企业财务软件系统内控问题分析

刘亚琼

摘要：随着网络信息技术的不断发展，财务软件系统被广泛应用于企业管理之中，在提高企业管理效率，强化企业内部财务控制，促进会计工作流程标准化等方面起到了积极作用。与此同时，财务软件系统为企业实施资金流、物流、信息流的集成管理提供了操作平台，已经成为企业优化管理、提升竞争力的重要技术支撑。本文以浪潮GS5.0系统为样本，对企业财务软件系统的特点和作用进行分析，并在此基础上，就企业财务软件系统对内控的影响进行深入探讨。

关键词：企业；财务软件系统；内部财务控制；GS5.0系统

浪潮GS5.0系统于2008年推出，是帮助集团企业打造全新“集团管控”平台的ERP产品，为我国集团企业优化管理、提升竞争力提供了技术支撑。GS5.0系统采用了基于SOA理念的最新技术，涵盖了企业财务管理、全面预算管理、资金管理、分销管理、供应链管理、商务智能、风险管理等系统模块，能够满足企业多方位、多层次管理需求。企业应用GS5.0系统之后，对企业内部财务管理和财务控制带来了一定程度影响，这种先进的财务软件系统在强化企业内部财务控制能力，实现财务信息高度共享，充分发挥会计监管职能等方面起到了重要作用。

一、企业财务软件系统的特点

GS5.0系统是先进的企业财务软件系统，该系统中的财务管理子系统具备了集成性以及面向管理和决策的特点，能够将财务信息事后反映转变为财务管理事前控制、财务决策实时支持，有利于扩大财务管理范围，提高财务管理成效。从整体上看，GS5.0系统的特点主要包括以下几个方面：

（一）系统模块高度集成

GS5.0系统集成了企业管理的各个子系统和应用模块，实现了各子系统之间的信息共享，有利于及时处理各项财务数据，并利用生成的财务信息准确反映企业经营状况[1]。GS5.0系统可实现财务与业务的协同运作，高度统一资金流、物流与信息流，为企业强化风险控制、开展电子商务、落实全面预算管理提供了有力条件。

（二）管理理念先进

GS5.0系统融入了供应链管理理念以及国际先进集团企业的财务管理实践经验，对财务管理和会计工作流程进行了优化重组，提高了企业财务管理效率，规范了会计工作程序，确保了会计信息的准确性和及时性。GS5.0系统可对会计核算数据进行分析，为制定财务计划、开展财务管控活动提供依据，使财务管理真正纳入到企业战略发展中。

（三）财务信息全面

GS5.0系统可为企业内部组织机构提供全方位的服务，包括业务操作层、各级管理层以及决策层。该系统不仅可以提供常规财务报表，还可以提供与企业经营管理密切相关的管理性报表。财务部门应用该系统能够从多角度分析、比较、处理财务数据，为有关部门提供最具使用价值的财务信息，提高财务信息的全面性。

（四）系统运行安全

GS5.0系统引入了先进的信息网络安全技术，如数据加密技术、VPN技术、身份认证技术、访问限制技术、防火墙技术等，在系统网络、通信、运行等各个层面均采取了安全防范措施，不仅确保了系统的稳定运行，而且还保证了数据信息的安全性。

二、企业财务软件系统的作用

（一）强化资金流控制

GS5.0系统为企业提供了供应商管理和客户管理功能，可以帮助财务部门及时掌握企业每日的经营、销售情况，实时监控往来账款的赊销额度以及资金回笼情况。在GS5.0系统的财务管理子系统模块中，财务部门可利用往来账款清账、分析功能，提高资金周转率，降低财务费用。同时，GS5.0系统还可以完成对费用开支、销售成本的监控，强化内部财务控制职能，全面掌握企业资金流的变化情况。

