谈谈企业采购业务常见的内控漏洞

金 花

(延边大学出版社有限责任公司，吉林 延吉 133002)

由于市场竞争激烈导致卖方市场向买方市场转变，使得采购环节成为舞弊风险的高发区，其中以商业贿赂尤为严重，而且采购对企业成本影响重大。因此，采购业务通常都是各个企业管控重点所在。现就我国企业采购业务经常容易出现的内控漏洞做个探讨。

1 采购方式不明确或多头采购

企业需要采购的物资或服务往往有很多类型，企业可根据自身实际情况，选择不同采购方式，如公司层面招标采购、采购部门(集团公司)统一集中采购、各部门分散主导采购等。采购方式内控漏洞表现形式通常有：未明确采购权限，各部门可自行采购；重要物资分散采购；采购导致效率低下、成本失控；针对不重要采购事项过度控制(如不管金额大小，都采用招标方式)。例如：某家公司电脑采购权限不明确，发现办公室、信息技术部、资产管理部都有权采购电脑，办公室认为电脑属于办公用品，而公司办公用品是由办公室负责采购的；信息技术部认为电脑是IT资产，公司IT资产和服务是由信息技术部牵头采购的；资产管理部认为电脑是一种固定资产，公司的固定资产是由资产管理部负责的。因此，公司应明确采购职责分工，对不同种类物资、不同金额的采购明确采购方式。此外，对于大型集团公司，对于重要物资或服务，如果由集团总部建立统一采购平台，无疑可以提升采购专业性，降低采购成本。采购方式内控漏洞导致的潜在不利影响可能有：加大采购成本；个别部门或员工利用采购权限进行不当行为；降低采购效率等等。漏洞识别：查阅公司采购相关管理制度规定；了解公司采购组织架构和职责分配；了解不同物资采购方式；抽查公司物资采购执行情况；综合判断公司采购方式是否合理，哪些物资采购方式存在漏洞。

2 未编制采购计划或计划编制不合理

采购计划是管理人员在了解市场供求情况，认识企业生产经营活动过程中和掌握物料消耗规律的基础上对计划期内物料采购管理活动所做的预见性的安排和部署；采购计划是整个计划管理中的一环，一般根据生产部门或其他使用部门的需求计划制订，采购计划包括采购物料、采购数量、需求日期等内容。采购计划内控漏洞表现形式通常有：未编制采购计划，采购时一事一议；采购计划质量粗糙，实施时严重脱离实际；采购计划未得到严格执行，对业务及采购部门不构成实质性约束，不按计划采购或大量超计划采购。采购计划内控漏洞导致潜在不利影响可能有：所需物资短缺，导致无法及时满足客户需求；物资积压；库存大量增加，导致资源浪费，资金使用效率低下，财务部门面对突发性的采购用款需求，不能及时安排资金，资金管理困难；物流、质检等采购配合部门工作计划性受到直接影响；员工可能为了个人利益而采购一些不必要的物品。导致浪费公司资源，等等。为此，企业在应完善采购计划编制流程，采购计划管理与企业预算管理、经营活动充分融合，提高采购计划的指导性。漏洞识别：检查公司是否编制书面的采购计划，检查采购计划编制过程和依据，判断采购计划编制合理性；通过抽查已执行采购，检查是否按照采购计划执行，实际采购是否与计划存在重大偏离。

3 采购流程不相容职责未有效分离

采购部门有很多不相容职责，如：招投标过程中，采购部如果负责供应商录入，就不应该有最终的决标权，以防止采购部违规选择自已推荐的供应商，货物的采购人不能同时担任货物的验收工作，以防止采购人员收受客户贿赂购买伪劣材料，影响企业生产乃至整体利益；付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务；货物的采购、储存保管人不能担任账务记录工作，防止绕过验单，以减少误记货物数量金额的可能；付款的审核人应同付款执行人职务分离；记录应付账款人不能同时担任付款职务。漏洞识别：检查企业是否有明确的不相容职务分离表，实际职责是否与规定职责一致，判断是否存在一人兼任不相容职务情况。

