分析环境保护档案的管理与利用

张丽华(秦皇岛经济技术开发区环境保护监测站 河北 秦皇岛 066004)

前言：

现阶段，受各种因素的影响，自然生态环境日益恶化，环境问题现已成为全球性关注的主要问题之一。环保档案作为环保工作的组成部分之一，其重要性不言而喻。为了能够充分发挥出环保档案的作用，除了要做好档案管理工作之外，还要不断提高档案的利用效率。鉴于此，本文就环境保护档案的管理与利用进行浅谈。

一、提高环境保护档案管理水平的有效途径

想要从根本上提高环境保护档案的管理水平，就必须做好以下几个方面的工作：

1.提高对档案管理的认识

对环境保护档案的管理是否到位，很大程度上取决于管理人员对工作重要性的认识，尤其是主管领导的认识。为此，必须不断提高部门领导对档案管理工作的重视程度，为档案现代化管理创造一个良好的条件。一方面要积极投入相应的经费，配置现代化的管理设备，提高档案管理效率；另一方面要提高档案管理人员的思想认识，使他们打破传统观念的束缚，加强专业技能的学习，持续不断地对档案管理工作进行完善，这有助于相关工作的顺利开展。

2.建立健全相关的管理制度

在当前的新形势下，档案管理科学化、标准化已成为必然趋势，这一目标的实现，需要相应的管理制度予以保障。为此，应当进一步加快标准以及规范的制定，并积极贯彻落实。国家环保总局颁布的《中国环境保护档案分类规范》为环境保护档案管理标准化的实现提供了有利条件，各单位应以此为依据，并结合本单位的实际情况，制定相关的档案管理制度，以此来强化对档案资料的管理，这样不但有助于档案管理顺利进行，而且还能有效提高管理成效。

3.完善硬件设施

随着时代的进步和科技的发展，电子类档案日益增多，这对档案管理工作提出了新的要求。为此，应当对档案管理方面的硬件设施加以完善。除了要不断加大相关方面的经费投入之外，还应当选用较好的档案管理系统。由于市面上的档案管理软件较多，在具体选用上，应当结合实际需求，选取质优价廉的软件，这样不但能够节省资金，而且还能有效提高使用效率，有利于促进档案管理水平的提高。为了进一步推动环保档案管理工作的现代化进程，可建立如下系统：其一，计算机检索系统。该系统的建立不但能够方便档案使用者快速查找所需的资料，而且还能在调整档案时进行检索，可以显著提高工作效率；其二，计算机编目系统。该系统可以将各种类型的环保档案资料以一定的格式存在计算机中，并编成目录和索引，便于一次输入；其三，借阅管理系统。其具有快速查找、记录、注销数据等功能，档案管理人员借助该系统能够快速找到借阅者所需的档案资料。

4.加大人才培养力度

目前，在各个领域当中，高素质、复合型的管理人才都过于匮乏，环保档案管理也不例外，尤其是在档案管理日趋现代化的今天，更需要既懂技术又懂管理的人才。为此，必须不断加大对环保档案管理人才的培养力度。首先，要让档案管理人员了解并掌握更多的专业基础知识，如环保科技知识、科技档案管理知识等等，这有助于管理工作的顺利开展；其次，要熟悉与环保档案管理方面相关知识，以满足现代科学技术高度综合趋势的发展要求；再次，应掌握各类先进的技术，如计算机、网络等等，并了解相关设备的操作和使用，这有助于管理水平的提高。

二、提升环境保护档案利用效率的方法

1.推行环保档案有偿服务

环境保护档案属于一种可利用性价值较高的信息资源，它是环保活动的历史记录，也可将之视作为一种潜在的生产力。为了使环保档案的价值得以充分发挥，应当制定合理的收费标准，这对档案工作的发展具有积极的促进作用。通过合理的收费不但能够提高档案管理人员的工作积极性和服务质量，而且还能缓解部门经费紧张的问题。

2.对环保档案进行再处理

环保档案的再处理也可称之为二次开发，这是提高档案利用效率较为有效的方法之一。可以采用现代化的技术和设备，对环保档案信息进行开发，并借助网络加快档案信息的传递速度，以此来实现环保档案的可共享性。在进行二次开发的过程中，要以本单位的实际情况为立足点，并积极面向社会开展档案交流活动，同时建议上级档案管理部门建立档案检索中心，以便实现档案信息共享。当完成档案的二次开发后，可对一些重要的信息进行浓缩加工，即将部分能够说明问题的环保档案挑选出来，并将其中重要的内容提取出来，形成编述成果，这样可以将环保档案的价值提升到一个全新的高度，其作用也能够获得最大程度地发挥。

3.有效利用环境监测档案

所谓的环境监测档案具体是指在环保监测活动中形成的图文声像等不同形式的历史记录，这些档案对国家和社会具有非常重要的价值。想要使此类档案的价值得以最大程度的发挥，就必须对其进行有效利用。一方面通过对环境质量监测数据进行分析以及对其变化趋势进行预测、评估，能够为编制环保规划、环境治理措施提供可靠的依据，这有助于改善环境质量；另一方面对环境监测档案进行合理利用，还能提高档案管理人员的业务素质，并使上级主管部门和地方政府了解、掌握本地区的环境质量状况，从而为环境管理工作的开展提供指导。

结论：

总而言之，在当前环境问题日益严峻的今天，环境保护工作的重要性随之凸显。环保档案作为环保工作的重要组成部分，其价值也是绝对不容忽视的。为了充分发挥出环保的档案价值优势，除了要做好档案管理工作之外，还用采取科学合理、行之有效的方法不断提升档案的利用效率。此外，各有关部门也应当对环保档案予以足够的重视，通过对各类资料的有效利用，实现改善环境质量的目标，这对于社会的可持续发展具有积极的促进作用。

[1]吴品才.环保档案特点及其对环保档案管理的影响分析[J].机电兵船档案.2011(2).

[2]徐敏.电子环境下环保档案数据管理业务流程重组思考[J].环境监测管理与技术.2012(2).

[3]王丽娟.加强环保档案信息化建设-服务环保事业发展[J].兰台内外.2010(10).