谈国有企业档案管理的现状分析

林艳放

摘要：随着越来越多的中小企业建立，国有企业内部出现了管理意识薄弱、资源利用效率低、档案管理监督制度不健全的现状。于是，企业内部人事档案管理的迫切现状被提上了日程。

关键词：国有企业；档案；管理；现状；分析

1企业案管理存在的问题

1.1企业人事档案管理制度不完善，社会档案意识薄弱

1.1.1缺乏对人事档案管理制度的重视

有些企业领导人对人事档案的重视停留在口头上，甚至片面的认为企业与员工是一种雇佣关系，没必要把太多精力用在人事档案管理上，“说起来重要，忙起来忘掉”，人事档案的管理工作没有得到有力的支持。长此以往，这种现象不断自我强化，导致了企业人事档案管理制度不健全，缺乏科学性和先进性。

1.1.2缺少有效的检查、监督机制

许多单位的人事档案长期处于凌乱无人问津的状态，发挥不了应有的作用。由于没有定期检查，使人事档案管理有空可钻，新增加材料的连续性出现断裂现象，部分人员档案材料遗失，一些单位趁人员调动、单位合并之机把未整理的人事档案材料顺水推舟移交出去，推卸责任，这给职工本人及新单位日后的工作平添了许多麻烦。

1.1.3档案转递制度不健全

一是有的企业档案转递不及时，操作程序不规范。二是有的企业违反规定，把人事档案当作普通邮件寄送，不做机要转递，不填写转递单，不经密封钤印，就随意将档案交给本人自带，致使篡改、丢失档案的现象时有发生。

1.1.4存在死角

在企业转制的过程中，来自备方面的对企业的考核认证几乎都是以企业经济效益的好坏来判断企业管理的优劣，一定程度上造成了企业既不瞻前又不顾后的短期行为，在生产经营过程中放弃了人事档案管理。以致出现人档分家、档案自存、档案散乱、流失、涂改，退休、下岗党员的组织关系无人管、无处转等违背档案法规的行为。更有甚的是个别企业依仗为经济发展贡献大，不重视档案工作，给档案部门的正常工作制造种种障碍，使档案人员处于尴尬的境地。

1.2人事档案管理方式和手段相对落后，造成企业人事档案价值不高，利用率低

1.2.1人事档案收集缺乏力度，材料质量差的问题普遍存在

首先是档案材料收集工作重数量轻质量，内容不具体，归档工作被动、不及时。其次是收集的材料不全面、不准确。目前，仍有不少企业的人事档案材料仅记录了员工的姓名、年龄、性别等基本信息，缺少反映员工实际情况的档案材料，特别是学历材料。这种人事档案不能为选人、用人提供参考，进而影响到员工的正常晋升与轮换，挫伤了员工的创新热情，失去了真正意义的参考价值。

1.2.2企业档案管理手段落后

因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使员工的工资级别、职务任免等材料根本无法形成或不能及时归档，产生了很多不利的影响。一是有人利用档案管理的漏洞，制造虚假材料。例如，将工作时间提前，把学历变高，把年龄变小等等。二是有的企业出于某种考虑或避开某种风险，刻意更换材料或隐瞒事实，使人事档案信息虚假或不全。这些情况的出现，使档案材料丧失了真实性、严肃性、权威性。而人事档案材料的失真，使得人力资源计划中的配备计划、退休解聘计划、补充计划、使用计划不能正确制定和执行，这必然使用人单位出于被动状态，特别是现在录用人员都是采用先进人后调档的方式，一旦用人单位发现问题，为时已晚。

2 从政策上提高政府人事管理制度

2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识，完善人事档案管理制度

人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用、保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解，正确评价和使用人才的重要依据。所以，在人事档案管理中，对于不适应新形势、新情况、新任务的规章制度必须要进行改革，及时建立新的、更为科学合理的人事档案管理制度，使得人事档案管理更加制度化、规范化。在档案的收集上要及时、完整；在档案的鉴别上必须严格审查，遵循“去伪存真”，把好档案材料质量关；档案的整理要严谨、科学；档案的借阅应根据具体情况具体分析，注意档案安全，档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集；档案转递过程中一定要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。

2.2借助现代信息技术，加快企业人事档案管理的现代化进程

计算机和信息技术的快速发展，已经对人事档案管理工作产生了划时代的巨大影响，我们要借助现代信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些方法和手段进行改革。随着企业规模的不断扩大和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给企业带来了人事众多，管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了新的要求。因此企业人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化企业的经济效益。通过对档案深层次开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为企业的经济发展提供必要的服务。

2.3强化培训，提高档案专业人员的整体素质

在日益发展的新形势下，要想做好人事档案管理工作，必须建立一只有专业知识，有文化素质，政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍，定期培训则是建立高素质档案工作人员队伍的重要途径。通过培训使档案专业人员更加适应信息技术和档案事业的发展，采取积极措施抓好知识更新、引进、消化，适应信息技术的成果，拥有更广博的知识，能用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。只有这些相应人才素质的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，从而更为有效的实施档案管理现代化工作，为企业服务。 ■

endprint