电子文件的保护方法研究

2014-09-15武祥乐张福娟

档案天地 2014年13期

武祥乐　张福娟

近几年，随着科学技术的迅猛发展，办公自动化的普及以及政府电子政务活动的开展，信息技术在社会各个领域得到普遍运用，从而形成了大量的新型文件，即电子文件。电子文件的出现，是对传统的文件管理模式的挑战，针对电子文件的保护已受到人们的普遍重视，众多学者对其进行了深入的研究。由于电子文件的不稳定性，怎样保证档案信息的完整、真实和安全，做好电子文件的维护和保管工作，显得非常重要。

一、电子文件的定义及特点

1.1电子文件的定义

在国家标准《电子文件归档与管理规范》中将电子文件（electronic records）定义为“是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送文件”。[1]这个概念揭示了电子文件的基本构成要素，即数字设备要素、信息载体要素、网络环境要素、文件属性要素等。这些要素体现了电子文件的主要特征，同时也揭示了电子文件的两个基本属性，即电子文件的数字化的技术属性和作为文件的功能属性，这就为我们理解电子文件的内涵，了解电子文件的特点，并据此来开展电子文件的保护工作提供了必要的前提。

1.2电子文件的特点

只有深刻了解电子文件的特点，才能更好的保护电子文件的安全。

1.2.1电子文件的系统依赖性

电子文件的依赖性表现在两个方面，首先是对计算机硬件系统的依赖性。其次是对计算机软件系统的依赖性。

1.2.2电子文件的虚拟性

电子文件不再具有传统文件的实体状态，它只是一种虚拟的文件，这就导致电子文件的信息内容与载体之间是可以分离的，其信息内容是可以流动的，具有相对的独立性。

1.2.3电子文件的不稳定性

首先是电子文件的可操作性强，容易修改。其次是信息技术的飞速发展，电子文件的硬件软件系统不断的更新换代。第三是计算机硬件和软件系统的性能不稳定，造成电子文件的损坏或丢失。第四是网络环境下的电子文件容易感染病毒，或受到黑客的攻击，导致文件的丢失或损坏。

1.2.4电子文件信息存储的高密度性

电子文件的信息存储密度大于人们认知的以往的各种信息存储介质，而且随着信息技术的飞速发展，电子文件载体的信息存储密度也在迅速增大。目前我们常用的个人计算机的硬盘容量已达到1T甚至更多，其它常用的存储工具如移动硬盘、光盘和优盘等的容量也在快速增长。

二、影响电子文件寿命的因素

2.1载体因素

电子文件不同于传统纸质文件，它的载体是磁性物质和光盘。磁盘和磁带的支持体是聚酯底基，聚酯底基易产生静电而吸引灰尘，导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点；粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现；磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。[4]光盘是利用激光技术进行信息存取的一种记录载体，它由盘基、记录介质和保护层三部分组成。目前光盘盘基常用的载体介质主要有碲、碲合金和碳铝化合物等，这些载体材料在激光热效应下易产生物化反应，在酸碱环境中容易发生化学反应，导致载体变质。与传统的纸质档案相比，电子文件载体的耐久性受更多因素的影响，其寿命也短得多，一般为5-20年。

2.2环境因素

由于电子文件载体的技术特征，因而它的保存环境更为复杂，温湿度、灰尘、光线、有害气体、外来磁场和振动都会对电子文件的可读性造成影响。

2.2.1温度

温度对电子文件载体的影响较大，在环境温度过高的情况下，会使磁性载体和光盘膨胀变形；长期处于低温环境中，又会使电子文件的载体变脆易裂，从而影响激光束的信息定位，使信息的输出出现误差。

2.2.2湿度

湿度的变化会使电子文件的载体发生物理变化，或产生水解反应。当环境湿度过高时，光盘、磁盘和磁带等都会受潮生霉。当湿度过低时，电子文件的载体又容易产生静电，从而吸附更多的灰尘，影响文件信息的读出效果。

