基于OA理念的教务管理系统的研究与实践

蔡昌

【摘要】 基于OA理念的教务管理系统是教务管理工作发展的方向与必然要求。文章概述了教务管理系统中引入OA理念的意义，从系统结构、系统功能模块、系统数据库、系统编码四个方面来对基于OA理念的教务管理系统进行研究说明，并对系统的实践表现加以说明，意在为教务管理系统的现实构建提供思路与支持。

【关键词】 OA理念 办公自动化 教务管理 教务管理系统

办公自动化（Office Automation，简称OA）始于上世纪60年代，并于发达国家获得迅速的发展。办公自动化在我国起步较晚，于上世纪70年代传入我国，并在80年代得到真正发展，至今已逐步迈入成熟期。对于学校教务部门来讲，教务管理自动化是教务管理水平提高的重要途径和内容，一个学校的教务管理自动化程度，不但是对其教学管理水平的体现，且已经成为教务管理质量评估的一项重要指标。鉴于此，就基于OA理念的教务管理系统进行研究探索，理清其实践思路就显得十分必要，对于学校教务管理工作的效率提升与长足发展具有积极的现实意义。

一、教务管理系统中引入OA理念的意义

学校教务管理活动的组成包括计划、执行和控制等几个基本環节，且各环节活动均涉及信息的处理。教务管理的过程是一个信息输入、输出、反馈、再次重新输入的循环过程。近年来，学校办学规模日益壮大，办学层次和学生人数逐渐增多，繁重的工作对于教务管理部门工作的开展是一个严峻的考验。这一现实状况下，依据一定规律，采取合理的手段来进行教务管理活动的自动化、科学化管理，就成为当下教务管理发展的方向和必然要求。它有力地保障了学校教务管理工作的高效率开展。

二、基于OA理念的教务管理系统

1、系统模块

结构作为系统骨架，对教务管理系统的性能有着决定性作用。依据校园网结构特点、综合考虑数据信息繁多、维护量减轻、系统效率三个方面，确定三层结构技术（应用层、部件层和数据层）为教务管理系统的一般结构。在系统模块设置方面，基于OA理念的教务管理系统，在功能上划分为学籍、师资、教学计划、排课、考试、选课、成绩、实践教学管理、教学评价等功能模块组，如图1所示。

其中学籍管理主要包括：新生管理、学生信息维护、学生注册、学籍异动、学生转专业、专业分方向（分流）、学生板块课程等级、辅修管理、查询统计打印等。师资管理主要功能包括：教师信息维护、教学日历管理、工作量系数维护及工作量统计等。专业人才培养方案是保证教学质量和人才培养规格的重要文件，是组织教学过程、完成教学任务的基本依据，也是整个教务管理的中心环节。开课管理是介于执行教学计划与编排课表之间的中间环节，其中涉及到落实教学计划的关键性工作又多又杂，几乎包含了所有排课前的准备工作，做好开课管理是合理编课表的必要条件。在专业教学计划制定完后，开课管理可自动生成当前学期的教学任务书、教学安排表，并在教学安排表中形成合班、生成教学班，添加任课教师信息，使用教材信息等，最终形成教学任务书。

排课系统可依据教学计划（学期教学任务），教学资源（含教室、教师等）、学生信息（招生计划）及学期校历（周次）来编排，可以进行灵活多样的手工预定和调整（包括板块预定和调整）、排课条件设置自由灵活（如松紧度、优先级、上下午、单双周、前后课等）、适应多校区排课、基本实现实验课程的自动排课。排课系统的功能包括：教学场地维护、排课条件设置、板块课程排课、排课数据初始化、自动排课、人机交互式排课、调停补课、公选课排课、辅修课排课、课表查询打印等。其中板块课程安排主要用于实现分层次教学与分项目教学课程的场地安排。选课管理是实现学分制的必要途径，系统提供灵活的设置功能，所有课程均可参与选课，也可以根据年级、课程类别，甚至具体的教学班设置该课程是否参加选课。主要功能包括选课设置、选课管理、学生选课、选课名单调整等模块。

考试管理是学校教学运行的重要环节之一，为课程安排考场和监考老师，实现教室冲突、学生冲突、监考教师冲突的检测，支持多校区排考场。主要功能包括：自动排考条件设置、考试方式设定、集中考试排考、分散考试排考、补（缓）考排考等。