（二）掌握物流情况

在GS5.0系统中，财务管理子系统模块集成了企业物流信息变化，为财务部门实时分析企业采购、销售、存货业务提供了可靠依据，不仅有利于强化物流跟踪控制，促使企业经营业务开展过程趋于标准化，还能够使企业管理者实时了解经营状况，及时发现和解决问题，避免经营决策失误。除此之外，财务部门还可利用GS5.0系统实现对企业经济行为的动态控制，使物流与资金流相结合，优化企业资源配置，实现资源的高效利用。

（三）实现信息流共享

企业在实施GS5.0系统之后，建立了信息资源的集成共享平台，转变了传统封闭、单一的信息处理模式，使得企业各部门可在信息共享平台上各取所需，并将繁杂的经营业务多层次地传递给各级管理部门，实现对信息流变化的管理。GS5.0系统可提高企业内部上下级之间交流沟通的及时性、畅通性，将月报出具时间缩短为1~2天，提升了各级管理工作的效率。从内部财务控制的角度上来看，GS5.0系统的运用能够促使会计信息记录更为规范化、标准化，并且可以使会计信息准确、快速、全面地传递给管理者，提高管理者决策的灵活度和速度，凸显了会计信息在企业管理决策中的重要性。

（四）转变会计职能

由于GS5.0系统集成了不同的管理子系统模块，能够使会计信息在交易完成后做好自动记录，大部分数据可从其他管理子系统模块中及时进行访问，从而使得原本由会计人员完成的基础工作被系统功能所取代。在此情况之下，减轻了会计人员的工作量，使会计人员可以将更多的精力投入到会计监督中，确保会计信息质量，充分发挥会计管理职能。GS5.0系统实现了会计信息的透明与共享，进一步规范了企业财务行为和管理行为，有助于严格落实各项经营策略。

三、企业财务软件系统对内控的影响

（一）改变了内部财务控制环境

企业在应用GS5.0系统之后，使企业内部财务控制环境发生了巨大变化。在以往的管理模式中，企业财务部门主要由财务人员和会计人员组成[2]。而实施GS5.0系统后，财务部门增加了计算机数据处理系统专家和系统操作人员，使财务部门内部分工更为细化、专业化。新增的岗位人员必须熟知财会知识，在此基础上做好财务软件系统的开发和维护工作。GS5.0系统可实现在任何地点的终端机上完成业务信息的录入，实时处理会计信息，高度共享经营信息，使各级管理者对经营信息的变化作出快速反应，从而达到强化经营风险控制的目的。例如，在库存管理方面，财务部门可利用GS5.0系统中的分析测算功能，确定企业最大和最小库存量，并以此为依据制定科学合理的库存计划。同时，还可利用GS5.0系统中的仓库处理程序建立库存预警机制，根据实际库存量的变化及时生成采购计划，使库存成本趋于最小化，既保障企业正常生产经营所需，又控制产品积压。

（二）增加了内部财务控制重点

在以往的财务管理中，财务控制将财会人员之间的相互牵制作为控制重点，即被称为“一般控制” [3]。而在应用GS5.0系统后，财务工作由财会人员与财务软件系统共同完成，使得财务软件系统也成为了财务控制的关键因素。在这种情况下，企业内部财务控制拓展为“一般控制+应用程序控制”，具体包括岗位分离与授权控制、原始数据录入计算机控制、人机交互控制、会计信息输出控制等。同时，由于企业内部财务控制重点的变化，在一定程度上增加了内部控制评价标准的复杂性，所以要求企业内部控制评估人员既要扎实掌握评估知识，又要掌握GS5.0系统方面的专业知识，增强分析判断问题的能力，确保评估结果客观、正确。