2.2.3灰尘

灰尘是影响电子文件载体的重要因素，它对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏三种。物理损坏是指灰尘附着在电子文件载体表面，会划伤磁盘、磁带和光盘表面，造成电子文件载体的物理损伤，使文件信息丢失；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会和电子文件的载体材质发生化学反应，不同程度地引起磁性载体和光盘载体的腐蚀、降解等变化，造成记录信息的丢失；生物损坏是指灰尘中携带有大量的霉菌细胞，霉菌会分泌酶和有机酸，这些物质会造成磁性载体和光盘的降解或损坏，使数据丢失。

2.2.4有害气体

有害气体对电子文件的破坏力很大。主要的有害气体包括二氧化硫、二氧化氮、硫化氢和氯气等，它们具有酸性和氧化性，在一定条件下，会吸附在电子文件的载体表面，与载体中的物质发生化学反应，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，使其老化、变质，或造成磁粉脱落，使电子文件信息丢失。

2.2.5光线

强光的照射会使电子文件载体材料发生光氧化反应，使其老化速度加快，强度下降。紫外线对电子文件载体的破坏尤为严重，紫外线的能量会破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号减弱，影响信息的读取效果。

2.2.6外来磁场

外来磁场对电子文件载体的破环主要表现在会使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，使信号丢失，或信噪比降低，破坏信息记录，影响信息读出效果。

2.2.7机械振动

强烈的机械震动首先会直接造成电子文件载体的物理磨损，同时也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，使剩磁减弱，从而破坏信息的记录信号。endprint

2.3技术因素

首先是技术更新对电子文件的影响，在飞速发展的信息技术产业中，计算机硬件系统和软件系统的更新速度非常快，电子文件的储存载体也不断的被新产品代替。

其次是计算机病毒和“黑客”攻击对电子文件的影响。由于电子文件具有不稳定性的特点，其安全性受到了严峻的考验，随时面临被篡改、盗窃、甚至销毁的危险。

第三是由于当今科学技术水平的限制，电子文件本身所具有的安全漏洞目前还不能弥补，现在的电子文件管理系统和防火墙等技术，还很难确保电子文件的安全。

第四是由于商业的原因，原生产电子文件设备的企业破产或改变产品类型，而很难找到与原产品配套的电子设备，导致电子文件无法读取。

2.4管理因素

管理因素是影响电子文件保护的重要因素。目前人们对电子文件的法律效力问题还没有达成一致，在日常管理中对电子文件的保护不够重视。据专业机构调查，每年发生的信息安全事故中有一大部分是由于电子文件的管理失误造成的。一方面是由于目前的文件工作者不具备电子文件保管利用的相关专业知识，在操作和管理电子文件的过程中出错，造成电子文件的损失。另一方面是由于目前的电子文件管理制度还不规范，没有有效的安全法律保障。所以有效、完善的电子文件管理规范和一批高素质的文件管理者是维护电子文件日常安全的最有力保障。

三、电子文件的保护方法

根据电子文件的技术特点和影响电子文件寿命的因素，我们可以把电子文件的保护归纳为以下几个方面。

3.1电子文件的载体保护

电子文件的载体主要可分为光学载体和磁性载体两种。磁性载体包括磁带、硬磁盘、软磁盘等。光学载体包括只读光盘、一次写入光盘和可擦写光盘。硬盘和光盘是最常用的两种外部存储设备。电子文件载体的性质特点就决定了其保管条件有着不同于纸质文件的特殊要求。即：

3.1.1掌握电子文件载体的正确使用方法

首先，要保证计算机电源的稳定，不随意关机和频繁启动。电源不稳或随意的开机关机，都会造成硬盘驱动器的损伤，强大的电流有时也会损坏计算机的芯片，造成计算机系统的瘫痪，使硬盘里的文件的不能利用。

其次，对于光盘文件来说要尽量减少其使用次数。因为在光盘运行时，激光以烧蚀方式扫描记录信息的光盘，光盘吸收激光热能，使光盘的材料发生变形、变色、分解、蒸发、升华和降解等现象，从而影响光盘寿命。此外当光盘处于工作状态时，不能强行弹出光盘，因为此时光盘正处于高速旋转状态，经常在中途强行停止转动不仅会擦伤光盘，而且在激光扫描光盘时会改变入射光和反射光波分布而引起误码，导致信息的丢失。[5]

