试谈公文写作中法定公文的文种选择

王紫璇

（河北工业大学马克思主义学院，天津 300401）

公文写作中，文种的选择是一个十分关键的问题。我们国家法定的行政公文文种包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，共13种。中国共产党机关公文文种有14种。其中决定、通知、通报、报告、请求、批复、意见、函、会议纪要与行政机关通用公文名称和使用范围基本相同。决议、公报、指示、条例、规定是党的机关使用，命令、公告、通告、议案则仅行政机关使用，党的机关不使用。这些文种是以法规性文件形式发布的，他们的用途及适用范围都严格遵守法律规定，任何机关、企事业单位及社会组织在行文时都必须遵守，不得随意更改。但是，在实际工作时对公文文种的使用还会出现不少错误，文种混淆误用会直接影响到公文的规范化、公文的质量和严肃性，影响行政机关的工作效率，甚至影响到公文的权威性和约束力，必须要特别重视。根据《国家行政机关公文处理办法》（以下简称办法）的要求，公文选择的依据有五方面：即发文权限、发文目的、行文关系、发文范围和适用范围。下面对五个方面进行具体分析，提出文种选择的一些方法，使公文写作变得更加科学、规范。

一、根据发文权限选择公文文种

发文权限，指的是单位制作、发布公文的权力。公文的使用要与制发机关的权限和级别相符，不得超越权限。比如“命令”，这是所有的行政公文中具有最高权威的下行文，只有国家主席、国务院总理、各部、各委员会、县级以上地方各级人民政府才有权发布，其他单位无权使用。比如“任免令”，省级以下地方政府机关的任免不宜使用，而要用“通知”等公文。再如“通知”，它是行政公文中使用最广泛的文种，其发文单位没有严格限制，上到中央、国务院，下到基层单位都可以使用。日常生活中，经常遇到停水、停电、道路维护等方面问题，常用“通知”这一文种。以上两个文种的发文权限比较容易把握，而有些公文内容和写法相似，但由于没有注意发文权限的区别，所以在使用中会被混淆。如“公告”和“通告”，被列为同一类的两种不同的行政公文，这表明它们之间有很大的相似性。“公告”一般由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。其他地方行政机关，比如党团组织、社会团体、企事业单位，不能发布公告。可见，“公告”的发布级别很高。而“通告”的发文权力没有限制，合法成立的单位都可以制发。规定性通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。而在应用时，有时会没考虑公文内容，也未弄清发文权限，而出现滥用“公告”的情况，这实际上是一种越权行为。只要分清了发文权限，这些问题都可以避免。因此只有认真了解各类文种对发文机关权限的要求，才能选择恰当规范的文种。

二、根据发文目的选择公文文种

行文目的不同，所使用的文种也不相同。选用公文文种，必须根据制发公文的目的进行。比如“请示”和“报告”的选用。“请示”在事前写，目的是下级机关请求上级对某一事项给予指示或批准，需要上级做出批复，是承批性公文；“报告”在事中或者事后写，以“向上级反映一些情况、汇报的工作或答复上级的询问”为目的，并不需要上级做出批复，是陈述性公文。如果错把“请示”写成“报告”，根据“报告”“不要求上级回复”的特点，上级机关就可能将其存案备查，会误时误事，严重耽误工作。需要强调，“报告”中不得夹带请示事项。所以，需要引起注意不要混用。又比如“决定”和“通报”，两者都可以用于表彰奖励或批评惩处、传达精神，“奖惩性决定”和“表扬批评性通报”在使用中有时会模糊不清，但仔细分析还是能发现它们是有明显区别的。当“决定”用于奖惩时，侧重于做出处置，首要目的是奖惩功过，而非用于教育警示他人，主要表达的是领导层的意图，具有一定的约束性和权威性，比如《关于给予×××行政开除处分的决定》。而“通报”用于表扬或批评时，其目的是使大家了解某一重要情况或典型事例，把被奖惩对象的有关事实重点传达给下级机关，使其从中受到影响和教育，用典型示例进行先进示范或以儆效尤，如《国务院办公厅关于部分地区违反国家棉花购销政策的通报》。了解了二者发文目的方面的区别，就很容易进行辨析了。我们要根据实际需要，选取有助于实现目的和要求、使主题得到正确鲜明表现的具体文种。

