浅论现代应用文的写作特点及技巧

黑龙江 张庆祥

前言

高尔基曾说：语言是一切事实和思想的外衣。人的衣着，要适合自己的职业、身份、性格、年龄，才能得体；对文章而言，不同的文体也需与不同的语体相匹配，才会得体。应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交流感情的文字工具。尽管世界各国政治体制不同，文化各异，但在科学技术迅猛发展的今天，应用文已成为这种交往的纽带和桥梁，其写作显得越来越重要。认清现代应用文的主要特征，讲究应用文的写作艺术，是一个有价值的研究课题。

一、现代应用文的写作特点

写作学科发展到今天，已是繁花锦簇，千姿百态，传统写作不断创新，写作边缘学科层出不穷。但万变不离其宗，要写好一篇现代应用文，必须要先了解其主要特点。应用文写作与基础写作相比，主要有以下特点:

（一）主旨单一，明白显露

主旨是指作者的写作动机或称意图。一篇文章不管是叙述事情，或是陈述观点，或是介绍事物，或是抒发感情，都有自己明确的意图。在文学作品中，主旨是指作家对他所描写的社会生活的评价和“客观思想”。应用文表现主旨的禁忌是隐蔽含蓄，模棱两可。这个特点是应用文的性质所决定的，因为应用文是为了解决实际问题而写的，为了解决问题，就要求作者把自己的观点明确地表达出来，使人一目了然，不产生误解。应用文要求一文一事，即使是较长的应用文，也要求只有一个主旨，我国古代，曾把一文一事，主旨单一，作为一种制度固定下来。如果一篇应用文有多个主旨就可能使制发机关或撰写者的意图表达不清，达不到写作的目的，因此切忌主旨不清或多主旨。

（二）结构布局，格式固定

结构是指文章内容的组织、安排和布局。它是指文章中整体与局部、部分与部分之间的关系。文学作品为了引人入胜，在叙事、写人、绘景时，往往采用含蓄、隐晦、意会的方法，通过结构形式的变化以引起读者的想象，吸引读者注意。而应用文的结构布局、格式是相对固定的，有固定的写作规范，也有约定俗成的写作习惯。对应用文来说主旨是文章的灵魂，材料是文章的血肉，那么结构就是文章的骨架。人讲究体态美，文章自然也讲究结构美。好的应用文应是“凤头、猪肚、豹尾”，即开头开得漂亮，正文内容充实、材料有分量，结尾结得响亮，结构要求明确清晰，自然和谐。

（三）材料真实，典型集中

应用文写作有很强的实用性。应用文的语言要求平铺直叙，较少使用修饰性词语，笔法较朴实。因为应用文语言是需把握问题实质，直接表现主题，为主题服务，而不像文学作品那样文笔曲折，主题含蓄，讲究语言的修饰性、词语的色彩，常用修辞手法，应用文的实用性决定了其语言的简洁朴实。赵大昌在《新编应用文写作》一书中指出“应用文不是以艺术形象感染读者，而是以事实和道理说服读者。它不是以想象、虚构、夸张、抒情等手法反映生活的本质事实，而是以记叙、说明、论述的方法，有针对性地表述思想观点，反映具体的生活实际，揭示社会生活某些方面的规律和实质问题。它不是给人以美的艺术享受，而是用之于解决实际问题。”此段话对于应用文的实用性作了精辟的分析，说明应用文写作的目的在于解决实际问题，推动工作的顺利进行，每一篇应用文都有其具体的制发目的和职能。

（四）语言准确，简明生动

一般文章对语言的要求是准确、鲜明、生动。应用文写作也应该与其他文章一样要准确、鲜明、生动。但是，由于应用文自身的特点，决定了这种文章在运用语言方面也有自己独特的地方，这就是准确性与模糊性相统一。准确性，就是要求言简意赅，从材料和文字两个方面着手，力求精确。模糊性，就是指模糊性的语言，指其内涵、外延不确定的语言。应用文写作有委婉的模糊语言的使用是必不可少的。假如这种语言在应用文写作中全部消失，那语言就会显得贫乏和呆板，也就无法真实地、生动地反映纷繁复杂的客观事物，无法表达人类复杂的思想感情。当然，没有模糊性语言的运用，也就失去了相对的准确性。

（五）迅速及时，时效性强

时效性强，也是应用文写作的一个重要特点。当今世界由工业社会向信息化社会过渡，其步伐是快节奏的。这种快节奏导致应用文写作和交流的频繁。应用文写作是为了解决实际的问题，必须迅速、及时，所以，对应用文写作是有严格的时间要求的，应用文的效用也常常是有时间限制的。当然，由于各类应用文的内容和用途不同，其时效性的表现形式也不尽相同。比如，一份电报，由起草到发出，时间只有几分钟；而一项工程的完成也许需要几个月甚至几年，具体工作结束，其效用也就戛然而止。

