数字化档案馆建设中存在的问题及对策

吕新

随着信息化时代的到来和计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展，现代社会已不可逆转地进入数字时代、大数据时代。尤其是“智慧档案”和建设“档案强国”理念的提出，对档案工作提出了更高的要求，促使档案界大力推进档案馆的数字化进程，以便更好地适应社会需求服务社会大众。2012底在全国档案局（馆）长会议上，国家档案局长杨冬权提出到2020年全国档案馆档案数字化数量比2010年翻两番的硬指标，在2013年10月10日召开的全国档案馆（室）建设推进会上，杨冬权进一步提出：要用15年左右的时间，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案馆（室）体系的发展目标，要求全国各级档案馆要把强力推进档案数字化工作，建设数字化档案馆作为今后工作的重中之重。数字档案馆（室）建设已伴随着大数据时代的临近呼啸而来。

数字档案馆（室）是数字时代档案馆（室）的发展方向，是现代新型的档案馆（室），是对传统档案馆（室）的升级。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案馆（室）。可以说建设数字档案馆（室），是实现我国档案工作现代化，把我国建成档案强国的一项迫切任务和重要内容。近几年，经各级档案部门的大力推进，数字化档案馆（室）建设工作取得了显著成效，但其中所存在的问题也让人感到十分忧虑。

一、问题

（一）、认识不清晰，统筹管理不到位

在数字化档案馆（室）建设初期，各级档案馆（室）大多是自行探索摸石过河，这在当时的数字化档案馆（室）建设进程中，也的确取得了一些的成绩，积累了一些建设经验，但由于各级档案部门对数字化档案馆（室）缺泛清晰的认识，以及国家缺乏统一完备的规范和建设平台，因此，存在各自为政的弊病，造成数字化档案馆（室）建设参差不齐，质量不高。具体表现在：

一方面是对数字化档案馆建设的理解上，由于没有经验可依，各档案馆在数字化进程中仅能凭各自的理解和想象，各自为政，关起门来自己摸索，从而造成许多人对数字化理解上的偏颇，这在数字化档案馆（室）建设的初期表现的尤为严重。比如笔者在实际工作中，就发现有人简单地认为只要把案卷目录和全引目录录入到计算机中的WORD或EXCL软件，就算实现了档案管理的数字化，并用这种错误的认识指导档案数字化实践，用WORD和EXCL画了大批量的全引目录和案卷目录表格，并把档案数据录入表格中，结果最后由于不能直接导入档案管理软件进行检索而造成返工；再如，有的人由于对电子档案的概念理解不透彻，简单地认为各单位用WORD输入的电子文件全文就是电子档案，而忽略了判定是否是电子档案的最关键的两个依据：元数据和XML封装格式，他们把基层各单位的WORD文档简单地复制回档案馆，就认为是电子档案接收进馆了。这些模糊的认识造成了数字化档案馆进程多走了弯路。

另一方面是在档案管理软件的使用上，由于国家没有推行统一的档案管理软件，各地的档案部门就存在各自为政的现象。就山西省而言，革命历史档案数据库建立时，推行使用的是由山东省档案馆研发的档案管理软件。民国档案数据库建立时，推行使用的是由第二历史档案馆与青岛市档案馆联合研发的档案管理软件，该软件是基于windos98操作系统运行的档案管理软件，在其他操作系统下无法运行，目前，因windos98操作系统早已淘汰，所以面对新的操作环境该软件已不能运行。在现行档案数据库建设中推行使用的是由本省三友和软件公司研发的档案管理软件。在建立革命历史资料数据库时，使用的是Excl。在综合档案馆中，针对不同时期的档案推行不同的档案管理软件的做法，虽然在一些具体业务上有针对性，但在整个档案的管理上，多有不便，尤其在档案的检索中，当已知条件不能明确是哪个时期的档案时，就需要把所有的档案管理软件都打开，来一一查找所需档案，这无形当中就为档案的查找增加了层次，与运用计算机管理档案的便捷要求十分不符。

再者，山西省在数字化档案馆的数据库建设上，要求各地市档案馆在在数据库中要建有开放库、专题库等，笔者对此实感不妥，因开放档案库、专题档案库内的档案数据按照“是否开放”，或“是否是某一专题”提取出来而组建的库，其数据本身就是各全宗的档案数据，提取出来重新组建一档案库只能造成整个数据库中数据的重复，更何况建设数字档案馆的一个很重要的原因，就是想利用计算机的检索便捷性来管理档案，只要输入“开放与否”这一条件，马上就能把计算机中所有开放的档案查找出来，根本就没有必要专门建库，造成整个数据库中数据的重复，对整个档案数据库的管理造成不便。

（二）、法规不健全，宏观管理不到位

数字化档案馆建设是一项功在千秋利在当代的长远艰巨工程，不是一蹴而就的事，更不是一朝一夕即可完成的。这一工程对资金、技术、人才都有较高的要求，并且其所需的各项政策必需要具有连续性。所以，用制度和法律的手段来护航是数字化档案馆最终得以建成的必要条件。

