浅谈计量／检测技术机构样品收发管理

刘红菲，赵华，刘原栋，张国民，刘运峰

（中国兵器工业集团第五三研究所，济南 250031）

浅谈计量／检测技术机构样品收发管理

刘红菲，赵华，刘原栋，张国民，刘运峰

（中国兵器工业集团第五三研究所，济南 250031）

介绍计量／检测技术机构样品收发标准化管理，从样品流转方式、样品收发、原始记录证书与报告收发、印章管理等几个方面，详细叙述了计量／检测技术机构样品收发标准化管理具体方法和要求。

计量；检测；样品；收发

计量／检测工作是国民经济中一项重要的技术和管理基础工作，随着市场经济的完善和国民经济的高速发展，计量／检测技术机构在社会经济发展以及维护市场经济秩序等方面起到了重要作用。被检仪器和检测样品收发作为计量／检测技术机构业务流程的入口和出口，其管理过程与服务质量的好坏不仅会影响到整个系统的正常运转，而且对客户信息和样品信息的唯一性保障至关重要。国家标准对检定、校准或检测物品样品以及抽样作了明确规定［1-2］，要求要有相应程序和配置来保证样品的运输、接收、处置、保护、存储、保留、清理。样品的代表性、有效性和完整性将直接影响检定／校准及检测结果的准确性，保证被检样品的质量，严控接收、流转、贮存和管理环节是计量技术机构向社会提供高质量检定／校准证书及检测报告的先决条件。目前信息化高度发展，一些机构已经拥有了自己的管理信息系统，证书和报告制作已趋于智能化、自动化。因此做好计量／检测技术机构样品收发管理具有重要意义。

1 样品流转标准流程

计量／检测技术机构可处理的样品种类繁多，样品从收样到发样一般要经过4个流转环节［3］，流转示意图见图1。

图1 样品实验室内外部流转示意图

(1)第1个环节：接收客户样品。送样客户和收发调度室实现的样品交接，完成接收客户样品到收样存储库；

(2)第2个环节：实验室内部流转发样。收发调度室和各相应专业计量／检测室之间实现的样品交接，完成专业计量／检测室对样品各个参数进行计量／检测。

(3)第3个环节：实验室内部流转收样。各相应专业计量／检测室和收发调度室之间实现的样品交接，完成各专业计量／检测室将样品送到收发调度室发样存储库。

(4)第4个环节：发送客户样品。收发调度室和客户实现的样品交接，完成对完检客户样品的发送。样品整个流转过程中，收发调度室是客户和实验室的纽带。

2 样品收发标准化管理

样品的检定、校准、检测一般分为常规送检和现场检测两大类［4］。常规送检是客户将样品送至计量／检测技术机构，由计量／检测技术机构检测人员在实验室检测的过程；现场检测为计量／检测技术机构检测人员携带标准器具到被检样品使用现场进行检测的过程。目前一些计量／检测技术机构逐步尝试网上送检，客户送样时只需提供网上送检编号及必要信息，无需填写委托协议书，简化操作，属于常规送检的一种，但现阶段此类送检方式较少。

2.1 常规送检标准化管理

常规送检是样品收发标准化管理的难点和重点。对计量／检测技术机构来说常规送检样品数量大、品种多，送检委托协议书由客户自行填写，不属于强制性规范化行为。在填写过程中，填写人对信息描述得不够清楚，经常出现简写、别名、俗称等问题，导致填写准确率低。样品在整个检测流程中经过客户到计量／检测技术机构，再到客户的全部4个环节，这就要求收发调度人员严格遵守样品收发标准化流程。

2.1.1 样品的接收

(1)客户送检样品设备，统一由收发室管理。收发调度人员在接收客户委托的样品时，必须认真验收送检样品并对样品外观进行必要的检查，根据客户的检测、校准需求，查看样品的状况，并清点样品，认证检查样品及其配件、资料的完整性，并协同检测／校准人员，检查样品的性质和状态是否适宜于所要求的检测／校准。当对样品是否适宜于检测／校准存在疑问，或当样品不符合客户所提供的描述，收发调度人员应与检测／校准人员核实或在开始工作之前询问客户，以得到进一步说明。

