完善事业单位办公室管理职能的几点思考

周 民

完善事业单位办公室管理职能的几点思考

周 民

福建省科技馆

办公室作为事业单位内部一个综合性、全面性的办事机构，在推动我国事业单位改革的过程中发挥着重要作用。办公室管理职能的完善与否关系到办公室管理职能能否得到有效发挥。该文通过分析完善事业单位办公室管理职能的必要性，探究事业单位办公室管理职能履行过程中存在的问题及原因，并从明确管理职能、完善规章制度、提升职工素质等方面入手，完善事业单位办公室管理职能。

事业单位 办公室 管理职能

在我国，办公室作为事业单位内部一个综合性、全面性的办事机构，不仅承担着调研、执行、参谋等宏观管理职能，而且还担负着文件起草、督办协调、业务接待、公文处理等微观管理职能，是事业单位的运转枢纽，发挥着承上启下、联系左右、协调内外、辅助决策的重要作用。党的十八大以来，中央提出了关于深化事业单位改革的目标，如何扎实有效地推进事业单位改革，成为摆在我国政府面前的一项重要议题。新形势下，作为事业单位的最重要部门，办公室应积极主动扛起事业单位改革发展的大旗，积极探索，改革创新，完善职能，更好地服务经济社会发展。

1 完善事业单位办公室管理职能的必要性分析

基于办公室在事业单位管理中的重要作用，加强和完善事业单位办公室管理职能，对办公室强化政务、做好事务、规范服务具有重要意义。

1.1 完善事业单位办公室管理职能是深化事业单位改革的需要

党的十八大报告指出，“要按照建立中国特色社会主义行政体制目标，深入推进政企分开、政资分开、政事分开、政社分开，推进事业单位分类改革。”[1]由此可见，当前我国正处在事业单位改革发展的重要时期。由于办公室工作具有综合性和全局性、协调性和操作性、辅助性和服务性等特点，是保证事业单位有效运转的桥梁和纽带。同时，办公室还承担着调研、执行、参谋等宏观管理职能，这些宏观管理职能能否有效得到履行直接影响着事业单位的改革发展。因此，基于我国事业单位办公室工作的特性，加强和完善办公室管理职能，对深化我国事业单位改革具有重要意义。

1.2 完善事业单位办公室管理职能是推动事业单位管理科学化的需要

事业单位是我国特有的社会组织，是国家为了社会公益目的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织[2]。当前我国事业种类繁多，人员数量多，造成一些事业单位人浮于事、人才匮乏、人才闲置等现象，这就导致这些事业单位对办公室职能缺乏足够的认识，依据传统惯性思维，将办公室管理职能简单定义为会议组织、后勤保障、“吃饭陪酒”以及一些临时性、突发性事件的处理，使办公室管理职能不能得到有效发挥，造成部分事业单位内部管理效率低下。当前，随着科学行政理念的大力推行，重视和完善办公室管理职能已然成为推动事业单位管理科学化的客观需要。

1.3 完善事业单位办公室管理职能是服务单位职工发展的需要

由于办公室是事业单位的运转枢纽，不仅担负着文件起草、督办协调、业务接待、公文处理等职能，同时还发挥着承上启下、联系左右、协调内外、辅助决策的重要作用。办公室认真履行管理职能，及时、准确传接和下发各类公文，监督各部门执行情况，并通过有效公关，为本单位工作开展争取资金支持，更好地服务单位职工，推动单位各项工作有序开展。

2 当前事业单位办公室管理中存在的问题及原因

随着我国事业单位改革的步伐不断加快，事业单位办公室的管理也面临着许多挑战，管理中存在的许多问题也亟待解决。只有正视这些问题，寻找问题产生的根源，才能有效探索解决路径，加强管理，推进改革。

2.1 管理职能不明晰

事业单位办公室要想有效发挥其管理职能，有必要对其管理职能形成一个清晰准确的认识。当前，我国事业单位办公室的管理职能主要包括：辅助领导决策、协调内外关系、健全规章制度、人力资源管理、服务单位职工、日常事务管理等。日常事务管理只是办公室管理职能的一个组成部分，然而在当前许多事业单位中，日常事务管理却成为了办公室最主要的职能，使办公室变成了后勤保障部，造成办公室工作人员整天都忙于应付各类琐碎、杂乱的事务性工作，导致办公室管理效率低下，无法充分辅助领导决策、人力资源管理等宏观管理职能。

2.2 规章制度不健全

国外对办公室管理理论的研究起步早，形成了较为完善管理理论，因此其办公室管理的规章制度也比较健全，管理也较为科学化。我国对办公室管理理论的研究开始于20世纪80年代中期，目前尚未形成较为完备的、独立的理论体系，多是借鉴参考国外办公室管理的理论经验，造成办公室管理滞后。当前，事业单位办公室存在内部管理制度不健全，办事程序不规范，造成人力、成本浪费；缺乏相应的激励机制，造成办公室工作人员积极性不高，办事效率低；缺乏相关的培训制度，导致工作人员管理理念、管理方式滞后等。

2.3 职能发挥存在异化

明确办公室管理职能，准确、扎实、有效地开展各项工作是做好办公室工作的前提。然而，现实生活中，办公室管理职能在实际执行中会发生一定的异化。表现在：（1）辅助决策职能的异化。由于部分办公室管理人员过多依赖传统的经验管理，满足于日常事务的处理，缺乏主动参政意识，导致辅助决策变为被动执行。（2）服务职能的异化。部分办公室人员受传统观念的影响，存在一定程度的官僚主义思想，在工作中缺乏耐心，缺乏主动服务意识。（3）协调关系的职能异化。事业单位办公室承担协调单位内部各部门之间、以及本单位与政府部门、其他企事业单位以及社会的关系，做好社会公关，争取外单位支持、本单位各部门协调配合。然而在现实生活中，“协调关系”变成“走关系”，社会公关变成请客吃饭，滋生腐败之风，严重异化协调关系职能。

