关于加快高校人事档案信息化建设步伐的思考

罗 斌

（扬州工业职业技术学院，江苏，扬州 225127）

0 概述

高校人事档案作为人事档案的重要组成部分，是高校干部人事管理工作中一项必不可少的基础性工作，直接关系到高校组织决策和干部本人的切身利益。随着高等学校扩招合并等制度的变化，高校规模不断扩大，高校的制度尤其是用人制度更加规范，人们对高校人事档案的重视和档案工作的认识也逐步深入。高校人事档案真实的记述了教职工的个人经历、德才表现及发展过程，是历史的、全面的考察教职工的重要依据。随着高校规模的扩大和改革步伐的加快，高校人事档案正发挥着越来越重要的作用。2002年国家档案局下发了《全国档案信息化建设实施纲要》，这是促进档案管理现代化水平全面提高的重大举措。信息化为档案事业的发展带来了前所未有的机遇和挑战。因此，如何抓住机遇，充分发挥档案信息化的优势，是每个档案工作者需要迫切解决的课题。

1 正确理解档案信息化含义是做好高校人事档案信息化建设的前提

档案信息化，就是在国家行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行管理和应用。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化、信息化为主要形式、为社会提供服务为重心的转变。

1.1 统一规划和组织

高校进行人事档案信息化建设，要在高校有关领导及有关部门的高度重视之下，统一规划和组织，采取一切有效途径和措施，充分应用计算机技术、网络技术，对高校人事档案资源进行整理、开发、管理，实现高校人事档案信息资源向社会效益和人才效益转化。由于信息技术在档案管理中的运用，那么就打破了原先的管理机制，提出了从未遇到过的新问题，比如档案管理人员的业务素质问题，电子文件数据管理问题，数字档案馆建设问题等一系列问题。

1.2 要正确认识高校人事档案信息化建设的基本思路

档案工作的信息化一般分为2 个阶段：计算机辅助档案管理阶段和电子档案阶段。计算机辅助管理档案阶段主要是对已归档的传统档案采用计算机模拟传统手工工作方式进行管理，目的是开发信息资源，保护档案原件。电子档案则是在新的理论和指导下，完成电子文件的归档和管理。

2 信息化对高校人事档案管理提出新挑战

2.1 对管理制度的挑战

档案管理机构分散，有的是组织部门管理，有的是人事部门管理，由于管理体制不够规范，人事档案工作得不到重视，多头管理变为无头管理，人事档案信息化无从谈起。我们必须根据人事档案工作的客观规律和特点，从档案的开发和利用出发，建立合理的工作秩序，制定科学的管理制度，树立现代化管理理念，提高人事档案的利用效率和服务质量。

2.2 对管理技术的挑战

人事档案管理工作是一项政治性较强的工作，它不仅具有严格的保密性，而且要求档案完整、系统、真实、安全。传统的档案人事管理拥有一套规范的管理制度和管理程序，有利于档案的保密和保管。在信息化管理中，网络传输极为迅速，一旦泄密，将为在极短的时间内传遍全世界，这将会给个人、学校甚至国家造成严重的后果。所以在推进档案信息化建设的过程中，要加强管理人员的法制观念和保密意识，正确处理信息保密与信息开发，采用先进的安全保障技术来防止人事档案信息的破坏、失密或盗窃，因此人事档案信息化管理对管理技术提出了更为严峻的挑战。

2.3 对管理人员业务素质的挑战

大部分高校人事档案管理人员以兼职为主，无论是兼职还是专职，接受的档案管理专业知识培训不多，缺乏档案管理的基本理论知识，也未能掌握基本技能。传统的高校人事档案为学校提供服务，主要依靠手工劳动对档案进行查阅、检索。档案信息化管理之后，要求档案工作者尽快熟悉电脑操作，具备应用新设备和开发信息的能力，适应日新月异的档案管理现代化 。

3 信息化为高校人事档案带来新机遇

3.1 高校人事档案管理效率不断提高

在传统的档案管理中，管理人员要用大量的时间进行手工收集、整编，工作量大，效率低。在档案的检索方面使用的检索方式是通过目录找出需查阅的记录，再根据记录去档案室中找出实体档案，这样既耽误时间又耗费力气。如果实现了人事档案的信息化管理，一次录入的数据可以被多次的利用，建立信息数据共享平台，用户只需通过网络就可以进行查询。网络信息技术可以使人事档案信息得到很好的利用，为组织人事部门提高了工作效率。