3.1.2控制适宜的温湿度

根据《磁性载体档案管理与保护规范》的规定，磁性载体的保管温度应在15℃—27℃、相对湿度在45%～60%的范围内，推荐最佳保管温度为18℃，相对湿度为40%，而且24小时内温度变化不得超过3℃，相对湿度变化不得超过5%。[6]

3.1.3防止灰尘

要做好室内的防尘工作，尽量减少空气中的灰尘含量，保证机器清洁；严禁用手直接触摸光盘读写面和和磁盘的索引孔处；对于光盘，在使用后应放回专用的盘盒中储存，不能随处存放，要防止光盘信息面的磨损。

3.1.4 防止外来磁场

加强对已记录信息磁性载体的管理，在电子文件保存和使用过程中一定要远离强磁场，要求磁性载体与外界磁场的距离在80mm以上，以确保不受磁场的影响。磁性载体的库房应设在远离磁场的地方，如不要在变压器，高压电线附近。还可使用软铁、镍铁合金等软磁物质制成箱柜，对磁场进行屏蔽，在存有重要电子档案的库区设置测磁设备，检测隐蔽的磁场。

3.1.5防止机械震动

强烈的机械震动，也会对电子文件产生影响。因此要注意做好减震防冲工作。首先计算机应平稳放置，其次对存储电子文件的载体在搬动时，要注意轻拿轻放，不要发生碰撞，防止摔坏其载体，造成信息的丢失。

3.1.6防止光线和有害气体的影响

有害气体和光线（特别是紫外线）对电子文件载体危害极大，注意做好防光工作，不要让室外光线直接照射在软盘或磁带上。还要保持室内的空气清洁，防止有害气体的侵入，做好室内的通风换气工作。

3.2电子文件的信息安全保护

对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离使文件信息随时面临着被修改、盗窃、甚至被销毁的危险。所以我们要把电子文件的信息安全保护作为电子文件保护的重要内容。

3.2.1建立一套科学、合理、有效地电子文件保护机制

信息安全是由安全的软硬件技术、完善的管理规范和有效法律保障来共同维护的。我们要从每一个环节堵塞电子文件信息安全的漏洞，这些环节包括从电子文件形成、处理、传输、积累、整理、归档电子文件的保管、提供利用的全过程。这就需要我们建立一个有效的安全技术规范和人员行为规范来确保整个过程的安全有序进行。

3.2.2信息加密技术

加密技术就是利用各种技术手段把数据变成乱码传送，到达目的地后再使用对应技术进行还原。信息在传输的过程中采用公钥加密体制，发送者使用公开的加密密钥对文件加密，接收方使用对应的解密密钥对收文解密，第三方很难解密，从而有效的保护了电子文件的信息内容。这是电子文件的主要保密安全措施。

3.2.3数字签名技术

数字签名技术就是在文件管理利用的过程中对文件的发送者、接受者、利用者进行身份验证，以确保用户的合法性，来有效的保护电子文件信息的一种安全策略。数字签名是以数字形式存储并能在通信网络中传输的方法，这也是公钥加密算法的一种用法。

3.2.4防治计算机病毒，制定严格的防病毒机制endprint

一是要安装正版的杀毒软件，并及时更新，防止病毒侵入。二是不随便上网下载信息，不安装盗版软件。三是对需要接入计算机的存储设备（包括软盘、硬盘、光盘等）要先进行查毒、杀毒后才能使用。四对保存重要文件的计算机最好不要联入网络。

3.2.5信息备份

信息备份是对信息损坏的一种预防性措施，是电子文件文件信息安全保障的最重要的辅助措施。目前我们常用的备份方式有本地备份和网络备份两种。此外还要制订备份管理制度，做好备份工作。由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点，做好电子文件档案的备份工作非常重要。这就需要切实做好以下几个方面工作：一是由于电子文件载体寿命短的特点，对于需要长期保存的电子文件，最好采用定期备份的方法，二式要建立多套备份，并分开保管，以免电子档案载体意外损坏。此外对于重要文件最好制作相应的纸质文件进行备份，纸质和电子文件两套同时保存。