二、现代应用文的写作技巧

相同的材料，在不同的作者笔下，所显示的情调、力度、魅力是不尽相同的。为此，我们必须善于对材料加工润色，使材料增强表现力、说服力、感召力，使枯燥的素材变成为主旨服务的、富有灵性的材料，这就是现代应用文所要求的写作技巧。

（一）主旨要做到正确，集中鲜明

主旨正确，是指应用文的行文目的要符合党和国家的方针、政策，要维护国家和人民的利益，要遵循事物本身和社会发展的规律，能反映出客观事物的实际情况，解决广大人民群众所迫切要求解决的问题。主旨的正确与作者的世界观、人生观紧密联系。能与人民气息相通，与时代脉搏共振，就不难写出主旨正确的应用文。古人云：“意杂文必乱”，这就明白地告诉我们，主旨必须单一集中，行文目的要单纯，不蔓不枝。要坚持“一文一事”、“一文一旨”，不要一文多事，一文多旨。主旨集中，要求作者要善于抓住事物的主要矛盾，击中问题的要害，或能解决问题。主旨要鲜明一致，是指作者的基本思想要明确，爱憎分明，是非清楚，前后一致，不能“雾里看花”。应用文的主旨要统帅全篇，内容要为主旨服务。主旨决定材料，制约着结构，指挥着语言。

（二）材料要真实，典型新颖

应用文中的材料由原始素材提炼加工而成，它是表现观点的支柱。无论是法定公文，还是事务性文书，为了表现主题，都离不开经过加工的材料。应用文写作反对架空议论，必须凭借事实，才能确定观点，注意让材料说话，才能言之有物，言之有据，才能写出具有说服力的文章。真实是应用文写作的生命，真实是材料的可信性标准。应用文使用真实确凿的材料，才具有很高的可信度，才能令人置信不疑。要保证材料真实，最好直接选用第一手材料，严格检查它同现实的一致性，而不能按照个人意愿，歪曲事实真相，也不能以偏概全，孤立片面看待个别事实，更不能随意编造，以讹传讹。观点要靠典型的、有说服力的材料加以说明和印证，否则观点就成了抽象的、空洞的、笼统的概念。典型的材料具有广泛的代表性和充分的说服力，能集中、深刻地说明事物的本质及共性。使用典型的材料，可以“以一当十”，增强文章的表现力。新颖是应用文的材料所应具备的另一特点。应用文中使用那些符合新的形势要求，能说明当前公务活动最迫切问题的材料，才有真正的价值。应用文写作的生命在于能反映和回答当前现实生活中提出的急需解决的现实问题。如果应用文使用的材料陈旧、过时，就丧失了写作的意义。

（三）结构要固定，格式规范

应用文在长期的使用过程中，逐渐形成了比较固定的规范化格式。一篇应用文应该包括哪些部分，各个部分应该如何排列，都已有固定的“模式”。遵循固定的“模式”写作，才能把文章写得规范。比如，国家对公文的种类、格式、行文规则，甚至书写、用纸、装订等都有统一的规定，各级行政机关和部门必须严格遵守，不得违反。公文的格式，在《国家行政机关公文处理办法》中明确规定：“公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关等部分组成。”不同的公文文种其习惯用语也不相同，如报告的结尾惯用语是“特此报告”，而请示则是“特此请示”，不能混用。为了使结构更加合理，必须遵循一些安排结构的原则。

（四）语言要准确，简朴庄重

应用文的语言以实用为目的，以传递信息、沟通各种情况、处理实际问题为内容，具有准确、简朴、庄重、模糊等特点。应用文语言讲究准确、简朴。要求用词确切，表意准确，最大限度与客观事物一致。内容、事实、数字等都确实可靠，是非界限明确，褒贬态度清楚。要注意句子结构的完整性，不出现句子成分欠缺，搭配不当等现象，表达内容要合情合理，不自相矛盾，不违背事理。简朴，即简洁朴实，就是用尽可能少的语言把尽可能多的信息明明白白地传递给读者，做到“意则求多，字惟求少”，“文约而事丰”。

总之，只要我们善于把握现代应用文的主要特征，牢记它的写作要求，讲究应用文的写作艺术，做到主旨正确、材料真实、结构固定、格式规范、语言准确，就必定能写好现代应用文。

[1]张立新.公文写作的规律及技巧运用[J].应用写作,2005,(5).

[2]陈晓莉.公文贵在实用[J].应用写作,2006,(1).