高校二级学院办公室行政管理队伍建设探究

2014-08-30孙薇

科技视界 2014年23期

孙薇

（塔里木大学机械电气化工程学院，新疆阿拉尔 843300）

目前，我国高校的二级学院办公室，是高校管理层和各职能部门之间进行沟通、传递信息的纽带，是依据上级和职能部门的党政宗旨具体开展工作的行政管理工作。

1 学院办公室的职责

学院办公室是学院行政工作的综合协调管理机构，承担着制定和实施学院的管理制度，当好学院领导的好助手，协调落实学院领导布置的各项工作，沟通学院上下，负责学院与学院之间、学院与部门之间及学院与外界之间的联系，服务于教学、科研的第一线，保障学院各项工作的正常运行。

虽说，每个高校的二级学院办公室工作内容略有不同，但大致上以下几点是共通的：1）负责组织起草学院综合性工作报告、总结、计划和决议等文稿，拟定学院规章制度，以学院的名义发布通知、决定等公文。2）组织、安排、协调学院综合性工作及全院性重大活动，安排各类院级或承办校级会议，确定议程，做好记录并督促检查会议决议的贯彻执行情况。3）协调安排学院领导的重要工作日程并协助处理学院日常工作。4）办公用品的采购、分配等管理工作。5）综合档案的收发、登记、批阅、传阅、归档的管理工作。6）学院对外宣传，网站管理。7）负责学院外事、对外联络及接待工作。8）学院党政公章及学院领导印章的使用和管理。9）学院日常的综合治理和精神文明建设。10）学院领导交办的其他工作。

2 行政管理人员的基本要求

很多人认为，高校行政管理人员是一份轻松地、没有技术含量的工作，每天无非是做一些繁杂的事物，专业技能要求不高，随便抓个人就可以胜任[1]。确实高校行政管理工作比较繁琐，尤其是二级学院，每天都承担各类的事务，这些工作不仅来源于学院领导，而且来源于学校的其他行政部门，学院办公室更需要面对不同的部门，如人事处、计财处、对外交流处、宣传部、保卫部等等，每一项工作都要求行政管理人员专业而且高效的完成，工作复杂程度可想而知[2]。因此这就要求行政管理人员具备缜密的逻辑思维、组织协调能力、灵活多变的办事能力、良好的沟通和解决问题的能力及快速的学习能力，方可胜任工作岗位。

3 行政管理人员的现状

近年来，随着社会的整体进步和国家对高等教育重视程度的提高，尤其对高校师资队伍的建设投入了大量资源，而高校行政管理岗位就处在一个尴尬的位置，发展相对明显滞后。

3.1 “边缘化”

高等教育的空前发展，使得教师的主体地位得到强化，随之而来教师的工资、待遇、福利等方面得到了提高，而作为同样处在高校的行政管理人员来说，增幅却并不明显，并不是教育受到重视的主要受惠者，与高校教师相比，收入差距逐渐拉大，自然产生了被“边缘化”的危机感[3]。

3.2 压力、职业地位

行政管理人员的压力主要来自于行政工作经常处于繁杂的超负荷运转状态，特别是在高学历人才云集的高校，行政管理人员的学历相对较低，这也成为一种无形的压力。

职业地位主要体现在职业认同度、自我成就感和福利待遇方面等方面。如今的高校普遍存在着“重教学、科研，轻行政”的倾向，学校的主要领导是“双肩挑”的角色，这在一定程度上影响和支配着高校工作的决策。行政管理人员与教师相比，无法找到职业地位和自我成就感，长期以往，心理上产生一种不平衡，产生职业倦怠情绪。

3.3 管理队伍青黄不接

高校自扩招以来，为保证高校教育质量，将引进人才计划的重点安排在教师岗，行政管理人员的少之又少，有的高校引进行政管理人员也是以编外或合同工的形式，与有编制的教师相比，薪酬、福利。待遇相差甚远，使得管理人才望而却步，逐渐导致行政管理队伍结构失衡，处在青黄不接的状态。

4 如何实现学院办公室行政管理队伍建设

4.1 按需设岗，按岗择人

高校二级学院办公室作为基层管理机构，承担的工作复杂且涉及广泛，因而在人员配备方面就需要按照“精简、统一、高效”的原则按需设岗、按岗择人，以面向社会，公开招聘的形式招到所需要的人才。同时还要不断的优化办公室行政管理队伍的学历结构、能力结构、年龄结构等等，确保建立一支人际关系和谐，能力互补、工作热情饱满的队伍。