浅谈农垦企业办公室服务基层的举措

林妍琼

摘 要：农垦系统企业内设办公室是综合办事机构，起着承上启下、沟通内外的枢纽作用，办公室服务好基层就是展示企业良好形象的窗口，是企业高效运转的“润滑剂”。为此，要化解企业办公室服务好基层在认识上的一些误区，转变思想观念，提高企业办公室综合素质和服务能力，使服务好基层的职能得到全面发挥，促进企业持续、高效发展。

关键词：企业办公室 基层 服务工作 体会

广西南宁绿垦现代农业有限责任公司是由广西农垦集团有限责任公司和10个贫困农场共同出资组建的股份制企业，成立于1996年5月，是一家集“技术型、专业型、规模化”于一体的具有现代化管理模式的园林绿化专业生产经营企业，现有3个生产基地和园林绿化工程部、基地分别位于南宁市郊三塘镇、宾阳县王灵镇和上林县白圩镇；地域分散，远离城市。公司办公室是综合办事机构，起着承上启下、联系左右、协调各方、沟通内外的“枢纽”职能，是展示企业形象的窗口，是企业高效运转的“润滑剂”。因此，笔者就如何做好办公室为基层服务工作，真正发挥办公室的“枢纽”功能、“窗口”作用和“润滑剂”效果，谈几点体会。

1 企业办公室服务基层在认识上的一些误区

1.1 “上传下达”的误区

办公室主要担负着上情下达、下情上报，协调各单位、各部门、连接领导和基层组织的枢纽。中央的方针政策和上级的指示精神要靠办公室传达贯彻，基层的情况和呼声要靠办公室向上反映。但一些办公室人员认为，办公室做好上传下达工作就是做好服务基层工作，把上级领导的指示原版下发到基层，把基层反映的情况原样提供给领导或上级就是服务好了基层。确实不错，“上传下达”是办公室的一项基础工作，但如果把“上传下达”简单化或形式化，服务工作就容易变成“机械”工作，就会失去了服务的意义。对领导的指示没有经过思考就直接传达下去有时不但起不到积极的作用反而起到消极作用。

1.2 “锁碎工作”的误区

在很多人看来，办公室工作无非是每天上班打扫卫生、收发文件、倒倒茶水、跑上跑下、发发报纸杂志等锁碎的工作而与，只要做好这些锁碎的工作就是服务好基层。同时一些人也认为，办公室工作目标无量化，前途无奔头，工作积极性受到影响，严重时就会影响企业的整体积极性，结果堪忧。笔者在长期的办公室工作中曾经遇到这样一件事：早些年，一位女性应届大学毕业生应聘到该公司办公室工作，上班伊始，感觉一切都很新鲜，精力充沛，干劲十足，主动、勤快，给同事的印象很不错，可上班1个月后，她感到办公室的工作太锁碎了，一天到晚忙个不停，都是些鸡毛蒜皮的事，没什么技术含量，感觉她一个大学生来做这样的工作简直是大材小用，更让她感到郁闷的是，经常不能按时下班，有时休息日还在加班，最终选择了辞职。这件事说明，对办公工作没有正确的认识，不但影响了个人的发展，也对企业造成了不良的影响。

1.3 “接待工作”的误区

接待工作是企业办公室工作的重要环节，接待工作水平的高低能够集中反映一个企业的整体形象，1次公务接待的纰漏有可能会给企业造成无法弥补的损失。在外人看来，接待工作就是倍同领导、客人吃吃喝喝，游山玩水，很潇洒、很体面，甚至认为只要能喝酒就能胜任办公室工作，只要把迎来送往工作做好就是服务好基层。

以上所谈对办公室工作上的误区，看似简单，不足以为谈，但笔者认为这些认识上的误区不引起重视、不加予消除，将对企业健康可持续发展产生严重的阻碍。“细节决定成败”，对这些误区，必须要有清醒的认识并予有效的改进，推动企业办公室服务基层的水平全面提升。