4 采购招标流程不规范，招标流于形式

招标采购是提高采购质量和效率并且降低采购成本的有效方式之一，但从实践中看，一些企业招标采购未起到预期控制效果，分析其原因，从外部环境来说，是由于我国招投标市场还很不规范，存在投标围标、陪标、串标、恶意低价接标、收买评委等不正常现象，损害招标采购方利益；而从内部原因来分析，则是招标采购流程存在缺陷，招标流程不够严密、规范和有效。漏洞识别：了解企业招标流程，是否存在流程设计不合理；检查招标各项文档记录，审阅招标工作是否符合操作规定；检查未采取招标方式的采购项目，是否存在绕过招标程序的采购。

5 供应商管理和评估存在缺失

供应商管理是采购业务中重要一环，包括供应商日常合作、供应商评估、供应商退出等。供应商管理环节常见内控漏洞形式有：未建立公司层面的合格供应商名录；供应商在使用前缺乏对供应商资质的审核；供应商档案不完整；未建立供应商评估机制；供应商评价体系和标准不完善；对不合格供应商缺乏淘汰机制等。为此，公司应建立完善的供应商管理体系；建立科学的供应商评估和准入制度，确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议；建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对其供应商进行合理选择和调整；制定例外紧急需求的采购处理程序，选定备用供应商人，在首选供应商发生突发情况时保证采购的连续性。漏洞识别：检查企业是否建立合格供应商名录；抽查采购业务供应商是否供应名录当中，供应商准入是否按规定评估；检查供应商档案是否齐全；检查是否对供应商定期评估；检查供应商评估相关表单。

6 缺乏对采购人员有效管理和监督，采购舞弊现象严重

采购人员会为了个人利益在采购中不进行比价管理，而是选择有回扣的供应商，表面上看，供应商给回扣是采购外的行为，不直接影响价格，但实际上，供应商会将行贿所支出的费用再转嫁给企业，要么将供货价格提高，要么降低产品质量，导致最终受损的还是企业。而且企业一旦爆出采购人员舞弊事件，对企业声誉也会造成很大影响。防范采购人员舞弊是项系统工程，需要多管齐下，通过签署采购人员保证书、员工自律声明、制定员工行为守则、要求利益冲突回避、设立明确的举报渠道、建立访问供应商制度、采购岗位定期轮换、加强企业文化建设，加强内部审计等措施来降低舞弊风险。漏洞识别：采购舞弊严格来说本身不能称之为漏洞，而是采购人员及流程管理方面漏洞造成的后果，内控检查时应关注采购环节反舞弊机制完善程度，如职责是否有效分离、采购询价情况、采购人员保证书和员工自律声明签署情况、是否制定员工行为守则、利益冲突回避、举报渠道、有无访问供应商制度等。

7 缺乏验收或验收不严

验收是指企业对采购物资和劳务的检验接收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。验收环节的常见内控漏洞有：采购物资未经验收即入库或付款；验收标准不明确；验收程序不规范；验收人员未经清点即予认可；验收未采购物品；对验收中存在异常情况不作处理；验收人员与请购、采购人员不独立。为加强验收管理，企业应制订明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告方可入库。对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资，采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜，对延迟交货造成生产建设损失的，采购部门要按照合同约定索赔。漏洞识别：检查验收职责与其他职责分离情况；检查验收程序和验收标准，判断是否合理；抽查验收记录，判断验收是否符合要求。

8 采购付款审核不严

付款是企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。采购付款常见内控漏洞表现形式有：付款给错误供应商；支付了未经核准的采购款；重要付款；付款金额差错；付款未及时入账；付款记录发生错误；未定期与供应商核对账目。企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。同时，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。漏洞识别：检查采购与付款是否严格的职责分离，抽查付款业务，检查付款时是否验证相应的合同；检查付款时是否核对采购申请(或采购计划)、验收凭证和发票等单据。

[1]马军生.内控漏洞识别与财务应对[M].云南大学出版社,2014.

[2]企业内部控制编审委员会.企业内部控制基本规范及配套指引案例讲解[M].立信会计出版社,2014.