秘书必学的五项技能

文张跻国

俗话说，“铁打的营盘流水的兵。”每年都会有一批新人走进办公室，走上秘书工作岗位。作为这一特殊岗位上的新人，需要学习和掌握的知识、技能很多。我认为，首先要学会以下五项工作技能。

一、学会规范。即知道各项工作如何干和如何干好。包括办文、办会、办事规范和礼仪规范。

办文规范。一是要认真学习《党政机关公文格式》，明确公文种类、注意事项、写法及要求，在自己规范办文的同时还要教会别人规范办文，既要使自己写出来的公文符合规范，还要让自己校核出来的公文符合规范，从文稿的观点内容到措辞都要一丝不苟、精益求精。二是公文语言要规范。语言是公文的第一要素，必须正确规范地使用书面语言，做到庄重、确切、精练、平实，在表达上不能有歧义，禁用模棱两可的语言，形式讲规范，内容忌八股。在句子运用上，要充分运用陈述句，规范使用无主句，不用或少用疑问句。

办会规范。就是从会议议题的确立到筹备、通知下发和会议召开，要系统策划，会议通知要明确无误无歧义、会议准备要周全充分。各种预案齐全完备，细节考虑安排到位，多想别人未想到的事情，多做可能要用到的准备。细节决定成败，规范体现水平，规范漂亮地办会并不简单，要想会场心不慌，就要多在会前做文章，多探索会务服务量化、细化的办法，规范会务流程，使会务工作逐步向规范化、标准化迈进。

办事规范。主要是办事讲章法、重程序，不随心所欲；该请示的事项要事前请示，不能先斩后奏；该汇报的内容要提前汇报，不能等领导过问时再作解释；该协调的问题要提前协调，不要等遇到问题时再临时抱佛脚；该沟通的情况要提前沟通，不能等出现障碍时再临渴掘井。

礼仪规范。就是着装规范，遵守职业礼仪。一个人的穿着打扮就是其教养及品位的最形象体现。作为秘书，尤其要学习好相应的会面礼仪、位次礼仪、特殊场合的礼仪、接待礼仪等，使之符合规范要求。如在接待礼仪规范上，要来有迎声、问有答声、去有送声。虽然生活中的礼仪细节并非人人都能全部学到，但秘书要始终把礼仪原则铭记于心，贯穿于行，这不仅是从事秘书职业的必备技能，更有助于树立个人形象，展示人格魅力，让人生更加精彩。

二、学会沟通。沟通是秘书的一项重要技能，目的是让他人知道你要干什么和怎么干，取得对方理解和认同。为此，需要掌握明确的沟通目的、精妙的沟通思路和纯熟的沟通技巧，这是确保沟通成功的三大要素。在沟通方向上，要处理好对上、对下和平行沟通的关系。对上沟通要明确、及时、到位。对领导和组织决定了的事情，要认真执行；对领导交办的任务和事项要认真完成，不推诿。对下沟通要畅通、高效，注重沟通方式方法，不盛气凌人，在有效沟通中获得支持和帮助。平行沟通要有效、顺畅，做到工作繁忙时相互支持，遇到困难时相互关心，遇到问题时相互宽容，平时要相互学习。

三、学会协调。即知道如何借助外力干好工作，也就是要善于站在高人的肩膀上远眺。秘书要做好本职工作，在很多情况下需要协调各方配合完成，需要具备良好的协调管理能力。主要包括三个方面的内容，即协调上级，以取得上级领导对自己工作的支持和理解，能够有效借力、借势；协调平级，取得兄弟单位的帮助和支持，有效利用其他部门的力量为我所用；协调下级，取得下级单位的支持，充分利用好基层单位的工作积极性，借力完成任务，不以权压人。

四、学会表达。就是要让别人知道你想说什么，表达什么样的观点和内容。这既是沟通协调的基础，更是秘书应当具备的重要技能。

一是思维表达能力。人与人的区别在于思维能力的差别。一个人的思维是否缜密，是否符合逻辑，是否能换位思考，思维是否有一定高度、深度和广度，体现一个人的素质和能力的高低。思维情况能够通过一定的表达形式，实现从无到有。将脑子中的想法表达出来，是一个人表达能力的重要方面。我们经常会听到一些人说，自己有很多想法，但却表达不出来。作为秘书，要重点加强这方面的能力锻炼，做到“肚子里有货要能倒出来”。

二是口头表达能力。能够把自己的想法以口头的形式清晰地表达出来，这是一个隐性知识显性化的过程，是表达能力质的升级。作为秘书，如果能够用口头形式将自己的思想最大限度地表达出来，并且表达好，这对做好本职工作是非常有益的。

三是书面表达能力。说白了就是将所思所想所说的内容，用书面语言表述出来。很多人能想会说，但并不一定善于书面表达，或者表达出来后与自己所想的、说的相差很远，总不能令自己满意。所以，秘书要努力提高书面表达能力，能够把别人想说想表达的思想、做法，准确有效地表达出来，让别人满意；把自己所想所说的，准确清晰地表达出来，让自己满意、让别人明白，这是有效表达的最高境界。

五、学会积累。知道干过一些工作后能留下些什么，每干完一件事都能从中学习到一些经验、技巧，知道该汲取什么教训，该发扬什么长处。只有这样，才能更聪明有效地工作。要重点做好三个方面的积累：

一是积累知识。秘书要有比较宽广的知识面，需要加强自身知识积累，做到“工作学习化、学习工作化”，善于向一切可以学习之人学习，向一切可以学习的事学习。在秘书这个职业上，没有速成诀窍。我们经常看到社会上有这培训班那速成班，但很少有秘书或写作速成班。秘书是一个需要自我积累、自我感悟、自我提升的职业。比如，要想写好一篇讲话稿，除具备从事文字工作的基本功底外，还要掌握和了解党的方针政策以及社会、经济等方面的知识，同时还要懂一些写作技巧、文法、修辞和逻辑知识等，从而使所写文稿条理清晰，表述规范，这都是需要靠平时知识积累才能实现的。

二是积累经验。包括自身经验、他人经验、直接经验和间接经验。比如，每干完一项工作，都要琢磨琢磨，找出对在哪错在哪，不占糊涂便宜，不吃糊涂亏，做到“吃一堑、长一智”“打一仗、进一步”。只有这样，才能在比较中以人之失，知己之得；在借鉴中以人之长，补己之短；在反思中以己之悟，促己长进。只有善于动脑，勤于思考，才能增强做好工作的悟性。所以，秘书要多思、多想、多悟，善于总结提炼，时常回头看，既要善于读自己写的文章，还要对领导修改过的文稿认真学习、领会和揣摩，看看自己是怎么写的，领导是怎么改的。要通过写每一篇文章，使自己的思想认识有新飞跃、写作水平有新进步、工作能力有新提高。

三是积累教训。任何人干工作都会有失误，但重复失误就是错误。所以，秘书要有“一字不错”的精神，要有“不贰过”的境界，要有一定的悟性。“一字不错”，就是要认真细致地做好每项工作，把自己最满意的文字作品提供给领导和他人，让每篇作品都成为自己的名片。只有这样，才能最大限度地减少工作失误，避免让领导为自己改错别字、纠正语法错误。“不贰过”，就是不在自己、别人和前人第一次摔跟头的地方摔第二次跟头，做到“善可为法、恶可为戒”。有悟性，是一个人工作能力的分水岭。有悟性的人，干任何工作都能融会贯通，干一次有一次的收获，能够从日常工作中吸收营养；反之，悟性平平，工作能力和工作绩效就很难有大的提升。