（三）转变了内部财务控制方式

GS5.0系统具备集中处理数据的特点，转变了内部财务控制方式，使得内部财务控制更为程序化、规范化，具体表现在人工控制向人机共同控制方式转变。在传统的内部会计控制中，会计工作流程是固定的，任何一项工作步骤都包括了对上一项工作步骤的检查和复核，以确保上一项工作准确无误，即使出现了错误，也可以得到立即纠正[4]。如，记账可复核制单、对账可复核记账、编制报表可复核对账，企业总账、明细账、日记账之间可以相互验证，这样一来才能保证账账相符、账证相符。而实施GS5.0系统之后，内部会计控制由原本工作流程中的人工控制转变为人机共同控制，系统程序控制逐步弱化甚至是取代了传统控制方式，使绝大部分会计工作可在系统内自动完成，对数据的集中处理也优化了会计工作流程，实现了账账核对的自动化。这就要求会计控制要强化系统程序的使用控制，包括数据输入输出控制、操作权限控制等。此外，会计信息数据在GS5.0系统下自动生成，对程序的精确度和环境控制的要求更为严格，财务部门必须禁止非会计人员进入财务管理子系统模块进行操作，防止因操作权限扩大而造成会计控制失效。

（四）扩大了内部财务控制范围

GS5.0系统覆盖了企业运营管理的各个层面，包括营销、采购、财务、计划、生产、仓储、人力资源等，其中，财务管理是企业运营管理的核心，也是确保其他各项管理活动有序开展的重要保障。所以，财务管理要延伸管理链条，充分利用GS5.0系统的信息共享平台，及时了解和掌握企业仓储、采购、营销、人力资源等方面的财务信息，以便强化会计基础工作管理、预算管理、资金管理、投资管理、融资管理等，提高内部财务控制效果。此外，财务工作方式的转变以及数据处理信息化也扩大了财务控制的范围，使财务控制既要对系统输出的纸质资料加强管理，又要重视计算机内数据的安全管理[5]。

（五）改进了会计信息传递模式

在传统的会计工作中，会计信息传递往往要付出较高的成本，并且传递速度较慢、差错率较高，难以满足现代企业高效管理的需求[6]。在GS5.0系统下，会计信息传递方式发生了根本性的变化，系统中的信息共享集成平台可为会计信息传递提供程序化、电子化传递途径，减少传递差错，使各部门各取所需，避免因信息传递时间过长而带来决策损失。

（六）增强了内部财务控制能力

企业实施GS5.0系统后，高度集成了财务管理与生产、销售管理，使所有产供销数据可直接输入到财务管理子系统模式中，各项业务发生时产生的原始凭证也可自动编制成记账凭证，这样一来，保证了企业物流变化、资金流动、会计信息处理的一致性，有利于强化财务部门对往来账款和资金的控制。同时，GS5.0系统可自动跟踪企业各项业务流程中的成本变动情况，并按月、按单位对成本费用进行分析，便于财务部门掌握成本计划执行情况，为管理者提供准确的财务数据，提高生产经营效率。

结论

总而言之，财务软件系统的应用对企业内部财务控制带来了巨大影响。企业利用财务软件系统可强化资金流控制、掌握物流情况、实现信息资源共享、转变会计职能，使财务工作由传统的重视事后反馈，转变为重视事前预测和事中监控。为了充分发挥财务软件系统的作用，企业要做好财务软件系统维护工作，根据系统运行要求健全内部控制制度，从而不断强化企业财务管理，提升企业竞争力。

参考文献：

[1]孟凡奎.企业财务软件与企业资源计划(ERP)系统[J].齐鲁珠坛,2010(4)：49-50.

[2]赵晨.ERP系统下企业内部会计控制研究[D].青岛科技大学,2012.

[3]段超.新准则体系下财务软件开发初探[J].山东省农业管理干部学院学报,2009(9)：163-164.

[4]于美芹.基于ERP的企业集团集成化财务管理模式研究[D].武汉理工大学,2008.

[5]郑光耀.再谈企业财务软件应用中存在的问题与完善对策[J].会计师,2012(7)：37-38.

[6]冯丽霞.关于企业财务软件应用的分析[J].商场现代化,2011(1)：175-176.