办公应用软件在企业管理中的重要性和培训设计

北京工商大学 李健

随着科技浪潮的推动和互联网的蓬勃发展，办公软件已经触及了企业生产和管理的方方面面。根据企业的规模不同，办公软件也有差别，但所有可以称之为企业的单位都会多少使用到办公软件。规模比较大的企业还会向软件公司定制软件，中小型企业办公室人员会用到通用办公软件，超小型企业会用到个人版的办公软件，从某种意义上讲，办公软件已经变为现代企业组织生产和运营的基本要素了。各种大、中、小企业也越来越认识到办公软件对于企业生产效率提高和企业发展的重要性，开始把更多的资源投入到办公软件的使用和培训上面来。办公应用软件的广泛使用也是由于客户及企业自身数据内容的海量增长推动的，计算机辅助工作和办公软件的最大优点是把很多重复繁琐的数据计算和统计工作都交给计算机来做，以前需要多人一周甚至数月完成的工作，通过预先设置好的程序和方法按几下按钮数分钟就能得到结果，节省了大量人力和时间。更为主要的是通过数据的分析可以预测生产和需求要素的发展趋势，带来巨大的经济效益。

1 办公应用软件在现代企业管理中的地位

根据企业的规模不同，办公软件也有很大差别，但所有可以称之为企业的单位都会多少使用到办公软件。规模比较大的企业还会同软件公司定制软件，中小型企业办公室人员会用到通用办公软件，超小型企业会用到个人版的办公软件，从某种意义上讲，办公软件已经变为现代企业组织生产和运营的基本要素了。

2 为什么要推广办公应用软件在大、中、小型企业中

从提高生产效率角度来看，很多重复计算和统计的工作可以通过软件完成，节省人力资源和时间成本；从完善管理体系角度可以把流程和模式固化下来，从而减少每次手工操作出错的可能性；从销售角度看，通过办公软件的多项功能可以对已有数据进行准确分析，预测生产销售需求和市场趋势；从办公和人力资源角度来看，应用主流办公应用软件可以保持平台和文件的通用性，并且能保障使用人员替换的平滑程度。

3 办公应用软件的法律风险问题

最常见和严重的问题是使用盗版软件，随着我国对知识产权的立法和执法保护越来越严格，企业在生产和销售中使用盗版软件是违法行为，会给企业带来法律和道德风险，进而会带来经济损失。另外，经常被企业忽视的问题是软件的授权适用范围问题。很多企业为了降低成本只购买家庭版本的办公应用软件在生产销售中使用，或者把只能安装在一台计算机上使用的软件安装在多台计算机上使用。在当前技术条件下，办公应用软件生产商和供应商很容易就可以通过网络验证机制追踪到盗版或违规使用的软件，所以企业的管理和使用者不应该抱有侥幸心理去触犯法律。应对法律风险的办法是购买正版授权的办公引用软件，但随之而来的使用成本增加可以通过培训使用人员提高使用效率和安排好使用流程来消化。

4 企业管理中使用办公应用软件的误区和困难及它们的解决方法

首先，是软件应用对象不当，为后期的合并处理及打印输出等制造很多麻烦。以微软office系列办公应用软件在企业办公环境中最常用的Excel为例，它的中文名称翻译为工作表格，大家经常进入一个常见的误区，那就是有大量纯文本的表格都用Excel来做。在Excel2007及更新的版本中，它的一张工作表的工作区域有1048576行和16384列，也就意味着有171亿个以上的单元格。这样的一个巨大的工作区域如果作为文字录入和排版从直观角度上是十分方便的，但Excel的主要功能是计算而不是文字工作，微软公司office系列软件中的Word才是文字排版的编排能手，举两个简单的例子:Excel的一个单元格内最多只能显示1024个字符，在很多文字编排领域就不能满足需求；Excel在打印多页时对于页眉、页脚的控制功能也比Word弱很多，不能方便控制输出不同的页眉和页脚。

其次，是安排使用的人员对于应用软件功能学习兴趣不高，不愿意主动接受新知识、新事物，对于可能产生的效率变革抱有排斥态度。消除误区和克服困难的方法是通过对使用人员的培训和积极引导，使他们认识到办公软件对办公室工作效率提高的重要性及对个人能力提高的好处，激发他们的学习兴趣，同时可以对使用能力突出、通过学习培训效率大为提高的先进典型给予物质和精神奖励。

明确了办公软件的重要性以后，以微软office系列办公软件中的Excel组件培训作为实例切入点阐述办公应用软件的培训设计。

首要步骤是要规划和设计Excel培训流程和体系。标准和顺滑地执行培训整个过程，需要有一个完备的流程供员工参考和依照，就算讲师或是培训组织人员更换，也可以依据既定流程把培训系统完整地持续下去。宏观来讲，培训体系的建立既是课程的多模块组合内容，也是由人力资源或专职培训部门牵头，多部门协同，及时根据反馈调整和更新指导方向和学习内涵。微观来看，Excel培训是由基本操作知识、函数与公式、图表应用技巧、多技能组合应用等多个相关培训模块组成系列企业内Excel知识体系和培训体系。下文简单介绍培训流程建立的步骤。

