浅议基层税务档案管理存在的问题、成因及对策

王梦晓

（曲阜市档案局，山东 曲阜273100）

基层税务业务档案是指税务机关受理纳税人的申报资料、征收资料、检查资料、评估资料、审批资料等资料的总称。 税务档案既是纳税人履行申报义务的凭据，也是纳税人诚信经营的一种体现，更是税务机关进行后期管理的重要资料， 不仅有利于加强纳税人的动态管理，又能作为进一步加强纳税人管理的重要资料，更是税务机关规避执法风险重要保障。 笔者从事基层档案的指导工作，在对税务机关的档案指导过程中，了解到了税务档案的行业特点，结合档案管理的要求，对基层税务档案有一些浅识。

1 基层税务档案管理的重要性

基层税收档案的重要性体现在： 为纳税评估建立综合评价指标体系提供科学、准确、可信的原始数据和资料；为各税种、各行业的税源分析和税源监控提供详实、全面的历史数据；为税务检查工作提供及时、全方位的相关情报、资料；为税务执法工作提供依据和凭证，税务档案的法律效率性使它成为行政复议、 诉讼和税务工作的重要依据；为税务部门和政府部门提供科学原始的税收数据和分析资料，为宏观决策、 各部门政策制定提供科学的依据保证； 为纳税人提供准确、详实、全面的历史纳税资料和凭证；为税务机关内部工作评价提供重要依据； 为领导决策、 科学研究税收发展趋势提供最有效的服务；为教育、培养艰苦奋斗、勇于创新的税务事业接班人提供教育基地。

2 目前基层税务档案管理中存在的问题：

2.1 思想重视程度不够

现行的税务机关实行垂直管理，一个税务机关下设6-7 个分局或所，而每个基层分局所管辖的纳税户少则二三百户，多则近千户，根据要求每一户都要建立“一户式”档案资料，这些档案资料包括申报、征收、检查、评估、重点项目建设、发票代开、委托代征、发票领用存、代收费等等，既有按月的，也有季度、半年、年度的，这些汇缴申报、正常申报、纳税评估、检查考核、评比验收、审批资料、备案等资料集中起来，一户企业的资料少则三四十页，多则近百页。相对于基层分局来说，机关单位的档案资料就少多了，个别的科室涉及审批、备案、会计、人事、公文来往的资料，而这些资料也是分散在各个科室，没有统一整理。而按照规定，基层税务机关在工作活动中形成的档案，应当集中到机关的档案管理部门统一保管，不得分散。 由于对涉税资料的档案管理没有统一要求，造成各自归档，档案资料散落在各个单位，丢弃现象易发生。

2.2 管理软硬件配置不到位

档案硬件设施不平衡、不健全，档案破损情况时有发生。基层税务分局由于受经费的限制， 在档案硬件设施上只是设立了简单的档案室，而其它恒温和除湿等“九防”设施并不健全，同时又没有足够的物质和方法对所存档案进行保管，虫咬、发霉、变形、污浊等现象不时发生，加之搬移，档案资料破损情况十分严重。 而按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，各个部门都应设立专门的档案库房，根据工作需要配备档案柜架、温湿度计、去湿机、吸尘器、空调、微机、复印机、收录机和照相机等设备，以确保档案资料的完好保存。相对于基层分局，机关档案室硬件设施较为完备， 而机关的档案资料少且分散在各个科室，这些因素导致硬件设施和档案资料的资源配置不同步，利用程度的不高，从而制约了档案工作的发展。

2.3 管理能力薄弱

档案整理较为简单，保管处于自然式，造成档案不规范，查找困难。 基层税务分局没有专业的档案人员，从事档案工作的同志大多是兼职，又没有时间专门学习档案业务知识，大多是集中一段时间，将纳税服务大厅和各税收管理员手中的材料统简单归集一下， 罗列起来，资料多了，就打包装箱，要查找一份文件就有可能要翻箱倒柜，费时费力十分困难。 而基层税务档案的整理有严格的要求， 要进行分类、排序、编目、装订等一系列程序，将每户档案装订组卷。

