中汽工程公司物资审计刍议

赵玲红

摘要：企业的生产经营活动离不开人、财、物的有效运转。要想评价企业的生产经营活动是否达到了效益最大化，首先应当分析的是这三者之间是否进行了有机结合。因此，不论是何种性质的企业，对物资进行严格管理，是搞好生产经营活动的重要组成部分。作为公司的审计部门，无论是站在企业管理的高度，还是从业务角度来考虑，更应该加强对物资审计的重点关注。我公司及其下属子公司、分支机构均涉及到物资的采购和领用，这样也就突显了对物资管理的重要性，同时也提出了对物资管理的基本要求。

关键词：物资 审计

一、物资管理工作概况

公司及其下属单位的物资管理工作，根据其业务性质及购入物资的用途，可分为两种情况：

（一）设计型或以设计、咨询为主的下属单位物资管理工作情况

这类下属单位，有两个特点：一是管理松懈。他们在生产经营中所涉及的物资往往以办公类用品为主，企业购入的物资品种及数量较少，且多数情况下为一次性领用，且领用制度不健全。二是重视程度不同。对固定资产等金额较大的资产，管理情况较好，但是对一些不符合固定资产标准、金额较大的耐用品的管理，则参差不齐。小额办公用品多采用成批购入，虽经签字后领用，但是没有制定领用计划，也没有规定领用限额。

（二）涉及生产制造或生产经营中所需物资品种繁多的下属单位物资管理工作情况

这类单位因生产经营所需，往往购入的物资品种及数量较多，且物资购入地点、使用地点经常不一致，造成了物资管理、流转上的复杂性，并使得各下属单位在物资管理方面表现出较大程度的差异性。比如：昌兴公司、滑触线厂、卫生所等，这些单位所购物资一般均运抵单位内部，生产使用也基本在内部进行，只有当产成品运抵现场后，会根据安装需要购入部分安装辅材；而装饰公司物资购入后则基本直接运抵施工现场，不在内部使用，领用过程也大多在施工现场进行。

一些规模较小的下属单位，则由于人员、硬件设备的配置限制，在物资领用控制记录管理方面较为粗放，只能做到通过加强物资出入的控制来保证物资安全。至于生产物资是否需要购入，以及产成品、半成品的具体数额、仓库存量等，则需仓库管理人员根据领导层的要求适时进行盘点、结算。

二、物资审计工作的重点

在日常审计中，根据公司业务特点，我们重点关注的是昌兴、滑线这类生产型企业的物资管理。而对于智达监理、装饰公司、医务所这类物资单一的单位，则偏重于对其按照生产经营实际，促进进一步建立和完善规章制度，抽查其现有管理流程，执行是否到位等情况，从而达到关注物资管理是否到位等。在具体审计工作中，有以下重点工作：

（一）关注各单位制度建设情况

“没有规矩不成方圆”，一套完整的物资管理制度，能对各个环节实行有效的控制，保证物资的安全，避免或降低各种风险，提高经营管理效率，实现单位经营管理目标。如果没有相关制度作约束，物资管理必定无法有序开展。因此，在各单位物资审计中，我们应根据企业的生产流程，重点关注购、产、销各个环节的制度建设情况，考察制度的完备性、合理性，规范性。

（二）关注相关环节岗位设置及人员配备情况

企业从项目立项到产品的生产，经历了物资采购、验收、入库和材料的领用、生产加工等诸多环节。在这些环节中，相应岗位的设置及人员配备像一个无形的链条，使物资有效、有序的运转，同时，又能最大限度的减少浪费或“跑、冒、滴、漏”等现象的发生。因此，在物资审计过程中，我们会重点查看被审计单位是否做到了因事设岗，因岗设人，人尽其用。在物资流转、交接的关键点上是否合理设置相关的岗位和固定的工作流程，各岗位的设置是否考虑了不相容原则，责任界定是否明确等等，以此检查评价各单位物资管理工作是否规范、完善。

（三）在采购控制环节，关注各单位是否做到“按需采购”、“价格合理”

在采购控制环节，除以上审计重点外，我们还会根据实际情况，注重检查企业内部管理的一些细节问题：

检查对有采购权限的人员是否有明确的权限和责任的界定。对合同专用章是否有专人进行管理，合同专用章的加盖是否有相应程序及记录。

检查采购单据的留存备查情况。相关采购单据由哪些相关部门留存，各部门是否有定期检查核对的程序。

检查采购量差异的处理。实际采购与请购单或生产指示单存在差异时，是否于采购前进行汇报，有无备注加以说明。

检查采购合同的管理。采购合同是否有指定部门管理，是否及时进行汇集、归档，是否建有采购合同管理台账。

关注采购费用的控制。关注采购过程中相关运杂费与保险费的支出标准与支付方式，关注其金额的合理性。

关注采购合同货款支付方式的合理性，对现金支出的控制流程及审核程序是否到位。

三、物资审计工作建议

加强落实以往审计工作中提出的各项审计改进建议，特别是规章制度建设的落实情况。

根据集团公司要求，多进行总承包建设项目审计，虚心向业务部门同事学习，在工作中不断积累项目物资审计经验，逐步开展独立的专项物资审计。

在物资审计中强调 “预算”、“执行”，加强对物资采购预算及预算执行情况的审计，促进被审计单位强化预算管理、重视管理流程，完善制度建设。加强对未达到固定资产标准、但金额较大的耐用品及相关工具类物资的审计。

加强对大宗物资、价高量多物资的专项审计。

建议公司利用内部现有的成功管理模式，在统一管理制度、软件的基础上对物资管理实行统一平台多账套管理，以减轻小规模单位硬件、软件投入的资金压力、进而以先进的管理手段，改善这些单位因机构设置不全，人员配备不足，管理环节薄弱的现状，达到细化、强化管理的目的。

随着我公司不断发展壮大，业务范围不断拓宽，物资采购种类与数量也会越来越多。因此，作为审计部门，只有不断加大内审工作力度和深度、细化工作内容和方法，才能在各部门的积极参与、配合下，通过不定期的专项物资审计，做到对各项物资管理工作的事前强化控制，事中量化考核，事后保证安全等，达到协助被审单位管理层细化、分解物资管理工作目标的目的，使物资审计工作更好的服务于生产经营活动。

参考文献：

[1]温香芹.结合企业实际降低采购成本[J].河北企业，2007

[2]薛敏：加强材料采购的控制与管理探讨[J].会计之友，2005

[3]赵秀云，孙风娟，王连胜.如何加强企业的物资管理[J].辽宁经济，2006endprint