档案信息系统标准化规范化滞后，各个地方经济发展水平有相当的差异，开发和使用的软件繁多杂乱，对于档案文件的描述不尽相同，造成数据结构不统一、相互之间不能兼容，也无法更好地利用原有的基础成果，严重影响了档案信息系统水平的提高。

2.6建设资金短缺

档案信息化工作涉及面广，要保质保量地完成，需要雄厚的资金保障。这里面涉及的费用诸如购买数字化设备和各种软硬件、人员培训、系统运行和维护、设备的升级换代等等，名目多、开销大。国内很多档案馆的经费都算不上多，有的甚至给职工开工资都成问题。说到底还是以政府的投入为主，国家投入巨资去建设数字档案馆，数字档案馆最终能够给国家建设带来多大收益？数字档案馆也并不是一劳永逸的，投入能不能取得相应的回报也是很值得考虑的。

另外，还有收取费用的问题。目前档案馆向社会提供利用档案是允许收费的。建设数字档案馆投入那么大，收取一定的费用也是在情理之中的事情。但是这个费用怎么收取，如何收取才算是合理，收缴的费用是归档案馆所有还是上缴国库？利用者要利用数字档案，还需要支付一定的网络通信费用，对于数字档案的下载打印，无疑中增了成本。如果处理不好这些问题，最直接的一点就是利用者不去利用数字化档案，那数字档案馆的建设也就失去了原有的意义。

2.7人员信息化素质低下

数字档案馆最终还是需要人来操作的。档案馆也不可能全部聘用计算机专业人才，这就需要档案工作者不仅要掌握档案专业知识，也需要去懂得数字化方面的知识，才能对数字档案馆进行更好的使用和维护。再有，就是档案利用者的信息化水平，他们来自社会的方方面面，生活和教育背景不尽相同。他们水平的高低，一定程度上也限制了对于新事物的使用。数字档案馆固然方便快捷，可是他们不会用，那也是不行的。

三、数字化档案馆建设的几点举措endprint

建设数字档案馆是一种趋势，尽管目前建设数字化档案馆的技术条件还不是很完备，涉及的方方面面的问题还很多，然而在信息技术飞猛发展的环境下，我们有能力也有信心做好数字档案馆的建设。

3.1档案信息资源数字化的策略

（1）用户至上

用户至上的原则就是要快速、准确、及时地提供档案信息资源，满足需求者利用的需要，也是数字化的出发点和归宿。这就要求在决策时，要树立“以利用者需求为中心的服务理念，要从利用者角度出发的思想”。档案用户是复杂的社会群体，他们的工作需要、兴趣爱好是各不相同的，只有从具体档案用户的实际情况出发，认真了解和研究档案用户的需要、兴趣和接受能力，才能更有针对性、目的性地进行选题和策划，满足用户在学习、工作、研究等方面的需要。

（2）统筹规划

馆藏档案数字化是一项庞大的系统工程，需要花费巨大的人力、物力和财力。对于我国这样一个信息化程度不高、数字资源贫乏的发展中国家来讲，只有立足当前，着眼长远，制定切实可行的规划方案，统筹全局，通过馆际间协作，使每一个地方馆都融入到全国档案资源建设的总体规划之中，按照档案信息资源共建共享的计划来进行自身馆藏档案信息的数字化，进而推动地区性和全国性的档案信息资源体系建设，才不会造成重复建设和资源的浪费，达到预期目标。这就要求我们在建设时，一方面要树立“全国一盘棋”的思想，服从于全国信息化建设的统一部署；另一方面坚持整体观念，发挥合作优势，避免各自为政和“信息孤岛”的现象，杜绝重复性建设。

（3）循序渐进

档案数字化建设是一项长期复杂的任务，不可能一步到位。不同的档案馆，馆藏档案的数量、价值不尽相同，短期内对全部馆藏档案进行数字化是不合实际的，应当根据用户需求和馆藏特色安排好档案数字化工作的先后次序，分步骤、分层次地实施。

一是对用户需求大、利用率高的档案优先数字化。把档案数字化的目的就是为了用， “用户至上”的原则也要求我们要以用户的需求为导向，把用户最需要的和利用率最高的档案优先数字化，以满足他们日常工作查考的需要。

二是对馆藏珍贵档案和具有长远使用价值的档案优先数字化。档案是历史的真实记录，随着时间的流逝，档案文件始终处于不断的自毁过程中，我们进行档案数字化的目的之一也是为了保护档案原件。20世纪初德国学者迈斯奈尔提出“高龄档案应当受到尊重”，而这些高龄档案和具有长远使用价值的档案，一旦被损坏，其后果是再无法弥补的。因为档案是在日常工作中慢慢形成和积累的，历史不会重新再演。

