以2012年伦敦奥运会为例分析大型体育赛事档案工作策略

林 玲

自2005年7月伦敦获得2012年夏季奥运会和残疾人奥运会举办权，伦敦奥组委和英国文化、媒体与体育部（Department of Culture,Media and Sport,DCMS）始终强调将奥运会“遗产”及对遗产利用作为举办奥运会的基础之一。这一主题贯穿了伦敦奥运会筹备的方方面面，从场馆设施在当地社区的后续利用，到城市的可持续发展。2007年12月，英国国家档案馆（The National Archives,TNA）和英国博物馆，图书馆与档案馆委员会（Museums,Libraries and Archives,MLA）联合文化、媒体与体育部制定了一个共同声明，规划了它们收集伦敦2012年奥运会档案的共同策略，即“记录”（The Record），开始将保留档案记录作为奥运会“遗产”的一部分。

根据英国国家档案馆的声明，“收集 ‘记录’是成功举办2012年奥运会的一部分，也是第一次将奥运会如此大型活动进行专项档案收集，形成档案遗产。［1］”

要完成对奥运会如此规模的大型体育赛事的档案收集工作，需要档案收集人员与当地政府机关、商业企业、文体组织、教育与学术机构及社区和个人等合作，以确保能全面持久地保存伦敦2012。当然，这也依赖于完善的档案收集策略和先进的技术手段。

2012年伦敦奥运会收集的档案主体保存在英国国家档案馆。这些官方记录将根据预先制定的明确的收集策略进行，对奥运会及其相关活动进行尽可能赛事的记录。经与各方面协商，相关档案不仅会长期保留在国家档案馆，还会有部分存放在不同的政府部门。通过建立持续有效的手段，长期保留档案记录，为全世界提供一份2012年伦敦奥运会、残奥会和有关各类活动的更为完整的国家层面的全景画面。

1 主要内容

“记录”2012年伦敦奥运会档案收集使用工作的策略主要分为8个部分：目的、背景、范围、关键部门与职责、档案执行策略、前提条件、实施计划与阶段、和关键问题与风险。有关目的与背景前文已作阐述，下面分别介绍该策略的其它6项内容［2］。

1.1 范围

“记录”是一个涉及多个彼此联系的档案资源的集合体，这些档案资源既包括在2012伦敦奥运会期间参与各项活动而创造（档案）资源的各类当地组织，也包括通过各种形式长期存放、整理和提供某些（档案）资源的机构。这些档案资源则包括纸质和电子文档、网站、模拟和数字化声像记录、照片和非正式文献及任何有助于长期记载奥运会和残奥会的事物。

“记录”档案涉及的相关部门数量很大而且彼此之间的关系相当复杂，在该策略中将这些相关部门划分为6个组别：1）档案工作跨领域合作组 （核心成员组），负责制定档案收集范围，过程和使用的相关决策；2）档案存放组，负责“记录”档案作为信息、记录、数据和其它资源的互联主体的具体发展；3）公共档案记录持有机构组，包括具有法定义务建立、管理、长期保存和提供各类档案记录的公共组织机构；4）文化机构组，负责认定、持有和存放与“记录”相关的文化（档案）资源；5）体育机构组，负责认定、持有和存放与“记录”相关的体育（档案）资源；6）本地行政机构组，负责认定并妥善提供其拥有的与2012伦敦奥运会相关的档案记录并为当地的重要地标进行多媒体记录保存做好准备。

1.2 关键部门与职责

英国国家档案馆（TNA）是负责2012年伦敦奥运会“记录”档案收集与使用工作的组织机构。该馆为所有参与部门和机构提供从有关档案记录管理到短期商业需求开发的全方面支持与建议；同时还要指导他们进行关键记录的遴选，选择合适的（档案）保存方式，建立相关档案的移交日期和开放（使用）条件等各项工作。

此外，为协调“记录”项目的顺利进行，简化大量相关组织机构之间的联络和沟通，国家档案馆和政府部门奥林匹克决策执行保证项目 （Government Olympic Executive’s Delivery Assurance Project）将档案工作作为2012伦敦奥运会跨领域合作事项的一项重要主题。这一主题的建立确认了作为举办奥运会的主要成果之一的档案“记录”项目，要求各相关组织机构高度合作，并为之建立有效的合作管理结构与过程。

