电子档案管理面临的困境及对策

摘要：文章对医院电子档案管理中存在的困境进行了分析，并针对这些问题提出应严格把控计算机安全问题，制定一套严密、合理和科学的电子档案的操作规范和工作标准，同时使档案管理人员的综合素质得到真正的提升，使他们更好地服务于医院的档案管理工作。

关键词：电子档案；档案信息；档案管理；医院档案

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2014）28-0011-02

伴随着日新月异的科学技术，医院已经逐步实现了无纸化办公，并实现了现代化的档案管理。而档案管理的重要形式和主要内容就是电子档案。由纸质文件和电子文件形成的信息流，成为改革增效和促进医疗事业发展的宝贵资源，加强医院的电子档案管理已是势在

必行。

1 电子档案的特殊属性

1.1 载体与内容的可分离性

电子档案对传统档案形成了巨大的挑战。档案等同于原件，这是对传统的纸质档案的定义。而电子档案所具有的载体和内容的可分离性，是其最重要的特征之一，也是和纸质档案的主要区别之一。

1.2 对计算机系统的依赖性

因为是在计算机的支持下完成电子档案的生成。因此，电子档案是和计算机不可分割的，对计算机有着极强的依赖性。

1.3 共享性和快捷性

档案的特征和形式在计算机环境下，会发生一系列变化。利用计算机系统，电子档案可进行多方位的、有效而迅速的组合，不必像纸质档案一样，进行整理和分类。因此可利用办公自动化系统，遵照不同用户的需要，对电子档案进行自由的分类和组合。可同时在不同的地方，将一份档案同时进行使用。在将使用纸质档案的局限性突破的同时，也使档案的使用价值得到了

提高。

1.4 不安全性和不稳定性

因为电子档案具有独立的形式和内容，因此和纸质档案相比，它所具有的不稳定性更加显著，难以保障其安全性、完整性和真实性的实现，同时更不容易确认和判断电子档案的原始性。

2 医院电子档案管理工作中存在的问题

2.1 无法保障档案的信息安全问题

在流动传播的过程中，档案信息因为信息系统自身的漏洞及网络的不安全性，为非法窃取信息、传染病毒及黑客入侵带来了便利条件，致使极端脆弱的网络档案信息安全无法保障，严重的还会损害到人民的利益甚至危害到国家的安全。尽管目前我们已经采取了各种防范措施，但对于档案信息的安全问题，还不能从根本上进行解决。因为必须利用计算机网络功能，才可实现电子档案的管理。所以，使用互联网的同时，相应的安全隐患也会随之产生。作为非常重要的机密文件，其含有的信息非常有价值。一些黑客正是因为掌握这一点，才会对相关医院的网络系统进行恶意的攻击，对信息进行窃取，其结果是给医院带来难以估量的巨大的损失。所以，医院电子档案管理工作中，所面临的困境和首要的难题就是信息安全问题。

2.2 无法追溯档案的原始性问题

医院传统的档案管理是实行纸质文件管理，可通过分辨字迹和纸张等特征来体现文件的原始性。而一旦纸质档案向电子形式转变，就丧失了这些属性和特征。其形式的生成是由实态档案向虚拟档案转变，其生成的状态和接收及传输的状态是一致的，既是复制的，又是原始的，这将无从追溯电子档案的原始性。所以在电子档案管理中，一个非常重要的问题，就是原始性问题。

2.3 很难辨别档案的真实性问题

传统的纸质档案往往是通过相关的纸张及个人笔记形成的，能够很好地分辨材料的真实性。而电子档案的形式，却丧失了这些个人特质的显著特征。由于材料有着完全一致的特征和形式，对辨别材料的真实性留下了很多的疑问和困难。

2.4 无法确认档案的完整性问题

传统的纸质文件往往容易形成一整套完整的档案形式，可保障文件的完整性。而目前的电子档案形式因为无据可依，则不能对档案的完整性做出保障，并形成了一定的障碍，不能对医院档案的形成进行有效管理。

3 提高医院电子档案管理的策略

3.1 采取切实可行的信息保护措施

信息安全问题是电子档案管理的最大问题。所以，提高信息的安全性是完善医院电子档案管理的关键所在，可以从以下几个方面来采取防范措施：首先，应采取完善的措施，做好医院内部档案存储的保密工作，对外来病毒的侵害做出有效的抵抗。其次，应维护好医院内部网络系统，通过对相应的专业人士的聘请，或者是成立专门的网络维护部，对医院内部的网络信息安全进行定期的检查，加强维护信息安全。另一方面，如果有异常或问题出现，需采取相应的防范措施，降低危险系数，抵御外来侵害。此外，还应进一步提升电子档案管理人员的操作技能，把好信息安全的第一关。特别是档案人员技术水平的提高，对于整个档案管理安全系数的提升，发挥着极其重要的作用。

3.2 制定严密、科学的电子档案工作的规范和标准

不规范的操作流程和工作标准，直接导致电子档案管理中大量问题的存在。所以，使电子档案管理效率得到提升的有效途径，就是制定一套切实可靠的严密而科学的档案工作的规范和标准。医院应根据电子档案管理的特点和类型，对电子档案管理制定完善的工作标准。同时对管理人员实行严格的监督，要求其在操作过程必须依据工作标准流程进行。一方面，可以对管理人员的行为进行规范；另一方面，也使电子档案的管理效率得到切实的提升。为使工作标准真正落实到位，还需制定相应的奖惩制度，奖赏和肯定那些高效实行工作标准和操作流程的人员，惩罚那些与规定标准不符合的操作，进而使档案管理的效率得到提升。

3.3 提高档案人员的综合素质

档案的管理效率和医院档案管理人员的综合素质息息相关。正是由于管理人员工作上的疏漏才使电子档案管理中出现大量的问题。产生这些问题的原因，主要是由于档案管理人员不具备较高的职业素质和专业技能，所以非常有必要使档案管理人员的综合素质得到切实的提升。医院内部应定期组织培训，提高档案管理人员的水平，巩固他们的专业技能，并使他们的工作态度得到端正。管理人员在培训的过程中，还可研讨工作中存在的障碍和遇到的实际问题，共同寻找解决问题的方法和对策。同时，为了进一步激励档案管理人员的工作积极性，还应尽可能地为他们提供各种晋升的机会，使他们能够全身心的为医院服务，进而提升医院的档案管理工作水平。

4 结语

伴随着各行各业计算机信息技术的不断应用，医院的档案管理工作开始由原始的管理途径开始逐渐向电子档案管理过程演变。但在实际操作的过程中，电子档案管理工作仍旧面临着诸多的困境，要想真正地改善和解决这些问题，首先，应严格把控计算机安全问题；其次，制定一套严密、合理和科学的电子档案的操作规范和工作标准；最后，使档案管理人员的综合素质得到真正的提升，使他们更好地服务于医院的档案管理工作。

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作者简介：覃素平（1963-），女（壮族），广西都安人，供职于南宁市第七人民医院。