三是对有经济、科技、文化价值，具有本地特色的档案优先数字化。档案是事实、知识和经验的记录，它记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在这些活动中的思维过程。由于地域、风土人情的不同，使各级各类档案馆在长期积累过程中形成了自己特色，反映着本地区物质文明和精神文明建设的成果，具有可靠而广泛的可资参考的特征。把这些有价值的情报信息应用于日常的工作、生产和生活，能够更好地为现代化建设服务。

四是掌握好轻重缓急。对档案信息数字化要先目录后全文。对全部馆藏档案进行目录数字化是可行的，也是必要的。档案目录数据库起着纲和领的作用，有了目录就很清楚地知道所需要的档案资源存于何地。目录数据库的建设还可以有效地防止重复建设。每个馆建设的内容都可以根据馆际目录查询得到，相同的或类似内容的，一个馆已经建设了，其它的馆就不需要再建设了。另外，我国馆藏档案数量巨大，限于资金和人力等因素，在安排工作上也宜突出重点，而不是“眉毛胡子一把抓”。

（4）质量第一

原始记录性是档案的本质属性，正因为如此，它才可以作为机关工作查考的凭据，作为生产经营活动的依据和参考，作为科学研究的基础和宣传教育的生动素材。而质量就是馆藏档案数字化建设的生命。把好质量关不仅是档案数字化的质量要求，同时，也关系到数字化后的档案能否发挥实际效用的问题，从某种程度上来说关系到档案具备不具备价值的问题。所以在数字化工作过程中，要时时处处把提高质量、严把质量关作为首要任务来抓紧抓牢。

（5）服务外包

进行档案信息数字化，需要大型的数字化设备作为依托。然而这些数字化设备的成本是极其昂贵的，单从费用上来讲，不可能每个档案馆都成套地购买数字化设备。就全国来讲，能负担得起这笔费用的档案馆也是屈指可数的。

国内有一些信息数字化的提供商，专门从事信息资源的数字化。他们在该行业已经取得了一定的成绩，同时也积累了一定的技术和经验。采用外包这种方式，把数字化的工作交由他们来完成，首先可以减轻档案人员的工作量，使他们更好地投入到档案管理工作的其它环节；其次可以避免花费巨资重复购买大型设备；再次，还可以形成产业化，促使数字化提供商不断完善自我、优化服务、改进技术、提升质量。而且，目前进行服务外包，进行资源数字化也是可行的。

3.2与本地区的信息化同步发展

建设这样一个宏伟的工程，最最重要的一点就是要联系实际，紧紧围绕当前经济和社会发展，与当地信息化建设的具体情况相结合，不断调整工作方向和思路，逐步提高档案工作的数字化水平，反对不切实际的冒进。

国内在构想数字档案馆时，觉得把纸质的档案转化后放到网上，就是数字档案馆了。而实际上，数字档案馆是一种新的档案馆工作方式，把纸质档案进行转化只是它的一个有机组成部分，它的最终成果是通过网络的联接实现档案信息共享。

3.3加强法律法规建设

我国的法制建设进程近几年来进步比较快，各个部门相继出台了一些法律规范来指导约束本部门内部的活动。各部门在立法的时候，应该多沟通，相互参照，相互配合，尽量减少冲突和不一致的情况出现，尤其是在涉及到一些交叉问题时更应该加强协同作用。不断完善数字化作品的版权制度，版权等问题的最终解决还需要依赖于制度的建立和完善。endprint

另外，在建设数字档案馆过程中，我们应该认真学习研究法律法规，减少侵权行为的发生，尤其是对于著作权的侵犯。目前我国比较认同档案的数字化是一种复制行为，其著作权由原作者享有。就公共档案馆的馆藏档案资源来讲，一些档案的所有权和著作权是分离的，这就要求我们在进行数字档案建设和对档案信息资源数字化时合理区分不同的类别，避免侵权行为的发生。

对不受著作权保护的档案以及超过保护期限，进入公有领域的档案，档案馆可以自由进行数字化处理，当然也要注意保护作者的人格权的完整。

对受著作权保护的馆藏档案，除了法律规定的可以合理使用的以外，都应当征得著作权人的许可和同意，才能进行数字化。比如，档案馆通过购买、征集、寄存和接受捐赠等途径获得的档案，有的所有权属于国家、著作权属于个人，有的都属于个人，对这样的档案进行数字化，一定要谨慎，稍微的疏忽可能侵害到权益人的利益。