2.4 工作人员素质不高

办公室工作任务繁重，工作人员由于常常忙碌于处理各类事务性工作，往往会忽视政治理论学习、管理知识学习和业务技能学习，导致部分工作人员整体素质不高，无法准确把握国家政策方针；在生活中极易受到社会不良思想的影响，腐败堕落；在工作中，态度不端正，服务意识淡薄，业务技能不扎实，严重影响办公室管理职能的开展。此外，一些工作人员由于年龄、技术等原因，没有经过专业化培训，无法操作自动化办公设备，造成自动化办公能力不足。

3 完善事业单位办公室管理职能的对策建议

当前，事业单位办公室管理过程中存在的问题已经严重制约着办公室管理职能的发挥，如果不能有效解决，势必会影响到我国事业单位发展的步伐。因此，完善事业单位办公室管理职能已成为摆在我们面前的一项重要议题。

3.1 提高认识，明确管理职能

办公室作为事业单位内部一个综合协调机构，发挥着重要的管理职能。对一个事业单位来说，办公室并非可有可无。相反，随着事业单位改革的深入，办公室的地位和作用也必将越来越重要。单位领导对办公室的重视，是办公室工作有效开展的前提。各单位要提高认识，根据时代发展，明确办公室具体职能，理清办公室职能关系，充分发挥办公室辅助决策、建章立制、人力资源管理等宏观职能，重视利用办公室开展调研，为事业单位决策和改革提供依据。同时还要根据新形势，进一步明确办公室的具体业务范围，合理配备人力资源，制定工作目标，在协调关系职能实行过程，要加强沟通，做好公关形象，防止职能异化，确保办公室管理职能的实现。

3.2 研究总结，完善规章制度

制度是指要求大家共同遵守的办事规则、行为准则以及人们应普遍遵守的行为规范[3]。规范、合理、完善的工作制度是做好办公室工作的基础。由于办公室涉及的事务具有面广、量多、临时性、突发性等特点，要想做到有序管理，必须要依靠完善的制度进行约束。当前，我国办公室管理制度还不够完善，各单位可以借鉴国外好的办公室制度，总结本部门实践，研究总结，制定符合本部门实际的规章制度，完善办公室管理职能。

首先，要从岗位责任出发，明确办公室职责目标，确保每个环节都有章可循。例如有必要完善办公室岗位责任制，制定各岗位规范和行为准则，如公章使用规范、办公室财务管理规范、公文管理细则等，使办公室各项工作都有专人负责，权责清晰，追责较易。

其次，注重制度的完善和创新，根据新形势新情况不断完善办公室制度，确保管理的科学化。如当前党中央正在全面推行深化改革，事业单位办公室也应结合中央精神，及时调整定位，取消一些不合理制度，如下放一些管理中的审批事项，推进事业单位改革。

再次，完善考核激励机制，提升办公室职工工作积极性。完善考核制度，其关键要点就是充分利用当前比较先进的考核理念，结合各具体岗位特点和所分管事务的性质，合理设置考核指标和权重，采用比较流行的360度评价指标，即将上级、平级、下级以及服务对象的评价也作为一个重要指标，对被考核者的德、能、勤、绩、廉做一个全面的考核。要完善奖励激励制度，将考核结果与奖惩、升迁、任用挂钩，提高办公室工作人员的积极性。

最后，要严格执行制度，防止制度执行中的异化。对于新制定的制度，在制定前要集思广益，在职工代表会议上通过，方能减少执行阻力。对已有制度，要组织办公室职工加强对制度的学习，明确制度要求，使其按章办事。在制度执行中要做到公开、透明，对不执行或变相执行的人员给予相应的惩罚，增强制度约束力，实现管理效果。

3.3 加强培训，提升职工素质

我国事业单位的设立是基于社会公益的目的，是为了辅助政府部门更好地服务社会。办公室人员素质的高低，影响着事业单位在群众心中的形象，影响着服务好广大群众目标的实现。办公室人员应重视加强培训，努力提升素质。首先要重视政治理论学习，提升思想政治觉悟。事业单位办公室人员应加强对马克思列宁主义、毛泽东思想和中国特色社会主义理论体系的学习，思想上自觉与党中央保持高度一致，才能在工作中贯彻落实好党中央、国务院的有关政策文件，避免工作出现政策性事务。其次要加强知识学习，努力提升业务水平。办公室工作人员要不断加强学习，具备较好的文字处理能力、组织协调能力、综合分析能力、现代化办公设备的操作能力，提升工作质量。最后，要加强职业道德培训，努力践行服务为民，在工作中自觉做到脚踏实地、谦虚谨慎、克己奉公、真诚服务、作风良好，提高办公室管理服务效率。

[1] 新华网.十八大报告[EB/OL].http://www.xj.xinhuanet.com/2012-11/19/c_ 113722546_5.htm, 2012-11-09.

[2] 俞路.事业单位改革的五点思考[J].中国行政管理，2011(5)：38.

[3] 戴亚军.高校办公室管理存在的问题及其对策研究[D].郑州：郑州大学，2011.

[4] 孙荣.办公室管理[M].上海：复旦大学出版社，1999.