加快煤炭企业档案信息化建设的思考

邓勇

摘 要：随着煤炭企业现代化建设步伐不断加快，煤企办公系统逐渐实现自动化和网络化。为了高效利用档案信息资源，提供优质快捷服务，促进煤企安全高效可持续发展，煤企必须与时俱进，加大档案管理信息化建设力度。本文主要围绕如何加快煤企档案信息化建设展开全面阐述。

关键词：煤炭企业；档案；信息化建设

档案信息化建设主要是指在国家档案建设管理部门的协调规划与组织下，将现代信息技术应用于档案管理活动中，实现档案管理的数字化，实现档案信息资源的高效利用。加快煤炭企业档案信息化建设，有利于转变全新的档案管理模式，掌握档案信息的数字化存储并提供优质服务，从而实现档案管理网络化。在实际档案管理工作中，其管理方法和手段相对落后，导致档案工作无法适应新形势发展趋势。因此，只有加快煤炭企业档案信息化建设，才能促进煤炭企业的安全高效发展。

1.煤炭企业档案信息化建设符合时代发展趋势

原始记录性作为档案的本质属性，其信息含量已经成为档案评估的重要参数。传统的载体形式已经无法满足档案信息化建设要求，新的载体形式运营而生。因此，只有加快档案信息化建设，才能更加完善档案的分类体系。煤炭企业档案管理信息化可不断拓展档案工作的业务领域，通过传输计算机网络，高效实现档案资源配置的最优化，实现档案信息资源的共享局面。通过档案数字化管理，可打破档案管理部门的局限性，加强档案的采集、管理、服务等职能，实现高效合理的档案信息资源配置，为煤炭企业的安全高效发展提供优质服务。

2.加快煤炭企业档案信息化建设的高效途径

2.1完善档案数据库与档案网络

现阶段，档案信息自动化系统还停留在由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，对数据库的信息化建设造成严重阻碍。实现档案信息化的重要前提在于实现高效的数据库管理，增强检索服务系统的时效性。通过利用计算机对档案信息的处理技术，可灵活捕捉照片、纸张档案材料，且将所有的档案信息转换为数字形式，便于长期保存。同时，利用计算机、扫描仪等技术设备，进行组建综合性的档案信息库，以增强档案信息检索与查询的方便性，对档案信息资源落实全方位的保护措施。

2.2实现优化的专业结构，加强队伍建设

档案工作发展日新月异，对档案工作人员专业水平的要求不断提高。因此，档案工作人员必须不断更新知识结构，积极参与在职培训等各种形式的再教育活动，以适应新技术的发展需求。单一的档案管理人员结构已经无法满足档案工作信息化的发展趋向，因此，必须不断加强信息技术、网络技术等方面人才的培养与引进。另外，进行专业人员结构优化，建立复合型多层次的专业队伍，以增强档案工作信息化建设的时效性。

2.3优化煤炭企业档案数据库系统，实现档案全文数字化

为了实现档案的数字化发展，必须做好以下几方面的工作：第一，建立收藏档案目录数据库。在企业档案信息化建设中，根据单位各类档案情况，通过著录标引，在计算机中录入单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案型号等，从而建立基本数据库。第二，建立基层报表数据库。在建立煤炭企业档案数字化管理系统过程中，不断健全状态数据库与基层报表，同时，通过网络系统将各部门需要报送的数据、反馈信息录入建立的数据库中，并进行合理的调整。另外，结合上级的要求与使用情况，及时做好基层报表的填报工作。通过利用网络直接接收办公自动化产生的电子文件，且利用手工输入、电子扫描、数码拍摄等手段进行获取历史资料。

2.4 加强档案资源信息二次开发，建立多元化档案信息体系

档案部门充分结合档案信息，借助自动化办公系统，进行深入研究各项专题，以促进档案信息的二次开发。同时，采取多形式发布档案信息方式，比如进行建立网站等，为用户提供更多的档案资料，充分发挥档案存在的利用价值。另外，通过不断加强各种数据归档平台的开发，进行建设收藏基本目录数据库、单位基层报表、单位动态数据库等查询入口，以实现档案信息网络传输，增强用户访问系统允许的使用性能，最终集档案信息的处理、查询、传递功能为一体，从根本上提高利用者的查阅效率，最终为煤炭企业管理人员和工程技术人员提供更有利用价值的档案资料，提供更加多元化的优质服务。

2.5提升电子数据的安全性管理水平

档案保护现代化的传统意义是指档案库房、档案设施设备、档案载体保管保护等方面的现代化。实现档案资源信息化后，机读档案、声像档案、电子档案等各项新型载体档案的不断涌现，从而实现了数据信息的共享。因此，网络以及数据的安全性具有重要的意义。因此，为了提升电子数据的安全性管理水平，必须高效设置安全的使用权限，提高电子数据的精确性，并做好数据的备份工作，保证档案馆为用户提供安全可靠的数据。

3.结束语

煤炭企业档案信息化建设属于一个长期的过程，涉及的内容相当广泛。综上所述，合理规划各项计划，积极推动档案信息资源的利用，从根本上保障信息资源共享的实现，为企业发展提供多元化的服务。

参考文献：

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