3.2 人事档案纸质载体得到保护

目前高校人事档案管理人员查阅所需档案都是到档案室进行纸质翻阅，甚至是不同部门对同样的信息反复查阅，这样不仅浪费人力，也增加了对实体档案的破坏程度。如果实行档案管理信息化，人员信息就可以从数据中获得，从而减少了工作人员与纸质材料的直接接触，使人事档案原件的利用率大大降低了，人事档案原材料也相应的减少了人为磨损。这既有利于人事档案纸质载体的保护，又有效延长了人事档案材料的寿命。

4 加快档案信息化建设的途径

人事档案信息化建设是一项很复杂的系统工程，在具体实施过程中牵涉到服务、规范、机制、资源等各种因素。档案信息化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的。

1）档案信息工作者要增强加快档案信息化建设步伐的紧迫感和责任感，改变传统的“重藏轻用”的档案管理思想，改变手工管理和查询的方法，依靠现代化信息技术，创建新的档案管理模式，为真正实现档案工作的信息化做好充分的准备。

2）许多高校档案部门都缺乏现代化技术过硬的人才，随着信息化技术的迅速发展，用户对高校档案管理利用提出了高标准严要求，传统的服务方式无法满足用户的要求。加强档案管理人员的培训也是实现档案信息化管理的必备途径。高校档案部门通过继续教育、专题讲座、学术交流等培训方式，提高档案信息管理队伍的素质。信息化条件下，档案工作人员不仅要掌握档案学专业知识，还要熟练掌握计算机技术、网络技术，要具备较强的信息获取、信息交流、信息鉴定、信息评估、提炼能力。保管档案的人员由传统的“保管者”变为“信息资源的管理者和传播者”。

3）加强档案信息资源建设。高校档案部门要全面应用现代信息技术，加强档案信息资源的合理配置与科学管理，充实和完善档案数据库，有计划进行馆藏档案数字化的工作，积极介入本部门、本地区电子管理工作，探索规范化管理方式。

5 人事档案信息化建设中的关键问题

5.1 树立鉴定第一的思想

由于人事档案鉴定工作长期滞后，存在大量未经鉴定的材料。如果将这些材料全部信息化，不仅加重管理和维护的负担，也会造成资金的巨大浪费。因此我们要树立鉴定第一的思想，从实际出发，对高校人事档案进行筛选，优先对教职工急需的、利用率高的人事档案进行信息化，配备鉴别现代信息能力的人事档案管理人员，能从种类繁多的信息海洋中提取有用的信息。

5.2 人才是关键

实现档案管理信息化，人才是关键，队伍建设十分重要。一方面需要大量的信息处理人员，另一方面信息技术突飞猛进，档案管理中的新问题、新技术层出不穷，因而对人事档案管理人员的要求愈加迫切。应注意引进多方面专业人才，建立复合型多层次队伍，以适应人事档案发展的需要，只有这样，才能推动高校人事档案信息化建设的进程。

5.3 加强人事档案法制建设

人事档案在工作中的各种业务规范、操作程序的执行都要依靠制度、章程的实施来实现。对人事档案隐私权的维护、对电子档案具备法律效率的确认以及人事档案中各种社会关系的协调，都要靠法律来保障。因此，要不断健全人事档案法制化建设，确保人事档案工作社会关系、业务关系和技术关系的有序化。

6 结束语

在这个信息化迅速发展的时代，无论是传统的人事档案馆，还是数字化人事档案馆，档案工作者的作用都无法替代，档案管理员即使人事档案的管理者，又是档案信息化的开发者和导航者。每个高校的人事档案管理者不仅要有熟练的专业技能，还要有良好的职业道德。我们在享受信息化带来的便利的同时也困惑于它带来的挑战。在挑战和机遇并存的情况下，我们要把握好人事档案管理的方向，提高管理水平，学习新的技术，加快高校人事档案信息化建设的步伐。

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