企业改制后档案工作的发展趋势与管理

王巍

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，它原始地记录了一个企业的发展过程，对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，我们必须充分认识做好企业档案工作的重要意义，认真做好企业档案工作，为企业发展服务。

一、企业改制后档案工作所面临的主要问题

1.档案利用情况发生转变。通过对利用的分析可以看出，由生产、科研、工程、建设资料转化而来的档案利用率高，会计、合同、土地、招投标档案利用率也逐年提高。

2.档案现代化管理滞后于机关办公自动化。大部分单位档案现代化管理水平有待提高，不能适应企业档案信息化发展要求。

3.从源头上不能保证归档的齐全完整。管理制度不落实，归档又没有纳入网点兼职档案人员的岗位责任制，没有对不归档人员进行有效的处罚，出现部分档案归档困难的现象。

4.各单位档案工作发展水平不均衡，出现了强者越强，弱者越弱的两级分化现象。通过对以上问题的分析可以看出，为了适应市场经济的需要，就要用信息产业来改造国企传统企业，提高资产运营效率，实现经济效益的明显提高，而档案工作是企业管理的基础工作，在国企的重组改制中，档案工作也必须进行改革，实现与企业同步发展。

二、企业改制后档案工作发展趋势分析

1.正视现实，转变观念，拓宽档案信息资源开发利用工作的服务范围。观念是行动的先导，要有效地开发利用档案信息资源，首先必须转变过时的观念，确立全新的观念，即新形势下档案工作者应确立以下五个观念：（1）主动服务观念。服务性是档案工作的根本属性，只有确立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动，从而使档案工作者在进行档案信息资源开发利用工作中发挥出应有的作用。（2）开放观念。档案工作者只有从封闭走向开放，主动融入社会，参与社会，并了解、把握普通公民的档案利用需求，才能增强应变能力，有效地开发和传递档案信息。（3）竞争观念。现代社会是竞争的社会，档案工作者必须增强忧患意识，在档案部门之间、档案部门与其他信息部门之间广泛地开展竞争，由此才能产生“时不我待”的紧迫感，从而产生开发提供档案信息的强大动力。（4）协作观念。“广、精、快、准”是信息化社会人们利用信息的基本要求，要满足这一点，单独的档案部门已难以做到。因此，档案工作者必须确立协作观念，走整体化协调发展之路，以实现档案信息资源的共同开发。（5）市场观念。在市场经济条件下，一切必须以市场需求为导向。因此，档案工作者确立市场观念十分必要。

2.切实加强现代高新信息技术研究，努力造就新型档案专业人才。笔者公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，包括激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备，它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图像，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。公司在内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。2014年1月24日，公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其他生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室两台1000MW发电机组档案的电子文件。

在现代企业档案人员中，既有档案专业知识，又懂生产专业知识，又具有计算机、网络等方面知识的人才奇缺，从而制约和影响了档案事业的发展。如何适应时代需求，积极应对社会竞争，全面创新档案服务体系，满足社会、企事业单位不同层次的档案需求，是当前档案事业发展中的重要课题。

3.企业档案的收集与归档范围需要优化。收集是档案工作的起点，是发挥档案作用的前提。归档制度是企业档案收集工作的规范和标准，制定科学合理的归档制度和归档范围，是做好收集工作的基本保证。制定相应的归档制度，并在实践中对各职能部门的归档工作予以监督执行，是档案部门的基本职责，也是做好档案收集工作的重要前提。在企业管理制度与归档制度健全的情况下，接收企业档案的移交归档是企业档案收集工作的主要方法。文件材料归档制度，应明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档要求以及控制归档质量的措施，文件形成、归档责任。

制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来，公司着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，我们将档案管理进行指标分解，纳入我厂各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，我们根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上，领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，厂本部均专门行文发布，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。

近年来，我们制定并实施的档案资料管理制度主要有：（1）档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书，限期上交，愈期进行考核。（2）机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容，并规定设备异动后，工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。（3）设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后，必须有专职档案人员到场才能开箱，设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员，必须将技术资料交档案室验收归档，没有档案室负责人签字不能报销差旅费。（4）工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收，没有档案管理人员验收签字，财务部门不得进行工程决算付款。

目前，我厂已建立了14种1.3万字的档案管理制度，使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循，职责明确。这些制度的实施，有效地保证了归档资料的及时、完整。我厂档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%，资料完整率达99%。

4.企业应强化依法治档的观念。（1）依法治档的意义。①依法治档，是科学管理档案和档案工作的需要。依法治档是社会主义市场经济的要求，科学管理是保证档案工作健康、有序开展的重要手段。②依法治档，是把《档案法》及《档案法实施办法》的规定真正落到实处。 （2）实现依法治档的具体办法。①实现依法治档要树立两个意识。要树立依法决策意识。企业经营者在做出有关档案工作的决策时，要做到有法可依。特别是当前企业改制过程中，少数企业擅自撤销档案机构，不配备档案人员，这是与《档案法》的精神相悖的。要树立依法自我保护意识。档案人员要依法主动向企业领导及有关部门反映问题，宣传档案工作的意义，争取他们的理解和支持，以便解决我们的一些实际困难，把档案工作开展好。②健全和完善企业的档案管理制度。档案工作是企业的基础工作，和其它工作一样，完成的质量要靠制度来保证。企业依法制定的档案规章制度，是依法管理档案的具体依据，是实现依法治档的前提和基础之一。一个企业完善的企业档案工作制度体系，必须能够反映一个企业档案工作的全部，一般来说，主要涉及管理体制、管理工作环节、人员的岗位责任三个方面。其中，对企业档案的管理是企业档案部门的主要工作，它是由企业档案的归档、整理、鉴定、保管、统计、利用等几个环节组成。对于每一个环节，都应制订相应的管理制度，这样才能保证企业档案管理工作的顺利进行。③做好《档案法》及有关法规、制度的宣传工作。档案人员要善于念“档案经”，档案工作要想得到别人的理解和支持，宣传工作起着至关重要的作用。首先，要在企业中进行广泛宣传，营造良好的舆论环境。可以利用黑板报、宣传橱窗、报告会、知识竞赛等一些员工喜闻乐见的形式持久开展《档案法》的宣传工作，让人们都了解档案和档案工作。其次，可对专（兼）职档案员重点进行培训，让他们熟悉档案工作的有关法律、规章制度。企业档案工作的制度健全了，宣传工作做好了，企业经营者和档案管理人员知道自己在工作中应该做什么，不应该做什么，企业的档案管理就纳入到法制化轨道了。 企业在改制中档案工作存在许多问题，对档案部门来说既是挑战也是机遇，要摆脱困境，就要有针对性地对档案工作进行改革，转变机制，勇于创新，才能满足企业的发展需求，进而保证档案工作的可持续发展。

（作者单位：神华国华徐州发电有限公司）