论加强县级档案工作的必要性

崔彩英

随着社会经济的快速发展，档案工作的重要性日益突显，特别是最近几年，档案工作出现了许多新的领域、新的课题，比如新农村档案、民生档案、重点建设项目档案、民营企业档案、家庭档案等等。与此同时，档案信息化建设、档案馆功能建设、档案法治建设、档案队伍建设等事关档案事业发展全局的重大问题也成了档案工作的重中之重。在新的形势下，如何发挥好档案工作的职能作用，为县委、县政府工作重心和发展目标搞好服务，摆在了所有档案工作者面前，这是新形势下的新任务，也是档案工作发展的新机遇。这就要求档案工作者提高工作质量和效率，不仅需要其具有顽强的工作精神和端正的工作态度，更需要其有较高的个人素质和能力，特别是干实事、搞创新、促发展的能力。

一、档案工作的重要性

据史料记载：秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的作用。档案工作的重要性就在于它的特殊功能，而这个功能就是档案在人们社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用，即档案的凭证作用和参考作用。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性，档案是令人信服的历史证据。

从档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了档案是确凿的真凭实据。档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。因为档案不仅真实地记录和反映了人类社会实践活动的深度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。档案被称为“未掺水的史料”。“察往知来，视兹故帙”，对档案的参考作用作了高度的概括。

（一）机关工作的查考凭据

档案记录了各种机关、单位过去活动的状况，其中包括行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验，它是任何一个政府、任何一个机关单位连续工作必须查考的凭据。自古以来，如《周礼》中即不乏执掌王命典法令则，“以考政事”，“以逆邦国都鄙官府之治”之类的记载。《现代档案――原则与技术》认为档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”。我们党和国家历来强调办事要实事求是，各种机关单位为了有效地实行管理，必须切实地掌握材料。档案可以为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、处理各种问题。否则，只靠记忆处理工作则有时无以为凭，或往往有失准确，对间隔日久的事务难免被人遗忘。例如，许多机关在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策和制订规则等各种活动中，大量地查考了档案，顺利地推动了工作。有的地方档案散失，“无案可查”，则给工作造成许多困难。事实证明，大至制定党和国家的方针政策，小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案的作用有助于克服官僚主义，提高工作效率。

（二）生产建设的参考依据。档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验和教训。从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息，可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料。当今日益增多的科学技术档案，更是进行现代化生产管理和科学技术管理的重要条件。但是，无论普通档案，还是科学技术等专门档案，总的来说，都在不同程度上和不同的方面反映了经济活动的情况，都能为以经济建设为中心的现代化建设提供咨询研究、统计监督的情报信息，对制订经济计划，检查和总结生产情况，推广先进生产技术和管理经验以及防止灾害等等，都是重要的参考材料。

比如，有的地方为了切实规划和组织农业生产，查阅了几十年作物种植面积、单产、总产、水利设施、生产建设、气象雨量、管理措施、灾情记录，综合分析研究，制订了适合地区特点、扬长避短、发挥地区优势的生产计划，促进了大幅度的增产。有些地方，查阅历年档案，汇总分析，找出了本地区发生水旱冰雹灾害的规律和防止经验，据此采取相应措施，防止或减轻了灾害，从而促进了生产，获得了丰收。与此相反，有些地方因为没有档案可考，或“有案不查”，以致生产计划不当、管理混乱、重复劳动、返工浪费、甚至发生事故，给国家和人民造成很多损失。大量的实践证明，充分利用有关的档案，对加强经济管理，促进生产力发展，提高经济效益，具有直接的作用。

（三）科学研究的可靠资料。无论是自然科学，还是社会科学、思维科学的研究，都必须详细地占有材料，才能据以潜心钻研，探索事物发展的规律。档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料：一方面，专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴；另一方面，从记录的广泛事实和经验中，为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料。所以，档案是科学研究的必要条件。1956年，周恩来同志在《关于知识分子问题的报告》中指出：“为了实现向科学进军的计划，我们必须为发展科学准备一切必要的条件。在这里，具有首要意义的是要使科学家得到必要的图书、档案资料、技术资料和其他工作条件。”我国水利、气象、地震等方面取得的某些科研成果，也是利用几百年来大量有关档案材料经过分析研究的结果。马克思在撰写《资本论》巨著的过程中，曾大量收集、研究和利用过工厂视察员报告、皇家铁道委员会记录、证词以及其他各种文件中有关工作劳动、童工、工资、生活、居住条件等大批原始的档案材料，进行了创造性的理论概括和阐述。所以人们常常比喻说，它是从事科学研究不可缺少的“食粮”。

（四）档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。因为档案在反映社会各种具体活动的同时，也反映了当事者应有的合法权益，其中包括立法性质的文件，证明文件和相互交往的各种材料。例如法律、法规、协议、合同、名单、记录、报告与批件、书信、账本、单据、存根等等，这些原始材料有的规定了各种社会关系、经济关系和政治关系的组成，有的记载了有关事件的过程，各方面承担的权利和义务以及当事人具有的资历、待遇和荣誉。在这些方面发生疑问、争执或纠纷时，档案最能有力地说明权益的归属，成为权威性的法律证书，并有一定的物证作用。长期以来，为了证实国家、机关单位和个人的合法权益，档案发挥了广泛的作用。许多单位和个人以档案为证据，解决了债务、产权和著作权等各种纠纷，证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题。