三、根据行文关系选择公文文种

行文关系指的是发文单位与受文单位之间的关系，根据行文关系，公文可分为上行文、下行文和平行文。不同的行文关系，文种的选择也会有差别。公文写作中进行文种选择时，必须了解与受文单位之间的行文关系，才能正确恰当地使用文种。“请示”、“报告”“等是上行文，一般由下级单位发给上级单位，；“决定”、“通知”、“通报”、“批复”等是下行文，一般是上级单位对下传达工作时使用；对于要各单位周知的事项，可以使用“通报”、“通知”、“通告”等；向平级单位或不相隶属机关行文时，经常使用“函”。在日常应用时，会出现由于没弄清行文关系导致错用文种的现象，比如“请示”和“函”的混用，该用“函”而用“请示”的情况比较普遍，二者虽然都用于请求批准，但行文方向不同，根据《办法》的规定，“请示”用于向有隶属关系的上级行文，函是平行机关或不相隶属的机关之间洽商工作使用的一种文书，使用“函”时的请求批准是向不相隶属的主管部门，而不是向直属的上级机关。比如某市的建设局向工商局请求批准一件事，这种情况应该使用“函”，不能使用“请示”，因为两个局级机关是不相隶属的平级关系，不是直属上下级关系。其实只要清楚了解行文关系，区分是否存在隶属的上下级关系，就可以很容易的确定该用“请示”还是“函”。

四、根据发文范围选择公文文种

发文范围，是指公文发布的区域。公文发文范围有大小之分，据此可以将一些易混文种加以区分。比如“公告”一般能面向国内外；“议案”、“意见”等一般只用于本地区；“通告”常面向社会，适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。“通知”、“通报”一般用于单位系统内部发文。有时候会由于没有注意发文范围的区别而混用文种。如“通知”和“通告”，二者名称很相似，也都属于知照性公文，所以日常使用时有时会混淆，根据发文范围可以加以区分。“通知”的发文对象一般是特定的，除普发性通知外，大多数通知都是在单位系统内发布的；而“通告”用于公布社会各界应当遵循或者周知的事项，不仅面向本系统。“奖惩性决定”和“表扬批评性通报”也可以根据发文范围来区分。“表扬批评性通报”发送范围广泛，会让大众周知，以起到教育和影响的作用，“处分决定”则一般只需当事人及有关方面接收，很少普发。

五、根据适用范围选择公文文种

每一种公文都有其明确的适用范围。根据《办法》规定，每种公文都有独立的作用和功能，不同的行文内容、目的要求、行文关系应与文种的适用范围相适应。掌握公文的适用范围是选择公文文种的重要方法之一。在日常工作中，出现文种滥用、错用、混用的现象，都是因为没能正确掌握各种公文的适用范围。由于“通知”的适用范围很广，功能比较多，同其他许多公文文种都有交叉,，于是有人就把“通知”当成了万能文种，不管是安排日常事务性工作还是重大要务，都滥发“通知”，现在“通知”在所有行政公文中的使用频率已达到80%左右，而忽略了根据适用范围更适合的文种，极不利于发挥其他行政公文的功能，这都是应当竭力避免的。

需要注意的是：公文写作所选文种应当在法定文种之列。文种选用应当严格遵守行文规则。

总之，正确选择公文文种是公文写作中一个很重要的问题，它直接影响到公文的规范化和严肃性。文种选择准确的行政公文，能有效地体现公文的权威性和约束力，提高行政机关的工作效率。同时，也为公文的撰写提供方便，为公文的处理提供方便。这里只介绍了几种最基本的方法，要根据具体情况做具体的分析和应用。只有真正弄清每个文种的发文权限、发文目的、行文关系、发文范围、适用范围，了解相近文种之间的细微差别，提高对文种的辨析、分析和准确把握的能力，并在实践中加以应用，才能准确选用公文文种，提高公文写作水平。

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