浅谈如何做好教学档案管理工作

余红花

教学档案管理工作是学校管理工作中极为重要的一部分，只有加强教学档案管理工作，才能充分发挥其在教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用。

教学档案教育评估管理制度数据库教学工作是学校的中心任务，而教学档案是在教学活动中形成的教学管理工作的重要内容，它真实地记录了教学方面的历史资料，是教学水平的客观记录和开展教學研究的依据条件。教学档案管理工作是学校管理工作中极为重要的一部分，只有加强教学档案管理工作，才能充分发挥其在教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用。切实做好教学档案的有效管理，提高教学档案的质量，充分发挥教学档案在学校教学管理工作中的作用。对于促进学校教学和科研、提高教学质量和管理水平都具有重要意义。

一、什么是教学档案

教学档案是指教师、学生、教学管理人员在日常的教学活动、教学建设、教学改革、教学管理（包括教育评估和教学评价）等活动中形成的具有保存价值的文字、图片、录音、录像等文件资料。对这些资料进行收集、整理、分类、归档、保管和使用等工作就是教学档案管理。

二、教学档案管理工作的重要性

教学档案是学校教学活动的真实记录，是在教学管理、教学实践、教学研究中直接形成的原始材料。因此，教学档案是衡量学校教学管理水平和检验教学质量的重要标志，是学校各项评估工作的重要内容。搞好教学档案的管理对于搞好教学工作（包括教学基本建设、教学改革和教学管理），甚至对搞好整个学校的工作，都具有十分重要的意义。这主要表现在以下几方面：为师生员工提供真实的历史资料，为教师进行教学改革提供有效地服务；为领导决策提供依据；为教育评估和教学评价提供真实的原始资料。教学档案管理工作是一项非常重要的工作，这项工作绝不是简单地把有关教学的材料收集、装订起来，而是要按照一定的科学管理方法来进行。

三、如何做好教学档案的管理工作

随着教学规模的不断扩大和教学质量的不断提高，教学档案管理工作在不断要求完善，我们做了许多工作使我们的教学档案管理有了一定的标准化，但我处的办学规模在不断地发展、办学层次在提升、特别是我们培训处集职前、职后教育于一体，教学档案管理工作面临着严峻的挑战，如何做好教学档案的管理工作．促进教学质量的提高，是我们迫切需要解决和提高的。

1.提高认识，强化教学资料管理意识

一些教学、管理人员对教学档案管理工作的认识不足，甚至对教学材料的归档持抵触态度，认为是件麻烦事、走形式，有关教学活动不愿及时记录，形成文件材料，或根本不愿意收集整理。所以提高和增强全体员工对教学档案管理工作重要性的认识，是搞好学校教学档案管理工作的先决条件。

这就要求我们要认真学习教学档案管理的要求，深入进行教学档案整理、收集、及时备案等知识的学习和宣传，使领导干部和全体员工都认识到学校教学档案管理工作的重要意义，树立和增强全处的教学档案意识，杜绝资料工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。扎扎实实地搞好教学档案管理工作。

2.建立和完善科学的管理机制

主要领导应亲自过问教学档案管理工作，解决教学档案管理工作过程中存在的各种实际问题，要按上级资料管理部门的要求，建立综合完善的教学档案管理机制。各培训部门都应确定一名兼职资料工作人员，负责收集和职能管理本科室的教学档案，形成教学档案管理工作齐抓共管的局面，以保证各种教学档案齐全完整。

同时，建立严密并切实可行的教学档案管理制度，按本处各部门教学的要求，建立明确的管理目标和管理制度，从而规范各类资料的分类、归档要求和管理办法，使档案管理能够做到按章可循，有法可依。

另外，可将教学材料的归档工作同年终考核等挂钩，从而增强教学档案工作的责任感和归档的积极性。教学档案要确定保管价值与保管年限，同时要从长远利益出发，不断依据变化了的实际情况对库存资料、分类原则、目录编码等进行调整，使教学档案在数量与质量两方面保持动态平衡，以便于开发利用。

3.做好人员配备，保证资料管理的全面和完善性

为了教学档案实行统一保存和科学管理，首先要配备一些思想好、责任心强、熟悉教学工作、懂得办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责。档案管理工作是一项默默无闻的工作。教学档案管理人员的工作性质就是要服务于领导、教师、学生及其他有关人员，所以档案管理人员必须具备高度的责任感和强烈的事业心，要有奉献精神；同时具备一定的学习能力，能不断提高自己的思想素质和业务水平，不断提高档案资料管理水平。其次，要健全工作人员岗位责任制，包括档案管理的岗位职责、工作范围、内容等，以利于有关人员在日常工作中随时都可以做好档案管理工作，同时还有资料室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度等，并保证严格按规章办事。最后，硬件建设是提高资料管理水平的基础，同时也是保证资料管理质量的最佳手段。要专门设立资料室，教学资料按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保教学各种材料保管安全、利用方便、管理规范。并对档案管理人员进行定期专业培训，使其能管理好、使用好教学档案，并充分发挥它应有的作用，为提高教学质量作出积极的贡献。

4.加强教学资料管理的电子信息化水平

当今的时代是一个利用计算机网络技术的全新时代。教学资料信息化建设是社会信息化发展不可缺少的组成部分。在教学档案管理工作中应充分利用现有的先进的技术和设备，即计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递各种教学档案信息，实现教学档案计算机化、系统化、网络化，采用统一的档案文件管理软件，利用计算机进行编目，检索、统计、档案借阅自动管理等一般的业务管理，建立统一电子教学档案数据库，避免各部门重复录入数据，避免人力、物力的浪费。另外，要充分利用校园网络资源优势，实现不同部门间的教学档案传递和共享，从而提高教学档案的利用价值，实现教学档案的科学管理，减轻工作人员的劳动强度，提高工作效率。

总之，教学档案管理是教学管理的一个重要组成部分，只要领导重视教学档案管理工作，逐步增强广大教职工的档案意识，再加上教学部门和档案部门齐心合力，紧密配合，我处的教学档案工作就一定会搞好，教学档案也一定能更好地为我处的发展服务。

参考文献：

[1]姚军.档案管室工作基础.内蒙古人民出版社，2001.

[2]谈宝忠.企业事业单位档案管理基础.内蒙古人民出版社，2001.

[3]林越陵.档案学理论基础.内蒙古人民出版社，2001.