3.4统一档案信息资源建设的标准规范

建设数字化档案馆就是为了使用户能高效、快捷、简易地获取网络中任何档案信息资源，这就要求对档案资源的处理加工，以及传输和利用等工作要实现标准化和规范化。各部门之间、各档案馆之间应该相互合作、互通有无，避免各自为政和重复建设的现象出现。应该在充分调查研究的基础上，结合国际、国内已有的标准和通用规范，逐步形成与数字化档案馆建设有关的标准体系，以使各馆之间能互相兼容，达到通用、科学的要求。就数字档案馆建设来讲，大体需要注意以下几个方面的标准规范：

（1）数据描述：对于各个术语进行标准化的定义和描述。

（2）字符编码：包括定义西文字体、中文字体的编码以及一些特殊字符集等的编码。

（3）数据格式：包括视频格式、图像格式、音频数据格式、文本数据格式等。

（4）数据交换：在一个网络当中，可能会存在不同类型的计算机，不同的操作系统，要实现这些系统之间共享数据和网络的要求。

（5）信息的著录标引：这是至关重要的，它直接影响着查全率和查准率，关系到信息能否被检索得到，能否及时地提供利用。

（6）信息的输出：统一的目录显示格式和浏览器查询格式，使得用索和利用变得更加方便。

（7）网络协议标准：没有统一的网络协议标准，联网检索和信息传递是不可能的，就更不用说实现信息资源共享了。

另外，还要遵循档案工作的基础标准和业务技术标准（如档案术语、种类划分、收集、整理、编目的标准等），以及一些国家标准和行业标准等等。

总之，标准化是数字档案馆建设的灵魂，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

3.5加强现代信息人才培养

数字档案馆融合了许多高新技术，数字档案管理对于档案工作者提出了更高的要求。也就是说，档案工作者不仅要懂得档案专业知识，还要较好地掌握计算机技术，通过不断地业务学习、交流、培训，提高自己的文化水平和业务水平，把自己塑造成一个复合型人才。只有这样，才能适应档案管理信息化发展的要求。

另外，还要不断提升全社会科学文化水平，大力发展教育，普及现代科学技术知识，以使他们更好地利用现代信息资源，为社会主义建设服务，这也是科教兴国战略的题中之意。

3.6规范电子文件的管理

重视电子文件的收集和管理，这也是数字档案来源的保证。许多部门不惜花费巨资大规模扫描纸质档案，不注重平时生成的大量的电子文件，没有及时做好保存，慢慢地陷入一种恶性循环，即总是在不断地大规模地数字化以前的一些纸质档案。

另外，电子档案的信息内容和载体是相互分离的，这就使得它可以不留任何痕迹地被修改。对于利用过程中的控制比纸质档案要难得多，档案工作人员缺乏足够的经验，有时也不易及时发现问题。在利用过程中，就要采取必要的措施，比如限制在室内阅览、转换成纸质文件再提供利用，制定电子档案专门的利用制度，比如资格审查、对复制件的可靠性进行审核，以保障电子档案的凭证性地位。

国际上对此一般采取对转化前的电子文件加密，在电子文件办理过程中使用电子签名和电子印章，对于整个参与办理过程的人员进行一些权限的控制。这样能否真正解决档案原始性和凭证效力的问题，都需要加以时间的考验。

综上所述，由于信息技术的迅速发展，使得整个社会信息流通的基础结构发生了变化，为了组建国家综合信息系统，实现档案信息资源共享，节省信息储存空间，需要建立数字化档案馆，并且数字化档案馆也是档案馆自身发展的方向。

（作者单位：沧州市档案局）

参考文献：

[1] 金波.为什么需要数字档案馆[J].档案学通讯，2002，2

[2] 巩宝荣.人才·技术·标准·制度—数字档案馆的构建与运作[J].北京档案，2002，2

[3] 邓绍兴、陈智为.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1996

[4] 崔玉海.馆藏档案数字化要坚持四项原则[J].山东档案，2006，5

[5] 卞箴杰.档案数字化建设中应遵循的原则[J].档案时空，2006，1

[6] 冯惠玲、张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001：71、108～113、114～161

[7] 张东华.对档案馆藏数字化的法律思考[J]. 档案学通讯，2004，2

[8] 郭莉珠.档案保护技术学教程[M].北京：中国人民大学出版社，2000