为此成立的跨领域合作小组的机构成员主要包括：英国国家档案馆、政府部门奥林匹克决策执行委员会、英国奥林匹克委员会、伦敦奥运会及残奥会组委会、奥林匹克执行局等。

1.3 “记录”项目的执行策略

英国国家档案馆的（档案）收集策略发展团队负责在档案发展部门，信息政策与服务决策委员会等部门范围内的“记录”档案收集与使用的管理。

档案工作跨领域合作组（核心成员组）作为主要协调和决策制定机构，并帮助解决由国家档案馆提交的重大问题。该小组同时负责监视有关主要组织机构的（档案记录）工作进程，审核、界定“记录”的档案涉及范围和界限。该小组与其它组织机构之间的关系见图1。

在有关主要组织机构成立（档案）工作组，以协调专项工作并帮助管理信息流在指定的部门或领域间传递。国家档案馆负责领导这些工作组，与其进行交流沟通并管理小组之间的互动。

图1 “记录”档案收集与使用工作组织结构图

1.4 “记录”档案项目工作的前提条件

作为一项复杂的综合系统项目，2012年伦敦奥运会“记录”档案收集与使用工作的顺利实施还依赖于一些前提条件。1）所有重要机构将为认定和提供档案材料进行有效合作。对于公共机构而言这一点是被法律强制执行的，对于私人机构和其它其公共档案记录创立和持有人而言，同样应就这一条件的满足予以高度推荐。2）所有重要档案记录都是在开放的和可转换的技术平台上建立的。这样不论是在记录创建部门和内部还是外部，都可最终得到有效保存。3）所有重要档案记录都应予以合理分类，以使其在记录，使用和长期保存等环节组成的网络系统中得以有效处理。4）需要建立一个单独的机构，通过运营门户网站把所有参与“记录”档案工作项目的相关组织机构的网络资源予以联接整合。这些组织机构既包括（档案）内容创立机构，也包括（档案）采集机构。5）档案资源应通过不同形式和载体由多个不同的组织机构（私人机构和公共机构）予以保存。6）上述不同组织机构需要长期维护其所存有档案能够被有效使用，包括其与门户网站的链接长期有效。7）“记录”档案收集到的所有个人记录，信息和数据需要在信息自由法案的范围内在尽可能短的时间里开放，供各类正式和非正式研究使用。并将本届伦敦奥运会产生的知识传递给将来的主办城市。8）所有被认定为有助于对体育、文化和相关活动的长期记忆的网站都应予以采集。涉及官方记录的进入国家档案档，其它的进入英国图书馆。

1.5 实施计划与阶段

2012年伦敦奥运会 “记录”档案收集使用工作的实施从2007年12月（北京奥运会之前）发布相关工作策略之前开始，一直持续至奥运会结束之后的相当长一段时间。可见该项工作作为该届奥运会的一项重要工作，贯穿了奥运会筹备、举办和后期的各个阶段。具体实施计划应时效性问题，不再一一赘述。

1.6 关键问题与存在的风险

在“记录”档案收集使用工作策略中也提到了一些工作中存在的具体问题和可能风险。如“伦敦奥组委是否同意将其档案记录存放至国家档案馆作为最优化选择？”、“跨领域工作组（即核心成员组）的成员是否需要持续变更？”（后期增加了英国残奥协会（BPA）、大伦敦地区政府、奥林匹克公园遗产公司等成员）事后证明，对这些问题和风险的预先估计对于解决这些问题而言是相当重要的。因此，档案收集使用工作的开展同样需要档案工作者对事件的发展具备一定的预见能力。

2 小结

通过对2012年伦敦奥运会、残奥会“记录”档案收集使用工作策略的介绍与回顾可发现：对大型综合型体育赛事的档案收集整理与开发利用工作是一项相当复杂的系统工程，一方面需要档案部门的专业策略制定与指导，另一方面需要强而有效的跨领域合作机制，加上先进技术对多种形态档案的记录保存，才有可能实现对大型体育赛事的档案收集与使用。

［1］E.K.Jarman.Showing Britain to Itself:Changes in Collecting Policy fromtheFestival ofBritaintoLondon2012 ［J］.Journal of the Society ofArchivists,33（1）:41-55.

［2］The National Archives.The Record:London 2012 and the Cultural Olympiad Delivery Strategy v1.0［EB/OL］.http://www.nationalarchiv es.gov.uk/olympics/activities.htm.