浅谈档案信息数字化

付瑜

档案是从古至今历史的见证。现代社会科技的发展日新月异，档案的存储和管理也悄然发生了变化。以前人们收集档案信息，往往只能大海捞针。今天，尤其是在一些经济发达和网络发达地区，人们可以通过去档案馆、甚至足不出户网上查询的方式查阅到自己所需要的开放性档案文件。这看似微小的进步背后，是档案管理制度的日趋完善和档案信息数字化新技术的迅速发展的结果。

有资料显示，近年来，全世界每天发表的论文达13000～14000篇，每年登记的新专利达70万项，每年出版的图书达50多万种。新理论、新材料、新工艺、新方法的不断出现，使知识老化的速度加快。全球印刷信息的生产量每5年翻一番，尤其是近30年来，人类生产的信息已超过过去5000年信息生产的总和。“信息大爆炸”时代的到来无疑对我们曾经历过几十年起落动荡的档案管理工作提出了更高的要求。

档案的数量逐年增加，对档案信息的管理要求越来越严格，传统以纸张为载体的文件存储和应用已不再适应现代社会的需求。人们不仅要求档案能够便于保存和管理，还要具备方便检索查找、运用快捷简便的特点，这使得高科技产品越来越广泛地运用与档案信息管理工作，以达到带动工作效能的目的，档案管理工作也开始面临着巨大变革。

档案信息数字化是这一变革的新趋势。现在，许多文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在。利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储等高科技产品设备及技术，能够将传统载体档案，通过高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索和阅读。这种新的档案管理模式无疑具有以下几大优势：

首先，档案信息数字化有利于提高工作效率。通过档案数字化信息建设，档案以数字化形式存储利用，以网络化形式相互连接，以计算机系统进行综合管理，三者形成一个动态的、具有多功能立体构架的档案信息库，数字化效能转接实现多部门联动、资源共享，为人们提供详实、即时的数据信息，有利于提高管理效率水平和档案部门的服务水平。

其次，档案信息数字化有利于降低档案的管理成本，有利于经济效益的提高和档案文件的保护。将传统的纸质载体档案信息对象转化为机读档案，无疑能够节约保管费用、节省存储空间、延长档案的收藏保管使用年限，使档案查阅起来极为方便迅速，从而减少了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，避免对保管文件材料在利用过程中的损坏。

最后，档案信息数字化有利于珍贵原件的保护。档案作为一种特殊的信息载体，特别是一些年代较久远的珍贵史料，具有一定的不可替代性和相当的历史价值，这样的档案文件在使用过程中如果直接调阅原件，对史料的安全无疑造成极大威胁，也大大提高了珍贵档案的管理维护成本。国家档案局发布的《中华人民共和国档案法实施办法》，其中第21条规定：“各级种类档案馆提供利用的档案，应当逐步实现以缩微品代替原件，具有与档案原件同等的效力。” 这就为档案原件的再生性保护提供了法律依据。利用档案数字化处理技术，如通过现在通行的缩微技术复制纸质载体文件，更有利于档案文件的广泛利用和对原件的保护。

综上，档案信息数字化在技术利用上实现了存储密度大，技术成熟及稳定性高、记录效果好，寿命长、适用范围广、易于还原拷贝和多功能使用、具有法律凭证等作用；在功能上体现了“八能”的特色：能缩小保存空间、能保护原件、能便于长期保存、能便于文献的收集与交流、能便于提供利用、能便于信息的传递、能提高办公效率、能保护原件。随着越来越多的声像档案资料成了馆藏文献的重要组成部分，我们该如何应对新型的档案管理工作呢？我认为应该从以下几个方面着手：

一是严格控制归档时间。与传统纸质文件不同，档案信息数字化在实现资源共享的同时，也使得电子文件经常处于一种开放状态，发生丢失或损坏的风险大大提高。对此，我们应该将归档范围内的电子文件自形成起即实现及时归档，尽可能降低电子文件被丢失或损坏带来的风险。

二是加强计算机安全技术保护电子档案文件安全。作为档案文件在网络应用中保密性、完整性和可用性的重要保证，计算机安全技术的合理运用可以有效防止电子文件被人为破坏、篡改或删除。.重要的文件应及时做好加密保护和备份，计算机操作系统、防火墙应做好及时升级，防止病毒感染和传播造成不必要的损失。

三是要进一步完善相关制度。审批手续方面，内容应该明确归档负责人、归档时间、有关领导人的签名痕迹等；归档手续办理方面，不仅要有相应文件的归档说明，还应该有该文件相关的移交清单，便于一旦出现问题时问责相关负责人。

最后，要加强各部门间的协调配合。归档工作应该制定更为详细的进度表，根据实际情况定期将有关文件进行预归档，最后集中向档案部门移交，更有利于归档工作的连续性。

（作者单位：天津市市政公路巡查管理处）endprint