成绩管理模块用于详细记录学生在校期间，从入学到毕业各个环节的成绩，并提供查询、统计与分析等多种功能，为奖学金评定、学生毕业审核等提供依据。主要功能包括：成绩录入、成绩统计分析、成绩的综合处理，补考、重修处理，等级考试成绩管理、成绩报表。

实践管理主要包对教学的相关实践环节进行管理，主要包括学科竞赛、实验教学管理、实习（实训）管理、毕业设计（论文）管理等功能。

课堂教学质量评价提供评估大类、评估分类、评价指标及选项设置，对不同的选项赋予不同的权重数据，可以自由设置学生、教师、领导、同行、专家等多个层次评价及教师评学的管理，自动进行评价数据处理，并形成多种统计分析报表。可对未参加教学评估的学生不能参加报考、查询考试成绩等进行限制。

毕业管理功能模块结合学生在校的学习、生活和奖惩情况，参照学校的有关规章制度，对学生毕业资格进行审核。利用系统中的全部信息，参照标准对学生进行审核，简化了人工核对的过程，提高了工作效率。主要包括预毕业学生名单管理、毕业审核设置表、毕业资格审核、毕业生历史库等。

2、系统的数据库

（1）本地数据库。为降低网络负荷，实现高效、安全的数据处理，系统运行中的编码表和临时表均存储于本地数据库中，各代码及相关说明信息存储于编码表中，临时表用于对数据检索、信息输入、报表生成中所产生临时数据的储存，其作用主要减少了数据的传输量与缓存录入。

（2）后台数据库。该数据库包含了教学计划表、学生成绩表、教室情况表、学生基本情况表等共享性和长期性的信息数据，且数据处理视图、触发器、数据存储等关键信息也存储在其中，是数据信息存储的主要位置。

3、系统的编码

标准化的信息格式是信息资源管理的基础，也是实现数据交流共享的重要前提。因学校教务管理系统是一个多层次、多功能、跨学科的系统工程，故在系统开发前期，就应当制定一套适用、科学的标准化格式，来为系统的开发与维护提供显示依据。通常来讲，信息格式采用的标准主要遵循如下几点原则：通用数据信息格式采用国家标准；以教育部颁发标准为依据；在教育部未指定标准的情况下，依据省教育厅颁布标准；在省教育厅未指定标准的情况下，由系统研制人员结合系统应用需求来进行相应标准的制定。

三、教务管理系统的实践表现

基于OA理念的教务管理系统经过一段时间的实践运行后，表现良好，优越性明显，主要集中在以下方面：

首先，界面友好，且具有齐全的功能。基于OA理念的教务管理系统在学籍、教学计划、排课、考试、选课、成绩等方面的管理与相关查询时，只需一次的数据录入就可实现多样的处理，并伴随表格的生成，对于重修和补考的统计、毕业和学位资格的审核、学籍的处理等功能可自动实现，尤其在排课的智能化方面，能够以课程性质为依据来进行排课，从而使排课与实际更加相符，使“计算机排课”得到真正意义上的实现。

第二，将OA理念引入教务管理系统，将极大地提升高校的自动化管理水平，在提升教务管理效率的同时，重在执行力的提升；能够规范学校的管理，避免人为的因素；能够加强信息的沟通和共享，并对知识进行沉淀和保留痕迹；能够真正实现无纸化办公；能够规范教务管理事务的流程，提高教务管理事务的处理效率；能够极大地方便广大教师和学生，提升服务的时效性和效率，提高师生的满意度。

第三，优良的性能。基于OA理念的教务管理系统采用了多层客户机/服务器体系构架，其属于世界领先技术，通过对校园网的利用，使得分布式的教务数据处理得到了较好的实现。服务器端应用了大型数据库来进行教务数据操作，从而保障了对大量数据的采集和分析管理。

最后，可靠安全，便利性强。基于OA理念的教务管理系统引入了口令授权和角色控制，避免了非操作员的访问，且操作员因层次的不同，在权限上也有所区分。数据的检查与备份，全部于后台保存，保障了教务管理系统的整体安全性。同时，大量编码的提供，使得操作过程中鼠标工具得到充分的利用。

四、结语

通过上述内容的论述，在内容、结构、思路上对基于OA理念的教务管理系统有了一个了解和掌握，且实践表现上也显示出该系统的巨大优势和未来前景。在系统的应用中，不断总结经验，进行积极的探索与研究，确保教务管理系统的不断优化，使其更好地服务于学校教务管理工作的高效开展。

参 考 文 献

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[4] 谢红武，罗义良. 浅谈教务管理中的办公自动化[J]. 教育与职业. 2010（5）87-89