浅谈水利工程验收档案资料的整理

□邓植祥（东莞市水务工程质量安全监督站）

0 前言

对于水利工程建设来说，验收档案是十分珍贵的纪实资料，记载着项目管理的过程与结果，不但对项目施工全程进行了详尽记录，还再现了施工单位履行合同的实际情况。随着我国建筑行业不断扩大，市场竞争日趋激烈，规范管理验收档案，采用专业技术对资料进行整理，是施工建设企业竞争力发展的需要。在水利建设不断进步的过程中，验收档案资料越来越多，整理难度不断提高。笔者简要阐述整理水利项目建设验收档案的内容分类和整理注意事项，并结合施工实际情况，对当前档案管理工作提出一些优化措施。

1 管理验收资料的准则

1.1 确保验收资料真实可靠

工程验收资料是随时更新的，与工程进度保持着较高的同步性。验收档案管理人员要管理好工程施工单位、监理单位和工程建设单位的资料，检查三方资料计算的工程量数据是否一致，确保三方资料与工程进度统一，这样才能提高验收资料的真实性与可靠性，使验收资料准确地反映项目工程的实际情况。

1.2 确保资料完整全面

验收档案管理人员要随时检查档案的完整情况，将档案按照项目建设的时间顺序进行排列，确保档案记录的时间点连续完整。如果在检查档案的过程中发现某一部分档案有缺漏，管理人员要及时向上级反映，并尽快补全缺漏的材料。验收档案是工程项目后期评定的重要参考材料，同时验收档案还是工程造价核算的辅助材料，如果验收档案记录不齐全，很有可能会影响工程结算的结果，使承包商蒙受经济损失。

1.3 对档案进行规范、统一管理

由于项目工程验收档案十分重要，因此每一份验收档案上都要有项目工程负责人的签字或建设单位的公章才能确保档案的真实性。档案管理人员在整理档案时，要仔细检查验收档案后面加盖的印章是否与建设单位的公章相符，并且要检查档案上的负责人签字是否清晰有效。在整理好档案后要将档案统一装订成册，并制作档案封面，在封面上注明档案内容，还要编写档案目录，标注具体内容的页码。

2 验收档案的内容分类

按照工程进行阶段划分，笔者将水利工程验收档案进行如下分类：

2.1 工程前期的调查资料

建设项目立案文件以及获批文件、工程项目招标企业的信息文件、项目可行性分析文件以及项目动工获批文件、施工地点地理条件调查报告、项目工程设计草图等。

2.2 工程施工阶段资料

项目建设承包企业的资料文件、工程开工获批文件、项目管理及施工人员的信息文件、建设机械设备签证报告、工程设计变更报告及相关变更图纸等。

2.3 质量监督管理材料

施工单位施工质量审查报告、建筑材料签证文件、建材质量合格证明、建材生产商提供的材料检测报告、施工单位和建设单位检测建材质量报告以及监管部门抽样检查报告等。

2.4 项目工程质量评价档案

隐蔽工程验收签证表、分部工程施工质量评定表及分部工程验收鉴定书、单位工程施工质量评定表及单位工程验收鉴定书、工程项目施工质量评定表、工程建筑外观质量评定表、工程合同完工验收鉴定书、工程项目竣工验收自查工作报告、建筑试用期运行情况观察报告等。

2.5 项目完工材料

工程竣工验收鉴定书、项目竣工图纸和设计图纸、施工过程拍摄的相片及录像材料。

2.6 项目工程量核算资料

项目竣工时工程量核算文件、工程量证明文件、工程竣工核算统计报告、核算支付文件、建设项目的保险文件、项目交保证明、业主审核工程量的意见等。

2.7 项目建设过程的监理单位管理档案

项目工程监理规划及监理实施细则、工程施工阶段的监理工作日记及旁站记录、监理单位下发的文件、工程监理月度报告、工程监理建材平行检测报告、项目工程监理管理工作报告等。

