学校档案管理信息化建设的失范研究

刘丽萍

摘 要：学校是培养人才的摇篮，在政府对教育工作不断重视的今天，教育事业的开展也越来越顺风顺水。面对学校的教学范围不断的延伸、学校的教学规模不断的扩大，学校在发展过程中所需要处理的信息也在不断的增加，面对大量学生的涌入以及学校相关工作的开展及记录，将信息化技术应用于学校的档案信息管理建设中就显得十分的重要。但是由于信息管理中存在着一些铣削的问题，本文将对学校档案管理信息化建设失范的研究进行分析。

关键词：学校档案管理；信息化建设；失范

前言：做好学校的档案管理信息化建设工作，将先进的信息化技术应用于学校档案管理的环节中，是有助于提高学校对档案管理及利用的能力的。做好档案管理工作，对学校的发展建设具有十分重要的影响作用，将信息化技术合理的引进档案管理中，建立健全信息化档案管理机制，就管理过程中出现的“失范”问题进行专项处理，是十分具有必要的。

一、档案信息化的概念和主要内容

大多数学校是经过了漫长的发展历史逐渐的成长起来的，在漫长的发展中他们经理了各个时代的文化影响，并逐渐的形成了自己的办校理念。将流传下来的信息进行合理的处理，对学校建设中正在不断更新的信息进行保存，确保学校对校内建设及发展中所产生的信息能够进行合理有效的处理。所以，在学校档案管理的建设中，了解档案信息化的概念及主要内容就显得十分重要。档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。档案信息化的内容包括：第一，档案信息化基础设施建设，主要是通过推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高学校档案管理信息化水平；第二，数字档案信息资源建设，包括加强数字档案目录数据库建设和目录中心建设、推进数字档案全文数据库和多媒体数据库建设、开展电子文件归档管理等措施；第三，档案信息化标准、规范建设，包括管理性标准、业务性标准和技术性标准的建设；第四，档案信息化人才队伍建设，要加强档案业务人员的培训工作，着力打造一批既熟悉档案业务，又熟悉计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才。

二、学校档案管理信息化建设“失范”的表现

在当前学校的建设中，由于学校发展的观念停留在育人为本的环节，对学校相关基础设施的建设工作并不是十分的重视，所以，在进行学校信息化档案管理的建设中并没有投入适当的资金进行管理，学校高层对档案管理的重视力度也不是非常的高，学校内部的档案管理工作人员对档案的重要性也不能够有效的认识等原因，最终导致了“失范”现象的发生。

2.1学校档案管理工作的资金投入少地位低下

当今学校的档案管理机构还不够健全，档案管理人员权益得不到应有的保障。档案管理人员的岁数和专业技术都达不到档案工作的需求，阻碍了学校档案管理信息化的发展，体现不出这个工作的价值，阻碍了档案管理信息化的建设。

2.2学校档案管理工作的失衡

学校在管理过程中，一般不会顾及到档案管理工作，一般只注重它的主要工作，造成学校管理整体的不完美。学校管理要想很好的发展必须认识档案管理的重要性，注重整体的发展，档案工作要和学校的主要工作放在同样的位置，最好能保持一碗水端平。

2.3学校档案管理工作的失速

档案管理工作是学校基础业务的重要工作，还是教育目标实现的重要条件。然而目前学校的档案工作跟不上学校的发展速度，使得学校档案的管理职能得不到充分发挥，档案的价值得不到提升，阻碍了学校档案管理的发展脚步。

三、档案管理信息化建设“失范”的解决对策

面对当前学校发展中对档案管理存在的不足，以及在进行档案管理信息化建设中存在的“失范”问题，为了保证学校能够有效的发挥档案的使用价值，提高对档案的管理能力，在学校建立信息化档案系统管理过程中有效的解决“失范”问题，以下将提出解决对策。

3.1学校档案管理制度的健全

学校应该明确学校档案管理的职能，搞清楚档案管理对学校管理的重要关系，建立独立的档案管理部门，成立管理学校档案的委员会，制定适合学校档案管理信息化的管理条例，完善学校档案管理的制度，体现档案管理的价值。

3.2增强学校档案的保密性

对学校档案的保护和管理，防止档案的外泄是学校档案管理人员的主要工作，档案资料具有特殊的作用和价值，关系到档案人员的隐私，所以学校档案管理人员必须明确自己的职责，对绝密的档案要设置保险柜，或者把纸质档案转变成电子档案并且加上密码，这样就能很好的保护档案的安全。

3.3实现学校档案管理的网络化

档案管理工作在学校管理中作为一项很复杂的工作，它需要整个学校人员的努力合作和密切配合。档案管理的网络化可以提高学校档案管理人员的工作速度，可以减少对资源的浪费，从而提高学校的经济效益。把纸质档案转换成电子档成为当今学校档案管理的趋势。

3.4利用学校文化建设推动学校档案管理信息化建设的发展

在学校制度的建设内容中加入档案管理工作，把建设学校的文化和学校的档案工作相互结合，共同发展，这样能很好的保障学校档案管理人员的权力和利益，调动档案管理人员的工作积极性，使得学校档案管理的建设得到飞速的发展。

3.5增强学校档案的宣传工作

在学校档案信息化建设过程中，要加强学生对档案的认识，把学校档案管理工作遇到的问题作为学校工作的会议议题提到上面。

结语：做好学校档案管理信息化建设工作，对信息化建设中出现的“失范”问题进行合理的研究，完善档案管理信息化建设过程中所存在的不足以及弊端，提高学校在档案管理工作中信息化建设的水平，优化对档案管理的能力，制定合理的政策解决“失范”问题的出现，只有这样才能够在信息化的基础上，做好档案的管理工作。

参考文献：

[1]马美玲，学校档案管理信息化建设存在的问题及对策，黑龙江史志，2013年23期endprint