3 存在问题带来的危害

3.1 档案的价值没有得到体现

纳税人的涉税档案是其办理税务登记、税种鉴定、税款征收方式、税款缴纳方式、享受税收优惠的原始资料，在其注销之前它的各项涉税事项是有关联性和延续性的，尤其在纳税人享受税收优惠时，它的基础资料是其享受优惠的重要凭证。 对于税务机关来说，对于纳税人的管理档案也具有延续性，例如对于亏损企业，其弥补亏损是受5 年期限限制的，在5 年之内，纳税人都要到税务机关备案逐年弥补，每一前一年的弥补后数额都是后一年要弥补的金额，没有前期的弥补档案后一年是无法弥补的。

3.2 档案不全，存在潜在的执法风险

税务机关代表国家依法征税， 征税和免税都是由法律依据的，这个依据除国家法律、法规和规章外，档案资料也是一个重要的依据。 譬如，企业享受研发费和安置残疾人企业所得税加计扣除需要省级科技部门出具的研发证明和残联部门颁发的残疾证才能享受税收优惠；耕地占用税和契税需要政府部门出具的用地文件和用地单位缴纳的出让金证明，这些文件和证明不具有，征税是不行的。 如若纳税人不从其他职能部门取得档案原始证明而征税，在执法上税务机关是有风险的。

4 产生上述问题的原因分析

4.1 思想认识程度不够

税务机关的中心任务是组织收入，税务机关普遍存在着只要把税收上来就行，完成上级领导和当地政府下达的收入任务目标就行的心理，这种认识是正确的，作为税务机关应当履行好自己的职责，但管理好档案对于加强纳税人的管理也是不可缺的一部分。纳税人的档案资料不仅是税务机关挖掘税收增收潜力、 进行税收分析的重要把手，而且对于预测未来的税收任务和找准税收增长点具有重要的作用，而对于这点税务机关往往思想认识不够。

4.2 管理力度不大

由于资源的不均衡，一方面导致基层分局档案整理的零乱，资料的拥挤，另一方面机关档案设施空空焉，没有档案资料的填充，造成资源闲置和浪费。

4.3 档案人员兼职现象较多

税务机关的人员大部分都充实到征收一线， 因人力资源有限，且对档案管理工作的重视不够， 基层税务部门档案管理工作当中，专业的档案管理人员极少，大多的档案管理工作都是由其他工作人员兼任的，而这些兼职人员没有进行过专业的档案知识培训，这些人员往往把档案管理作为自己工作的辅业，领导不重视，工作不考核，久而久之档案管理工作逐渐被边缘化，整理档案的质量就不可企求过高。

5 解决上述问题的对策

5.1 充分认识档案工作对于税务工作的重要意义

要把档案工作放在和组织税收收入同样重要的位置上，要把档案工作作为促进税务工作的有力措施之一，档案工作一定程度上反映着对税收工作的宏观把握。

5.2 加强档案硬件设施配备和人员的培训

在充分认识档案工作重要性的同时，在办公经费上应向档案方面有所倾斜。 配备必要的档案设备，确保档案资料归属的安全性和可利用性。邀请档案部门进行业务指导和培训，提高档案人员的业务素质，在条件许可的情况下，参观市级、省级档案先进示范单位，提高对档案工作认识的良性感知。

5.3 整合利用档案资源

资源应该是共有的， 各基层分局要在整理好本单位档案的同时，根据《中华人名共和国档案法》的要求，及时将整理过的档案移交市局机关档案室，进行统一保管，市局档案室要整合全局的档案资源，并通过电子档案进行资源的共享和利用。

5.4 确定档案资料的归属

按照《中华人民共和国档案法》和税务机关对档案工作的有关规定和要求，要严格按照规定销毁和移交相关档案，对于有明确销毁规定的，税务机关要邀请上级主管部门和档案部门进行档案销毁时的监督销毁，并有销毁的记录和人员签字。 对于按照时限要求移交的永久性的档案，税务机关要及时移送档案部门，经过档案部门认定许可后，进行永久保存。