3 管理验收档案的操作标准

管理验收档案的正确操作以及工作要点：验收档案必须与工程竣工蓝图一致，要符合编订资料的相关规范；施工工艺档案是审核项目工程质量的关键凭证，因此要确保施工工艺档案全面、真实，并且要将档案装订成册；要将施工过程拍摄的重要相片、录像以及录制的音频进行分类整理，并做好标注，方便日后调用；检查验收档案是否加盖了部门公章、重要资料上是否有负责人的亲笔签名；要将所有验收资料进行划分管理，每一本资料都要配上相应的封面和内容指引目录，要将资料按照一定顺序进行排页，每一页上都要有页码。重要的验收文件不能用电脑打印必须要用人工手写；记录工程项目验收档案要用A4纸，并且要在页面的左侧腾出约2.50cm的位置用棉线进行装订。

4 优化水利工程验收档案整理的策略

4.1 加强教育提高档案管理人员对验收档案的重视度

在水利建设项目中，建设单位要加强宣传，对档案管理人员进行职业道德教育，要让管理人员了解到验收档案的重要性，让他们认识到自己所肩负的责任。档案管理人员要提高对验收档案的重视度，保证验收档案记录进度与工程建设进度同步，严格遵循相关规定来管理验收资料。

4.2 建立健全的项目工程验收资料管理规章

建设企业要设立专门的档案管理部门、调派具有较高专业能力的工作人员对档案进行统一管理，并为档案管理工作人员提供良好的工作条件。要参照水利建设项目的指标来订立一套健全完备的验收档案管理条例，通过高效的管理方式监督档案管理工作的执行情况。项目工程管理人员要给验收档案的整理、归纳过程提供指导意见，并定期检查档案整理情况，检查重要档案是否完整真实。

4.3 加强档案管理监督考核力度

在水利建设项目最初动工时，就要开始整理相关的工程资料，并将资料归纳入档。在每一个工程实施阶段都要对档案整理工作考察监督，按照项目工程的建设进度对资料整理工作进行管理，要提高对资料整理监督工作的重视，定期抽查档案内容，检查档案是否记录准确。这样在工程完工进行项目验收时，可以快速进行工程档案移交。在整理记录验收档案时，要确保档案内容进度与工程施工同步，及时更新档案内容，充实档案记录。

4.4 在进行项目验收时要将验收档案作为主要参考资料

在水利工程完工进行项目验收时，必须要整理好项目工程的验收资料，根据验收档案记录进行工程验收，如果在档案记录中该项目存在施工不规范的地方，那么不能通过验收审核。基于验收档案的重要性，验收资料管理人员必须对验收档案进行多次反复审核，确保档案真实有效，只有这样才能使验收资料发挥出真正效力。

4.5 建立档案管理奖励制，调动档案管理人员的工作积极性

长期以来，档案管理工作很少得到企业管理层的重视。但在社会发展的新时期，档案资料对于企业发展的参考价值越来越高，因此，企业管理层应该转变对档案管理工作的态度，提高对档案管理的重视，建立档案管理奖励制度，对于工作态度良好的档案管理人员，要予以公开表扬，还可以发放一定的奖金以资鼓励，这样可以调动管理人员的工作积极性。

4.6 将现代电子信息技术引入验收档案管理工作

现代社会科学技术日新月异，尤其是电子计算机技术发展堪称神速，目前已经被广泛应用于各个生产领域。新时代的水利工程档案管理工作也要与时俱进，与现代电子信息技术相结合，运用电脑储存器来储存验收档案资料，不但可以减少使用储存仓库，还大大提高了管理人员的工作效率。并且通过电子计算机，可以快速检索资料、检查档案是否完整，还可以运用计算机来提高资料计算的准确性。

5 结语

综上所述，在当代水利建设项目竣工验收工作中，验收档案是工程项目验收的重要组成部分，其中的工程量计算资料关系到建设企业的经济利益，工程的原材料、中间产品的检测和工程实体的抽检检测报告是保证和检查工程质量的有效手段。因此，作为企业档案管理工作人员，必须对竣工验收档案进行妥善管理，确保档案资料完整统一、准确无误、真实可靠，并且要核对档案是否有工程负责人的签字、是否加盖了建设单位的公章。除了纸质档案还要管理好相片、录像和音频档案，将竣工验收资料进行科学管理，为工程日后投入使用及维修提供有价值的参考建议。

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