(2)收发调度人员接收样品后应指导、检查或代为客户按要求如实填写送检委托单。填写的委托单中“样品器具名称”、“规格型号”、“制造厂商”和“出厂编号”4项内容严格按样品铭牌或标签上的名称填写，不得使用简写、简称；客户名称、单位地址、单位辖区、联系人、联系电话和客户确认签字必须齐全、准确，不得出现内容上的缺项以及简写、俗称等现象，应把客户信息作为计量／检测技术机构可持续发展的重要环节。委托单一式两联，经双方签字后一联交给客户作为提检凭证；一联留存；收发调度人员根据委托单及其相关内容填写调度单；调度单一式两联，一联随样品到专业组，一联收发调度人员留存。

(3)客户寄来的样品由收发调度人员领取并按接收程序处理，保持与客户的联络，对发现的问题及存在的疑问及时与客户交流。收发调度人员按照客户委托书要求代其填写委托单，并在委托单上注明“邮寄样品”字样，并将客户委托书原件附后页，同时按要求填写调度单。

2.1.2 样品的标识

(1)送检样品设备由收发调度人员统一编号，加贴唯一性标识，样品的标识包括唯一性编号和实验状态标识。

(2)样品的唯一性编号和状态标识可贴在样品上或样品包装袋（器皿）上。

(3)样品所处试验状态用“待检”、“在检”、“已检”标签加以标识。

(4)样品唯一性编号同时作为实验室原始记录和所出具证书／报告的编号。

(5)样品的标识应伴随样品整个检测／校准过程。

2.1.3 样品的流转与检测／校准

(1)收发调度人员把调度单连同样品仪器分发流转到各专业室，应及时通知相关专业室进行检定、校准或检测。

(2)专业室人员接收样品时应与收发调度人员检查样品的完整性，当样品完成检测／校准程序后，由专业室人员将样品存储到已检样品储藏室收存。

(3)专业室检定、校准或检测完毕后，出具相应的证书，签字后随同原始记录一起交收发室，由收发室统一盖章并存档。

(4)送检样品设备应在规定时间内检出，收发调度人员应主动与客户协调取样时间，及时将样品设备检定、校准或检测结果等情况通知客户，客户凭专业室收费标准到财务室办理交费手续，收发室凭客户手续发放样品和报告。

2.2 现场检测收发标准化管理

现场检测一般是由于客户所要检测的样品或设备的客观原因不便于送检，由计量／检测技术机构检测人员携带标准器具到被检样品使用现场进行检测的特殊服务过程。

通常由客户通过电话、传真或电子邮件等方式与计量／检测技术机构收发调度人员沟通，详述检定、校准或检测要求，通过与检测技术人员沟通确定现场检测方案，由检测或收发调度人员根据客户要求填写委托单，并由检测人员带至现场予以确认。现场检定、校准或检测中，可根据实际情况对现场委托单内容进行修改，并对操作类型进行标注。现场检测完毕后，由检测人员将委托单带回交与收发调度人员，以确保机构信息和样品信息的规范填写，对不规范的填写予以纠正，对检测结果出具相应的证书，签字完后随同原始记录一起交收发室，由收发室统一盖章并存档。收发调度人员应及时将样品设备检定、校准或检测结果等情况通知客户，客户凭专业室收费标准与财务办理交费手续，收发室凭客户手续发放报告。

