PLM 系统在企业图文档案中的有效应用

李烨

摘 要：几年来，我公司利用PLM系统使图文资料从原来的以纸质为主变形为电子文档占据主流的档案归档模式，充分保证了档案收集的齐全和档案自身的安全、方便了档案的共享及提供档案的便捷。本文通过永济新时速电机电器有限公司在图文资料管理中的创新情况介绍，对如何加强企业图文的管理，创新改进，充分发挥电子文档使用的快捷高效的优势，避免失真、缺失，以适应企业生产经营的需要，进行了调研和探讨。

关键词： PLM系统 应用 管理

1.我公司PLM系统的启用情况

2008年12月，我公司科管部标准化室发布《PLM 系统的应用与输出图文的规定》的通知，技术中心结构分析室将PLM软件正式应用到技术图纸输入。目前，档案室已将PLM成熟应用在电子档案的归档、整理、更改等系列工作中。

2.PLM系统在我公司企业中的运用效果

五年来，档案室以PLM系统为管理平台，对企业图文资料实施了全电子化管理、归档、整理、更改、出图、复制等一条龙服务，使技术图纸能准确、快捷提供服务。

2.1PLM完全解决了图纸归档的完整性、正确性、保密性、共享性的问题：

2.1.1自从PLM实施以来，设计人员每一张图必须进入PLM流程，进行图号、名称的选择，对所需图纸的技术含量开始选择二维三维图的软件，根据图纸所需要求选择会签流程，以保证图纸走过有效的审核、校对、定版、打印。从而保证了图纸档案归档搜集的完整性，不会因为设计人员工作变迁而使下一任设计者工作无法进行。

2.1.2图纸在PLM流程中将通过设计-工艺-标准化层层审批，若发现图纸设计错误、尺寸错误、不符合标准化要求等各口随时都可以将图纸返回原设计者，并将消息提示，以确保图纸的正确性。

2.1.3PLM的所有计算机均加锁，不到最后定版打印的下载图纸将无法签字，从任意环节拷贝的任意一张图都无法正常打开。打印的每一张图纸均有申请单，在公司保密办的机子上能查到所出的每一张图，甚至复印的每一张图，严厉杜绝了企业图纸的泄密。

2.1.4设计人员可在PLM流程中实现图纸共享，不同产品相同零件一经搜索如有图纸，可以借用，省去纸质图纸查找的繁琐或设计人员的重复劳作。

PLM从而使图纸归档的搜索工作变得轻巧简便，增强了保密性，方便了技术人员图纸共享。解决了因工作人员调动而使图纸丢失或下任设计者不知道上任设计者完成工作的进度情况等问题。

2.2PLM使图纸的更改正确、高效、便捷：

技术人员在上传更改单时，PLM会自动给设计者更改权限，设计者将所需更改的图纸、工艺或文件等从PLM系统中剪切进行更改，在更改好后，更改单将会与更改好的图纸、工艺或文件同时上传。若有另外技术人员也想改此图，可以在自己的PLM中看出此图状态正在某某设计人员那里进行更改，并直接知道更改版本，可发消息随时沟通，决不会因有人漏改版本而出现跳版现象，更改内容将和更改单始终保持一致。

2.3方便图纸的提供利用：

在图纸增晒过程中，计算机将帮您快速搜索，使图纸快速方便提供利用者利用，充分满足生产现场随要随用的需求。

3.PLM签名的软件技术支持，保证传统档案归档的签名要求

经过英泰系统服务器数据接口的PLM管理，建立了一个统一的共同模板。解决了签字识别的问题：目前在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”，如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观、易于辨认，计算机将这种“签名图像”接收下来，并确认签名者与电子文件的关系。PLM在计算机系统中把这种签名设置为一种批准指令，经电子计算机审核签名有效后方可进入下一阶段的操作；解决了电子文件及原数据的采集、加工、鉴定、归档和维护问题，把所有技术人员设计的图纸包括各个版本完整的整合在一起，使电子归档工作井然有序，保证了数据真实、完整、有效，方便的管理和利用。形成了集成化的档案管理业务环境，达到了资源共享，动态采集、动态更改、动态跟踪的理想模式。

4.PLM下载后电子库的建立、电子账本制作和光盘刻录保存

4.1PLM下载归档必须建立电子库：

PLM虽已提交定版，但是技术人员仍要完成归档、打印、确认等程序，因为系统偶尔会出现一些不常见的错误，如粗实线变为了细实线，标注位移等，需要设计人员一定的技术支持。在确保无误的情况下将图纸放入电子库中以方便提供利用。在PLM系统维护时，图纸仍可以保证生产服务现场的提供。

4.2电子账本的建立：

与传统纸质台账一致，用Excel做出电子档案分类目录，不同的是它搜索快捷用数据自动筛选可以快速便捷的看到此产品归档的各种情况，随时掌握产品动向。如：此图作废，可将作废项拉红，备注项可记录更改单号，更改日期；结项时缺少哪项也可一目了然等等。在保存电子档案刻盘的同时放入电子账本可以很快速的查找到此光盘有无提供利用者所需的图纸。

4.3电子档案光盘的刻录、存储管理和记录要求：

电子档案光盘的刻录需经过解密开口，将电子库中的图纸、工艺、文件进行刻录保存。

电子文件归档应对存储载体有严格要求，并且明确保护措施，为实现电子档案长期保存所必须进行的载体转换也要采取明确的措施，防止在转换过程中造成信息的损失，当载体转换为光盘后，我们及时检查磁盘中内容是否完整、清晰并将光盘及时放置光盘专用防磁柜中，每月对磁盘进行抽检，建立电子账本、做好归档电子光盘查阅记录，以便有据可查。

5.PLM电子档案管理要求：

5.1提高电子文件制作管理人员的素质：

电子文件的存储、检索、传输等工作系数非常复杂，档案管理人员必须要有较高的业务素质和道德品质，在实际工作中，如不认真负责、没有良好的工作作风，就不能做好电子文件制作和管理工作。因此，加强对电子文件制作和管理人员的管理，一是需要加强业务知识学习，提高工作素质；二是明确具体管理措施，不断提高电子文件制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平。

5.2电子图纸工作职责分明：

电子图纸的管理人员，应对其电子图纸的真实性和介质保管、保存负有责任。一般来说，PLM计算机由专人负责，不相干人员不能随意使用，工作需要时可允许用只读式的载体调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。

6.PLM电子文档管理有待完善：

总之，做好档案基础工作，涉及到多方面因素，它有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高，还需要建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度。

（工作单位：永济新时速电机电器有限责任公司总经办档案室）

参考文献：

《电子文件归档管理办法》

《 PLM 系统的应用及管理规定》endprint