二、当前档案工作存在的主要问题

（一）存在问题：1、库房问题。有的单位档案库房简陋、潮湿，致使档案材料因长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊，或是档案遭受虫蛀、鼠咬；2、人员问题。有的单位档案无人管理，或是只派些老、弱、病、残应付，这些单位不注意留存档案，也不想利用档案，“只要机器转，什么档案不档案”；3、管理问题。有的单位由于管理不科学，致使鱼龙混杂，玉石不分，用时查找不到，使一些“真材”没有“用武之地”，躺在卷柜“睡大觉”；4、认识问题。不少人不了解档案在整个社会中的重大作用。

（二）原因分析：

1、对档案工作总体认识不是很高。相对于经济主战场，档案部门是“冷部门”，是容易被忽视的部门。对考察党政主要领导工作政绩的指标来说，档案工作是软指标，无关轻重，不象计生工作，社会稳定工作一票否定，领导不敢不重视。对档案工作认识不高主要表现在：（1）、档案工作在领导心中地位不高；（2）、对档案工作人、财、物投入不够；（3）、从事档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。档案工作往往是说起来重要，做起来次要，忙起来不要。

2、基础设施差。首先，馆库面积偏小，条件较差。由于馆库面积小，馆库容量已超饱和，相当一部分馆库不符合《档案建筑设计规范》，有些馆库甚至已为危房。其次，档案馆的功能单一，除保管与借用，再无其他功能，根本谈不上多功能，如进行学术交流，科学报告，教育基地，文化休闲，现行文件利用等五位一体。第三是馆库设施设备简陋。一般县区档案馆仅配备了简易的去湿机、排风扇、温湿度计、消防筒等。部分档案馆有空调、电脑。装具以木柜、铁柜和战备柜为主。密集柜的安装是近几年才出现的，且数量有限。现代化设施设备配备明显落后于沿海及发达省市的档案馆库，远不能适应档案事业发展的需要。

3、人才缺乏，队伍不稳定。一是专业技术人才偏少，据统计，县区级专职档案员有专业技术职称的只占20%左右。二是档案专业人才贫乏，县区级专职档案员中毕业于档案专业的只占3%左右。特别是熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的人才十分匮乏。

4、馆藏结构不合理。县区级综合档案馆作为一个保存本地区综合信息的基地和利用中心，其馆藏质量的高低是档案馆能否生存的关键，然而由于种种原因，馆藏在质量方面仍存在较多的问题：一是门类单一，文书档案所占比重过大，一般超过65%；二是载体单一，纸质档案所占比重过大，一般超过99%；三是内容单一，主要是党政公务活动的档案；四是玉石混杂，存在重份文件归档立卷问题，保存期限过长问题，重复进馆问题；五是信息陈旧，清理不及时。

5、档案开发利用工作没有很好的开展起来。一般县区级档案馆只起到保管、查阅的作用，对档案信息的研究开发工作，服务经济、服务社会工作还没有很好开展起来，或者效果还不很明显。

三、新时期如何做好档案工作

随着科学技术不断发展，网络化、信息化的进一步深入，传统的档案管理模式与利用方式发生了深刻的变革。加强档案的资源建设、实施现代化管理、推进档案工作的法制化进程已经成为今后工作发展的必然趋势。

（一）、确保馆库容量，加大基础设施建设投入，完善馆库功能。馆库容量是决定收集档案数量的重要因素，确保适当的馆库容量至关重要，县（区）要根据该地区人口、经济、社会状况核定足够的馆库面积。基础设施的建设是档案事业发展的根本，如何保护好档案，让档案信息的利用价值充分发挥出来，设施设备的配置就成了关键因素。它包括一类技术设备系统，另一类档案装具系统。目前，县（区）级档案馆库建设在技术设备的配置上起码要注重三个方面：1、要注意消防系统设备的配置；2、要注意温湿度设备的配置；3、要注重空调设备的配置。档案装具也是档案保护的基本设备，它包括柜、架、箱和包装材料。目前，档案架有三种，固定的档案架、活动式密集架、积层架等。档案包装材料都必须用国家统一标准的无酸纸质的档案盒、备考表、卷皮、封面、封底等。此外，图纸柜、防磁柜、计算机及其配套软、硬件也是馆库必备实施。

（二）、尽可能扩大档案征集范围的同时，严把档案收集关。档案馆库应把国家和社会具有保存价值的档案资料接收入馆，实行集中统一管理，为档案的收集、整理工作奠定基础。在接收档案前，政府部门要下发通知，明确接收档案的范围、内容、标准及要求，及时修订和完善各种档案的整理细则、保管期限等，以确保馆藏档案更加丰富、具有特色。同时，要扩大档案征集范围，主动向社会征集有价值的档案，对个人所有的、具有保存价值的档案可采取代存、寄存、征购等办法进行监管，对保存在纠偏馆、博物馆和图书馆中具有文物价值的档案资料，可采取复制和建立目录及编制简介等形式，达到丰富馆藏，为利用者最大限度服务的目的。

（三）、加大档案管理数字化建设，努力实现档案管理现代化。在信息时代，档案资源信息化是通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。信息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术支撑，是新时期档案管理现代化的核心内容，它主要包括：1、是档案信息资源建设，即通过数字化、网络化技术手段建立起各类规范化、标准化、可共享的数据库和内容数据库；2、是档案基础平台建设，即档案网络建设和管理系统开发应用，建立档案信息资源共享的技术支撑平台，实现档案信息传输的网络化和档案信息资源的共享化。为档案事业的现代化发展奠定良好的基础，以便更好的实现档案管理资政惠民的目的。

（作者单位：保德县档案局 馆员）