3.2.6网络安全

计算机的网络安全主要受到计算机病毒和黑客攻击的影响。我们目前采用防火墙技术、漏洞扫描技术、入侵检测技术等来确保计算机信息网络的安全。随着科学技术的不断发展，黑客的技术和手段也越来越高明，许多攻击方式并不是单独的一种防护技术所能应对的，我们要从多方面入手，运用多种防护手段，来确保网络环境下的电子文件信息安全。

3.2.7电子文件长期可存取技术

目前我们采用的办法包括转换、迁移和载体转换三种。转换就是将文件从一种格式存储为另一种格式。迁移是不同信息载体之间的转化。转载就是将文件从一种载体转移到另一载体上。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实践的验证，所以，电子文件的长期保存问题是目前文件工作者将要研究的一个重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，我们需要定期进行复制，以防止信息的损失。

3.3电子文件保护制度的建设

首先要建立健全法律规范，保证电子文件的信息安全。电子文件的保护需要得到法律方面的保障，目前，我国已制定公布了一批相关法规，如《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《网络安全法》等，但这些法规还都是一些原则性的规范，没有形成相应的保护体系，我们还需要进一步完善和健全，这样才能达到规范电子文件的管理活动，和惩治信息违法行为的目的，切实维护电子文件的信息安全。

其次是建立健全电子文件全过程保护的管理制度。电子文件信息的不安全因素贯穿于其整个生命周期过程中。因此，必须建立一套涉及电子文件全过程的制度规范，并完善其监督机制，严格执行。

四、电子文件保护的发展趋势

电子文件是数字化的信息文件，它具有信息技术的特点，又具有文件的功能属性，这就决定电子文件的保护需要计算机安全专家与档案文件工作者共同的努力。

随着科学技术的发展，电子文件的载体性能和计算机系统的性能逐渐提高，这就大大提高了电子文件的稳定性，同时针对电子文件的保护技术也在不断提高，许多计算机专家致力于电子文件保护技术的研究，众多的电子文件保护系统被开发出来，然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展，所以我们要不断的研究更新电子文件保护系统，以确保电子文件信息的安全。

由于电子文件档案的不稳定性特点，使电子文件的整个生命周期过程都存在不安全因素。因而电子文件对安全方面的要求比一般实体文件更为严格。对此一些国外学者提出了电子文件的后保管模式。这种电子文件管理的模式要求将电子文件的保护工作向前延伸到文件管理工作中，将传统理论对实体保管对象的关注，转变为对文件、文件形成者及其整个文件周期过程的关注，要尽可能的考虑到文件运行的各个阶段，以科学合理的文件管理系统作为管好电子文件的首要条件。

电子文件保护的法制化建设依然是电子文件管理的发展方向，这是电子文件保护的制度保障。目前一些针对电子文件保护的法律法规已经出台，但是现阶段还不完善，我们还需要不断的健全电子文件的保护机制，以规范化电子文件的管理行为，来保证电子文件的信息安全。

参考文献：

[1]冯惠玲.政府电子文件管理[M]，中国人民大学出版社，2004，5：275～292

[2]蔡庆中.电子文件的保护技术[J]，档案天地，2006，4：40

[3]李峰华，张晓燕，王海英. 电子文件的保护[J].黑龙江史志，2006，6：37

[4]黄萃.从法律角度探讨电子文件的保护[J].档案学通讯，2002，1：47

[5]任玮.电子文件载体的保护[J].今日科技，2002，4：49

[6]罗为群，高友爱.谈电子文件管理的发展趋势[J]，兰台世界，2006，2：42～43

[7]罗茂斌.论电子文件的保护方法[J].档案管理，2001，2：13～14

[8]葛爱君. 如何做好电子文件与纸质档案并存时代的档案管理[J]，2005，5：89～91

[9]侯青.电子文件的归档与保护[J].2006，2：108～109

[10]崔贺言.电子文件的几个问题[J].档案管理.2001，5：29