2 把握好职能，为服务好基层提供动力

公司的3个生产基地、园林绿化工程部和基地位置分散，远离城市。生产基地和工程部大部分技术人员长年在生产一线工作，工作环境艰苦，文化生活馈乏，员工思想不稳定。针对这一情况，作为公司办公室工作人员，就应从纷繁锁碎的事务中解脱出来，深入到基层了解员工的生产、生活情况，关心员工的疾苦，及时向公司管理层反馈员工的思想动态，为公司在制定经营管理方案和各项规章制度时提供有效的依据。同时通过服务意识的转变，综合服务素质的提高，使办公室服务好基层的工作职能得到全面的发挥。

2.1 牢固把握服务大局意识

办公室工作人员必须立足本职，树立全局意识，以大局为重，工作上做到瞻前顾后、知上知下、知左知右、知内知外。既要充分理解好上级和领导的工作意图和要求，又要了解本单位的实际情况和基层员工的意见和建议，分主次，分轻重，先急后缓、先重后轻，特别是对企业发展“大政”方针如“经营管理方案”和各项管理规章制度等都要首先学会领会，理清头绪，了解目标，在大方向上为基层学习贯彻作必要的宣传和阐释，使上下形成合力，为企业发展提供动力。

2.2 强化服务意识

办公室人员必须树立上为领导分忧，下为基层服务的服务意识，把服务企业、服务基层作为工作宗旨。办公室无小事，不论是总结材料的撰写或文件的收发，还是协调基层办事、接待来访，甚至斟茶倒水都要有强烈的服务意识，以高度负责的态度、求真务实来做好每一件事。比如，总结材料的撰写，不能简简单单的“1、2、3……点”，而是要从企业的发展目标，具体措施到各基层单位所做的工作，取得的成绩以及存在的不足等进行全面的收集和整理，再进行分析和归结，这样的总结才具有全面性和针对性，才能实事求是，既激励先进，也鞭策惰者。对基层的工作性质也要有基本的了解，才能对基层做好服务。如公司在《城市园林绿化企业资质》认证办理上，对需要的必备条件包括注册资金、技术人员构成等要求，办公室人员都能通过相关渠道加以了解和掌握，所以，为该证的有效办理提供了极大的帮助。如果存在“办理资质证是工程部和生产基地的事，与办公室无太多关系”的思想，那对企业将带来不可预见的障碍和成本。

2.3 树立爱岗敬业意识

办公室工作单调而锁碎，枯燥又辛苦，不论是上传下达、撰写文稿、策划工作、请示汇报还是后勤服务，要做好这些工作就必须要树立爱岗敬业意识，任劳任怨，要把平凡的工作当作不平凡的事业来开展，才能保持高昂的工作精神，充满活力的工作干劲，才能把服务基层的工作做好。其实，办公室的工作有着规律性、预见性和操作性，只要有高度负责和敬业精神，就会把服务工作做好。首先是归类，根据企业的实际情况把办公室的工作进行归类，如文书处理、文件上传下达、档案管理、会议安排、人力资源管理、综合统计、接待来访、后勤服务等。其次是分工，办公室工作锁碎，工作千头万绪，为了有条不紊的做好工作就必须做到合理分工，遵循先急后缓原则。如固定资产投资和招商引资项目是一个长期的项目，对于这种周期长、费时多的事项，就要指定人员负责并跟踪项目的全过程，并随时向领导报告进展情况；对于时间短、任务重、难度大的事项要既分工又合作相结合，如每年的职称改革工作，在短短的1～2个月内完成职改文件的贯彻落实、宣传动员、申报材料的组织、上报等，就要求办公室人员团结协作，共同完成；对于涉及几个部门联合实施的事项，如公司《城市园林绿化企业资质》的申报工作，需要准备的材料有公司财务报表、综合统计报表、工商部门核发的企业营业执照和法人代表证书、专业技术人员与公司签订的《劳动合同》、专业技术职务资格证书、园林绿化工程的业绩、企业年度经营业绩证明材料等，所有这些都涉及到办公室、财务部、统计部、人力资源部、工程部，这就要求几个部门分工合作联合完成。主要由办公室牵头，相关部门协调实施，确保工作顺利开展。第三是善于检查落实。每天上下班前对当天和近期的工作进行1次回顾，那件工作已经落实，那件工作没能得到落实，需要继续跟踪落实的要做到心中有数，做到事事有回音、项项有交代、件件有着落。第四是总结分析，对基层反映的情况进行准确的归纳和总结，分析问题症结所在，将问题的要点和重点准确、简洁地上报领导，为领导决策提供准确的依据endprint

