绍兴高校基层自助文印系统规范化实践探索研究

史春芳

【摘 要】本文分析了绍兴高校文印管理现状及存在的问题，阐述了以校园一卡通平台建立自助文印系统的优势，以解决当前存在的问题。

【关键词】高校；自助文印；实践

随着计算机技术的广泛应用和互联网的不断发展，绍兴高校数字化建设也在大踏步地前进，文件资料的复印、打印、扫描成为文献资料传播以及知识管理的重要方式。但是传统模式下管理及运营方式已经跟不上现代高校数字化的发展需要，也无法满足高校师生日益增长的需求。在这背景之下，高校自助文印系统应运而生。

高校自助文印系统平台是构建在现有校园一卡通网络平台上，利用数字复印机的功能，使用一卡通自助复印、打印、扫描，并且可以根据复印打印的纸张类型、数量和收费标准自动从卡中扣费，真正实现无人化管理。

1 绍兴高校文印管理现状及存在的问题

1.1 管理模式落后、工作效率低

绍兴高校一般设立一个文印中心或在各楼层设置复印点，师生需要复印文档时交由专人进行复印同时以现金方式收取一定费用，设备管理人员每天花大量的时间处理各个设备出现的各种状况，（耗材、维修等），管理模式相对落后，效率低、成本高，受时间和空间的限制，无法实现24小时服务。

1.2 设备较多且功能单一，无法满足师生日益增长的需求，无法实现网络化管理和维护

绍兴高校有数量众多的复印设备，但是只能实现简单的黑白复印功能。无法满足师生日益增长的彩色复印、网络打印和扫描等需求，更重要的是无法通过网络实现统一计费管理，必须由人工收取费用，无法进行详细的成本核算和管理。大部份文印设备并没有连接到局域网中来，管理人员不能及时通过网络掌握设备运行状况和文件输出量，浪费人力、物力、财力。

1.3 文档文件的打印缺乏安全性

绍兴高校师生需要打印很多文档文件，他们必须先用存储盘 、邮件下载的方式将打印复印内容拷贝到打印复印点，再进行打印复印，这样不但需要提供存储介质，而且加大了病毒传播危险性，容易造成校园网内病毒泛滥 ，缺乏安全性。

2 自助文印系统的优势及对现在的改变

2.1 自助复印、打印、扫描，无人化管理

师生可以在使用电脑上从校园网下载高校自助文印系统客户端安装插件，通过身份人证后，可以随意提交管理打印文档、下载扫描文件、查旬自己的使用记录、查看各复印机服务网点位置、服务时间、复印机运行状态等。高校自助文印系统利用校园现成的网络，师生打印不受时间、空间限制，在校园任何可以连到文印系统服务器的电脑上都可以提交打印任务，然后在任何规定的期间去自助点刷卡交费提取所需打印文挡。

2.2 自动扣款，便于财务对账

高校自助文印系统支持高校一卡通无缝连接，学生自助复印、打印、扫描，系统会自动扣款，记录上传一卡通中心，并在文印系统后台自动生成记录与报表，解决长期文印服务对帐难、收费麻烦的问题。

2.3 管理人员可以远程控制，及时了解设备运作状况

管理人员在远程管理端轻松看到所有复印机的参数和IP、运行状态是否正常，各类纸张还有多少，系统能够在缺墨、少纸、卡纸、网络故障等非正常情况提醒管理员，系统自动停止非正常情况下复印机的各类相关服务。管理员可以通系统远程设置每台复印机打印，复印、扫描的各中费率灵活设置，并可设置各复印机服务时间，对故障进行及时维修。

2.4 方便校园设点、节约成本、 低碳环保

高校可以根据师生的学习区和生活区的密集度采用多点服务，方便学生全天候复印、打印、扫描。高校通过自主文印系统，将无需打印的文稿以电子文件保存，大大地减少了纸张的浪费，增强了师生的节约意识，低碳环保；有利于学生提高学习效率，营造良好的学习氛围。

3 实践案例

在国内，自助式文印系统是近来在高校逐步流行的一种自助式服务系统，如中山大学、华南理工大学等众多高校已投入使用，得到了广大师生的好评和认可；极大地帮助了师生提高工作和学习的效率。在实施该系统后发现，师生的复印、打印量的总额大大增加，充分说明了该系统在高校中的受欢迎程度和实用性。

4 结束语

随着近年来数字化校园的建设以及校园一卡通等信息技术的广泛应用，现代高校的发展也越来越离不开信息技术的支撑。复印、打印、扫描系统作为文献资料重要的传播途径也正在受到越来越多的重视。自助文印系统能够规范绍兴高校的文印工作，满足师生日益增长的需求，加大校园数字化建设的发展速度。绍兴高校可以根据自身的办学条件，权衡利弊，将自助文印系统与一卡通整合起来，为师生提供更加高效、快捷的服务方式。

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[责任编辑：杨玉洁]