3 原始记录、证书与报告收发标准化管理

为了实现样品、证书、报告、原始记录的统一化管理［5］，证书、报告、原始记录采用同一编号，以便于检索，以简化流程，收发调度人员应严格遵守以下规定：

(1)所有证书由各专业室出具完毕后，经三级审核签字后，随同完整的原始记录交收发室；

(2)证书／报告正副本与原始记录签字手续不全的拒绝接收，手续齐全的由收发室加盖相应印章；

(3)证书／报告副本与原始记录装订在一起，按证书编号进行排序、归档。

4 印章管理

计量／检测技术机构印章一般分为检定专用章、检测专用章、校准专用章。所有印章由收发室统一管理，如特殊情况由分管业务领导同意，由专业室办理手续，方可带外使用。

证书专用印章应有专人保管，并建立使用管理程序。印章管理环节非常重要，一旦加盖印章，就意味着证书报告具备了法律效力，因此管理印章人员必须认真负责，盖章之前必须对证书报告的所有流程进行认真核对。

5 服务客户

在接待客户时收发调度人员应做到热情、礼貌，要详细介绍实验室的服务能力和宗旨［6］，对客户提出的问题要尽可能详细解答，与客户建立方便快捷的通讯联系，以便获取客户反馈意见；在接受客户委托时，应明确客户的要求，并确认实验室是否具有满足客户要求的能力和条件，根据检测／校准任务的不同以及客户的要求，签订与之相适应的委托合同；在接受客户委托后，如果由于不可抗拒的原因，需要对委托项目进行分包时，应通知客户，并得到客户的同意；在接受客户委托时，收发调度人员应对样品的外观、包装、技术状态与客户提供的信息进行比较，如有偏差和异常情况，应耐心与客户沟通得到双方认可并做好记录，对于不适合检测／校准的样机、样件，应请客户做出进一步的说明或要求。实验室收发调度人员应以良好的质量服务客户，以良好的信誉赢得客户［7］，树立客户第一，信誉至上的原则。

6 结论

计量／检测技术机构应当加强实验室管理，按照有关法律法规的要求制定各种规章制度，建立完整的管理体系文件，加强对实施过程和结果的监督检查，实事求是地出具检测报告，勇于承担责任，为社会提供坚实可靠的技术支撑。

计量／检测技术机构应对样品的接收、标识、流转、贮存、保管等各个环节实施有效控制，以保证检定、校准及检测结果的准确性。被检仪器和检测样品收发作为计量／检测技术机构业务流程的入口和出口，运行标准化管理与提高服务质量，不仅能更好地服务客户、把实验室诚信与公正作为责任，更能提升计量／检测技术机构的知名度，对促进经济和社会发展有着极其重要的作用。

［1］CNAS-CL01: 2006 检测和校准实验室能力认可准则［S］.

［2］JJF 1069-2007 法定计量检定机构考核规范［S］.

［3］高春昱，李斌之，林红，等.浅谈计量技术机构样品流转的规范化运作［J］.现代测量与实验管理，2011(2): 63-64.

［4］胡畅，李元沉，牛琪，等.计量技术机构仪器收发标准化管理方法研究和应用［J］.现代测量与实验管理，2010(4): 60-62.

［5］胡畅，张娟，杨悦，等.计量技术机构证书／报告要素有效性控制的动态管理方法及系统［J］.现代测量与实验管理，2009(6): 26-40.

［6］霍伟，杨雪梅，付燕翔，等.浅谈计量技术机构如何更好地服务客户［J］.计量预测是技术，2009，36(8): 104.

［7］沈晓新.关于做好计量检定工作的建议［J］.科技创新与应用，2012(3):17.

Discussion on Sample Dispatch System for Institution of Measurement/Inpection Technology

Liu Hongfei，Zhao Hua，Liu Yuandong，Zhang Guomin，Liu Yunfeng
(CNGC Institue 53，Jinan 250031)

The standard management on sample dispatch system for institution of measurement/inspection technology was introduced. The methods and requirements on sample dispatch system for institution of measurement/inspection were discussed in detail including sample moving，sample dispatch，original record report，and certificate management official seal management.

metrology; detection; sample; ispatch

O631

A

1008-6145(2014)04-0079-04

10.3969／j.issn.1008-6145.2014.04.024

联系人：刘红菲；E-mail: 13658604368@163.com

2014-04-13