2.4 坚持求真务实意识

树立求真务实的工作作风，讲实话、办实事是办公室服务好基层的根本。办公室工作人员办事说话必须实事求是，完成每一项工作必须有始有终是办公室服务好基层的准则。每一件看似很小的事都会因工作人员的疏忽而出现大的问题。因此，对企业的每件工作、每一个事务都必须以实事求是的工作态度认真细致做好。

3 加强能力素质培养，为服务好基层打下良好基础

办公室工作不单是要对办公室岗位业务熟悉，而且要对单位机关、各部门、基层各单位的工作、业务性质有所了解，对搞好与协调同级各部门、基层各单位共同推进工作起着至关重要的作用。因此，必须加强办公室工作人员素质培养，才能更好为基层服务。

3.1 加强服务能力培养，把服务基层工作落到实处

办公室工作时效性强，来不得半点等待观望和拖泥带水。首先，在工作上通过全心全意为基层服务观念来强化服务能力，以急基层所急，想基层所想来提升服务能力；其次，对基层上报的意见和建议要充分重视，对基层人员的来访要充满热情，通过分门别类按先急后缓的程序以合适的方式和渠道提供给领导决策；第三对领导交办的任务要及时下达到各部门和基层单位，必要时辅助提出贯彻执行的具体措施，使工作任务得到落实。

3.2 加强综合协调能力培养，推动企业高效运转

“熟悉政务、管理事务、搞好服务”的角色定位决定了办公室工作的重要性，也决定了办公室人员必须具备良好的综合协调能力。第一，办公室人员要加强政治理论学习，增强政治方向性和敏感性。对上级文件精神和领导的讲话精神，必须要弄懂、熟知，并及时准确传达给相关部门和基层单位，在贯彻实施过程中做好相应的解释和说明工作。 第二，加强业务学习，以较高的业务水平为基层服务。首先是加强写作知识学习，不断提高个人写作能力和公文组织能力；其次是加强法律知识、经济知识以及科技管理等方面知识的学习，在法律方面、管理方面成为基层的好助手；最后是加强对公司业务有关知识的学习，如熟悉生产基地种植的园林绿化苗木的品种名称、规格、分类、生长习性等，了解工程规划、施工现场管理知识，为基层提供力所能及的帮助。第三，精通业务，正确对待每一项工作，对本单位各部门、基层单位的分工、规章制度要一清二楚，心中有数。妥善处理好各项工作关系和公共关系，确保单位的各项工作有条不紊，高效有序。

3.3 加强人员素质培养，亮化、美化企业“窗口”

办公室高效的办事效率、周到的服务态度和文明的言行举止就可以反映一个企业良好的精神面貌，就会给基层提供高效、扎实的作风表率，就会推动企业高效运转。

总之，办公室工作人员要对办公室工作充满热情，树立全心全意为人民服务的宗旨，有良好的敬业精神，和任劳任怨的孺子牛精神，敢抓敢管，要忠于职守，始终把基层工作作为出发点和落脚点，精通业务、善于沟通、公道正派，严守机密，讲求实效，团结协作和积极主动。只有这样，办公室服务好基层才不是一句空话，企业的高效运转、持续发展才能得到有效的保障。endprint