自2002年以来，在数字化档案馆建设方面，国家档案局先后发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《档案事业发展“十一五”规划》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》、《档案事业发展“十二五”规划》明确了数字 档案馆（室）建设的具体内容，为数字档案馆（室）规范建设提供了保障。但这些指导性文件和标准，一方面是出台的时间相对滞后，指导意义相对也滞后；另一方面是其内容从宏观要求的多，具体要求的少，原则性条文多，明确规定的少，涉及单个问题的多，综合考虑的少。并且其规定未能涵盖数字化档案馆建设的所有环节 ，尤其是对判定建成数字化档案馆一些关键性的标准没有出台。

（三）、对技术参数设定值的意义理解不到位

在档案数字化进程中，笔者发现，许多单位对国家规定的一些数字化加工的技术参数指标的含义理解不到位，不能从本馆（室）长远利用的角度来加以设定技术参数，而造成不必要的重复劳动。比如，2005年4月30日国家档案局发布的《纸质档案数字化技术规范》中对纸质档案扫描的分辨率是这样规定的：“采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择≧100dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。”“需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择≧200dpi”其中所规定的“≧100dpi”和“≧200dpi”技术参数，只是基于对档案普通阅读最低的要求，如果是利用档案扫描图片来举办展览，这一技术参数值就明显偏低，导致所扫图片在办展时不能用，只好重新调卷再次扫描，造成不必要的重复。所以在扫描前设置技术参数时，最好能把档案长远利用的一些因素考虑进去，把技术参数适当调高一些，以避免不必要的重复劳动。endprint

当然，调高技术参数值会影响扫描的速度并会占用大量的储存空间，但这一缺欠与档案遭受二次被扫而造成的伤害相比，已显得微不足道。

二、对策

（一）、开发功能强大的档案管理软件，打造数字化档案馆建设共享平台

开发和使用功能强大的档案管理软件，打造数字化档案馆建设共享平台，是数字化档案馆建设必不可少的前提条件，在这方面，国家档案行政管理部门应充分发挥统筹管理的职能，从宏观的层面对全国的数字化档案馆建设进行统筹规划，全国一盘棋，有步骤、有计划地整体推进。在具体实施上，可在全国范围内统一推行功能强大的档案管理应用软件，该软件一方面能涵盖综合档案馆中不同时期、不同类别的档案管理功能，另一方面应具有自动标引、智能检索和自动关联功能。以此为基础在全国构建档案信息管理平台，让全国各级各类档案馆都成为这一档案管理平台的子系统，以此来促进各级各类档案馆的数字化建设。以避免因各级各类档案馆各自为政各行其是，使用良莠不齐的档案管理软件，造成数据难以兼容的被动局面发生。

（二）、完善法规体系，保障数字化档案馆建设的健康发展

首先，要积极争取各级党委和政府的支持。要力争将本馆的数字化档案馆建设目标列入本地区国民经济和社会发展计划和政府信息化建设的总体规划以及本级政府部门的年度考核计划，从制度上来保障本地党委和政府在人、财、物等方面对数字化档案馆建设的连续支持。

其次，要充分运用法规来保障数字化档案馆的建设质量。档案馆数字化建设的目的就是要使县、市、省以至全国的档案馆通过网络成为一体，以实现资源共享。这个具有一体性的数字化档案馆网是由分散在各地的相对独立的数字档案馆实体联结组成，这就要求每一个数字化档案馆在建设过程中必须严格遵照国家有关数字化档案馆建设的法律、规章和技术标准，这样才能从整体上保证其一致性。但长期以来，我国的档案的数字化档案馆建设所能遵循的法规、标准不多，各档案馆的数字化进程都是各自为政，数据库的结构不统一，数据不规范，给实现资源共享带来很大的困难。因此，国家档案局应加大力度从宏观的层面制定更加详细、适用的法律、规章、技术标准对全国的档案馆数字化建设进行统筹规划、整体协调发展，以保证数字化档案馆建设进程中档案数据生成、档案标引、数据的分类、安全保护等要求的一致性。

再者，要出台一些对各级政府加以约束的数字化档案建设法规，尤其是解决增量的电子档案归档这一块，更要让各级政府部门遵法、守法从而保证电子档案从其形成到最终归档能在制度上得到保障。充分运用一盘棋的战略思想，把数字化档案馆建设从法的角度纳入本地区国民经济和社会发展规划，以此来促使各级政府重视本地区的数字化档案馆建设。

（三）、从利用和保护档案的角度来制定数字化技术参数

我们建设数字化档案馆的主要目的就是为了方便利用和对档案原件加以保护，因此在数字化加工过程中，要充分考虑到这一点，在参数设置上，要充分考虑各种利用需求，适当调高一些技术参数，增加档案数字化加工的清晰度，以实现保护档案多方面利用档案的目的。

（作者单位：阳泉市档案局）endprint