4.1 培训的目标

首先确立培训的目标，培训的宏观目标服务与企业战略，中观服务于工作效率，微观服务于个人素质提高和职业发展需求，并且通过培训把企业文化和理念潜移默化地传递给员工。有了明确清晰的目标，才能预期课程所要达到的效果，才能有的放矢地设置课程内容。

4.2 培训的流程

培训具体的流程设置有以下几个方面:

(1)需求分析:通过发放需求调查表和对软件使用者及管理人员的访谈来获得相关需求信息，再对这些信息进行分类整理，根据实际情况找出关键点和去除杂讯。

(2)课程构架创立:根据已分析和掌握的需求制定课程内容框架，以便课程涵盖需求的主要方面。课程构架可以是无差别直线式流程，也可以是根据不同参与者的多分支流程或模块化组合。以Excel为例，对于人力资源部门可以安排下面的模块:最常用的查找函数VLOOKUP和MATCH；通过LEN和MID等函数处理文本信息；使用数据透视表和数据透视图快速创建数据报告。对于销售和财务部门可以安排这样的模块:数据展示对于销售和财务报告的意义；展示有效图表；如何正确使用图表和图表技巧；省时省力的超级动态图表。

(3)确立培训形式:根据课程构架选择合适的培训形式，可以是设定题目分小组讨论和分享模式，也可以采取讲师演示带领个人操作练习和提问模式，还可以选择网络elearning的形式让员工自主学习。

(4)课程内容填充:选择符合实际需求的实例和练习，辅以生动有趣的讲解和说明丰富课程内容和知识饱和度，避免枯燥的灌输和重复意义不大的操作。

(5)课程成型和推广:课程设计完成后需要专业人员审查，找出漏洞和同企业精神和战略不相符合的部分，避免硬伤。接着可以开展小范围试讲，根据反馈查漏补缺。待课程最终审核定型后，对有需求的部门和人员全面开展。

4.3 讲师的要求

如果课程形式是由讲师进行讲授的模式，对于讲师的素质也是有一定要求的。讲师首要是要具备专业性，这方面可以由一些软件厂商提供的资质认证来证明，比如微软认证讲师(MCT)。另外，讲师的责任心、个人魅力、执行力、独立完成工作的能力、应变能力、团队合作精神都会影响到整体培训的效果。

4.4 培训反馈收集和跟踪

收集反馈的方法、对象、深入程度有很多种，问卷调查、访谈、管理者的意见都是收集反馈的渠道；培训反馈还应注意跟踪的周期和时效控制，在培训完成后尽快收集课堂效果反馈，培训结束一个月内收集技能掌握和改善反馈，培训多轮结束后收集和分析学习遗忘曲线反馈。

培训反馈跟踪是非常重要的环节，通过积极找出问题和不足进行改进，更新课程版本，根据一线工作需求扩展知识体系和案例分析。这项工作也指导课程设计者和讲师的方向，需要及时贴近工作需求，避免形式化和拖沓。对于人力资源分析来说，通过反馈跟踪培训效果，检视培训对员工所产生的实际影响，包括心理和意识上的。对于企业发展调整层面可以分为根据参训个人反馈的改进，根据管理人员反馈的改进，企业战略适应的改进。

4.5 GROW模型

为了简化内容和方便大家掌握，培训设计整体来看也可以规划这样一个模型:

(1)首先是确定一个要达到的目标，比如在Excel培训后参训者可以独立快速完成8000行以上数据的简单分析报告并制成合适易懂的图表。

(2)然后分析要达到目标所处环境的情况，有什么有利条件和障碍，这个环节就是现实性。比如好多员工基本操作还不熟悉或是没有时间参加，但是部门管理人员很支持他们参加培训。

(3)了解情况以后可以寻找相应可行的选项。比如有入门级的网络学习课程给基础差的同事先自主学习，有现成的练习例子可以给参训的同事们使用等。

(4)最后是决定具体怎样去实施。比如采用讲师细致讲解的方式来介绍函数或是小组比赛的形式练习按要求快速创建数据报告。GROW流程做完以后通过总结改进再制定新的目标，比如可以用复合公式和控件创建动态图表等，以此循环前进执行。

5 办公应用软件培训的成本和收益

办公应用软件培训的成本主要包括:软件的费用、培训师的费用、员工的时间成本。这些成本可以通过以下方法进行消耗和控制。软件的费用可以通过合理安排使用时间和集团采购来摊销；培训师的成本可以通过培训企业使用软件的骨干掌握后继续培训内部员工来降低；凡是有必要参加培训的员工所花费的时间成本对于参加培训后工作效率的提高是微不足道的。培训在流程完成后，它的收益也是直观可见，因为这种应用技能的培训成果可以迅速地转化为生产力，并且能够使员工增强自信，提升企业形象，迎合企业战略需要，助力企业文化传承。

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